Организационное и техническое обеспечение работы с документами

· мышь для удобства диалога "человек-компьютер".

Техническое снабжение  для работы с документами состоит  из средств вычислительной техники, техники взаимосвязи и оргтехники, в том числе из средств размножения  документации, нанесения на машинные носители графической информации, представления графической информации, административной связи и сигнализации [9].

Работа в  любом офисе требует использования  различного технического оборудования, которое существенно облегчает  и ускоряет трудовой процесс. В связи  с этим каждый работник, в первую очередь, должен иметь четкое представление о компьютерах, системах связи и их разновидностях, печатной и копировально-множительной технике.

  Техническое обеспечение организуется для укрепления в рабочем состоянии и в неизменной готовности к применению всех видов автотранспортной, инженерной и иной техники. Оно содержится в организации и осуществлении технически верного применения, сервиса, ремонта и эвакуации техники [12].

Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

Классифицирование компьютерных технологий по взаимодействию пользователя технологии с компьютером  бывают пакетные, диалоговые и сетевые. В первом случае пользователь получает только результаты работы технологии, в диалоговых и сетевых он взаимодействует с ней на индивидуальном компьютере или компьютере, подключенном к сети ЭВМ [15].

Современные технические  средства обеспечения управления информационными  ресурсами по своему составу и  функциональным возможностям весьма разнообразны: средства вычислительной техники, средства коммуникационной техники, средства организационной техники.

Компьютерная  техника предназначена, в основном, для реализации комплексных технологий обработки и хранения информации и является базой интеграцией всех современных технических средств обеспечения управления информационными ресурсами.

Коммуникационная  техника предназначена, в основном, для реализации технологий передачи информации и предполагает как автономное функционирование, так и функционирование в комплексе со средствами компьютерной техники [6].

На основе этого  можно сделать вывод, что в  условиях современного бизнеса ни одна фирма, даже самая маленькая, не может  обойтись без компьютера, принтера и другой оргтехники. Безотказная и удобная оргтехника – одно из минимальных условий для успешной деятельности персонала и всей организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 СПЕЦИФИКА  ОРГАНИЗАЦИОННОГО И ТЕХНИЧЕСКОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

 

2.1 Организация  работы с документами на предприятии

 

Организация работы с документами предполагает точное деление функций и вытекающих из них обязанностей среди работников компании. Четкое знание обязанностей увеличивает ответственность любого работника и в то же время ликвидирует резервирование операций при работе с документами. Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Организация работы с документами требует автоматизации  документооборота в передовых условиях деловитости компаний. Ступень совершенства научно-технической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью снабжения управления компании документированной информацией [8].

Организация работы с документами и общая  инструкция

Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству, в которой необходимо предусмотреть:

-образцы верно  оформленных документов с указанием  имен файлов. При этом на компьютерах  работников должны быть поставлены  шаблоны разных  документов предприятия  с образцами их заполнения;

-номенклатуру (перечень) дел предприятия и порядок  ее составления, утверждения и  пересмотра;

-правила хранения  файлов (на каком компьютере, в  какой папке следует хранить  файлы конкретных документов);

-сроки хранения  документов и файлов;

-распорядок регистрации документов;

-правила работы  с версиями документа, сообразно  которому все файлы с предыдущими  версиями уничтожились бы, и оставался  на сохранение  файл с последним  подписанным (подтвержденным вариантом  документа);

-сроки и порядок  ответственных за выполнение и рассылку документов;

-инструкция  формирования и оформления дел;

-порядок временного  изъятия документов из дел,  когда взамен взятого документа  вставлялась бы карточка-заместитель  с указанием № документа, Ф.И.О.  сотрудника, даты изъятия и срока возврата;

-правила проведения  научно-технической обработки документов  для передачи их на архивное  хранение;

-порядок уничтожения  документов после рассмотрения  описей и актов экспертной  комиссией;

-методическое  управление  работой с документами, уведомление управления компании о состоянии исполнения документов.

Организация работы с документами различных  групп

В документационном обеспечении предприятия можно  отметить 3 категории документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Организация работы с документами любой категории отличается, поэтому каждая из данных групп имеет собственные индивидуальности обработки и прохождения [8].

Порядок работы с входящими документами

Порядок работы с документами, поступающими на предприятие, включает последующие главные этапы: 
        1) прием (доставку) корреспонденции; 
        2) первичную обработку; 
        3) предварительное рассмотрение; 
        4) регистрацию; 
        5) рассмотрение управлением компании; 
        6) передачу исполнителям; 
        7) выполнение документа; 
        8) возврат на постоянное хранение.

Доставка документов на предприятие исполняется, как  правило, средствами почтовой, курьерской и электрической связи. С помощью  почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. С помощью курьерской  связи осуществляется доставка наиболее важных и ценных отправлений. Телеграммы регистрируются, так же как и письма, после чего сразу передаются на обсуждение управления, а далее на исполнение должностным лицам организации. Текст телефонограммы принимается на специальном бланке или в журнале, после чего немедленно передается должностному лицу, которому она адресована. Факсимильные сообщения и сообщения электронной почты принимаются дежурным сотрудником секретариата и докладываются руководителю предприятия по мере поступления и в зависимости от срочности, содержащейся в сообщениях информации [11].

При поступлении  документов на небумажных носителях  в делопроизводстве предусматривается  лишь сопроводительная документация, а сами носители передаются на машинную отделку в отсутствии вскрытия упаковки. Содержимое документа на носителе обязано  существовать сверено с учетными данными, отмеченными в сопроводительном письме. Документы, адресованные предприятию, предусматриваются и заблаговременно рассматриваются в службе ДОУ. Предоставление документов на последующее обсуждение должно исполняться, как правило, в день их поступления на предприятие. Обсуждение  управлением фирмы поступивших документов включает изучение их содержания и оформление резолюции, отражающих суть принятого руководителем управленческого решения. Документы, которые адресованы на выполнение нескольким должностным лицам, передаются им один за другим. Оригинал документа передается ответственному исполнителю.

Выполнение  документа производится надлежащими  должностными лицами компании в сроки, установленные резолюцией либо вытекающие из содержания и характера документа. Разработанный документ с соответственной отметкой подлежит возврату на постоянное сохранение. О возврате документа в журнале учета делается отметка, после документ заносится в дело в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. Также с документом в дело помещаются материалы, подтверждающие его исполнение. Перемещение исходящих документов отражается в оперограмме [4].

Порядок работы с  исходящими документами

Порядок работы с документами, отправляемыми за пределы офиса, включает последующие главные рубежи: 
       1) регистрация; 
       2) специальное оформление почтовых реквизитов; 
       3) конвертование (упаковка); 
       4) сортировка; 
       5) отправка; 
       6) размещение контрольного экземпляра в дело.

Документ, приготовленный  для отправки, сдается ответственным исполнителем в делопроизводство в целиком оформленном виде и не меньше чем в двух экземплярах. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный штамп. После данного сообщения о документе вносятся в журнал учета. Оформление почтовых реквизитов на конверте исполняется в согласовании со сведениями, предоставленными ответственным исполнителем документа. Конверты также обеспечиваются необходимым числом знаков почтовой оплаты [5].

Письма подлежат отправке в конвертах установленного эталона. Бандероли и посылки отправляются в упаковке, обеспечивающей сохранность  вложения до момента их получения  адресатом. Бумаги, приготовленные к  отправке в течение дня, подлежат сортировке: доля из них отправляется обычным порядком с помощью установки связи, а особо значимые и срочные направляются адресатам с курьерам. Передача за пределы предприятия информации в виде телеграмм, телетайп грамм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений осуществляется с помощью средств электрической связи.

Порядок работы с  внутренними документами

Порядок работы с внутренними документами офиса  охватывает следующие главные этапы: 
      1) получение постановления на подготовку (исследование и оформление) документа; 
      2) разработку материалов, которые относятся к вопросу, освещаемому в документе; 
      3) формирование проекта документа (набор текста и печать),

4) взаимодействие  плана документа (при надобности  — исправление сообразно итогам согласования); 
      5) представление документа к утверждению; 
      6) поставка документа должностным лицам офиса для руководства в повседневной работе 
      7) передача на регистрацию;

8) размещение в дело.

Из постановления  на подготовку акта главному исполнителю  должно быть ясно, в каком виде и к какому сроку надлежит создать и оформить план документа, с кем согласовать, кому доставить на подпись. В отдельных вариантах устанавливается состав документов, нужных для подготовки проекта, порядок их получения и применения в работе [3].

При исследованиях, которые  были использованы, по вопросу, освещаемому  в документе, ответственный исполнитель  обычно использует:

     1) нормативно-правовые акты и организационно - распорядительные документы по данному вопросу; 
    2) документы служебной переписки; 
    3) справочные бумаги (служебные записки, акты, доклады и пр.).

В необходимых  ситуациях результаты изучения документов отражаются в рабочих записях  и выписках. На основании указанных  записей формируется черновик документа. Исправленный вариант черновика  оформляется в соответствии с принятыми в офисе требованиями, после этого распечатывается не меньше чем в двух экземплярах. Готовый экземпляр документа подшивается в дело. Копия утвержденного документа в обязательном порядке передается должностному лицу, осуществлявшее подготовку соответствующего проекта. Другие  экземпляры документа выдаются под роспись должностным лицам  предприятия для руководства в практической работе. По надобности документ возвращается в делопроизводство с отметкой о приеме. По истечении сроков постоянного хранения указанные документы передаются в архив или уничтожаются в установленном порядке [9].

Регистрация документов

Регистрация документов –  важный шаг работы с документами  и ориентируется как «запись  учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные  формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля над исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации [14].