Оформление документов в соответствии с ГОСТом Р6. 30-2003

Состав информационно-справочных документов:

• докладная записка;
• служебная записка;
• объяснительная записка;
• предложение;
• представление;
• заявление;
• все разновидности переписки;
• протокол;
• акт;
• справка;
• заключение;
• отзыв;
• сводка;
• список;
• перечень.

2.1 Составление  и оформление справок

Справка- это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации (см. прил. 1).

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности. В правом верхнем углу указывается место представления справки в именительном падеже. На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой. 

Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике. Справки, составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело.

Реквизиты справки следующие:

1. место представления справки (допустимо указывать в тексте справки);
2. название и координаты организации, выдавшей справку;
3. штамп организации, выдавшей справку;
4. наименование вида документа;
5. дата;
6. текст справки;
7. подпись должностного лица;
8. печать организации.

2.2 Составление  и оформление докладных записок

Докладная записка- документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию (см. прил. 2).

Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документов зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги.

Формуляр-образец внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

1. наименование структурного подразделения;
2. название документа;
3. дата документа;
4. регистрационный номер;
5. адресат;
6. заголовок;
7. текст;
8. отметка о наличии приложения (если оно есть);
9. подпись.

Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Формуляр-образец внешней докладной записки состоит из реквизитов:

1. наименование организации;
2. дата документа;
3. регистрационный номер;
4. место составления документа;
5. адресат;
6. заголовок к тексту;
7. текст документа;
8. отметка о наличии приложения (если оно есть);
9. подпись.

2.3 Составление  и оформление объяснительных  записок

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т. д.) или какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю (см. прил. 3).

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Объяснительная записка, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляется отдельными работниками и может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписываются такие записки составителем.

Формуляр-образец объяснительной записки состоит из реквизитов:

1. наименование организации (если объяснительную записку подписывает руководитель);
2. наименование структурного подразделения (если объяснительную записку подписывает составитель);
3. наименование вида документа;
4. дата документа;
5. регистрационный номер документа;
6. заголовок к тексту;
7. текст документа;
8. подпись.

Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения. Текст объяснительной записки печатается через полтора интервала.

 

2.4 Составление  и оформление актов

Акт – официальный документ, составленный, несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (см. прил. 4).

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, уполномоченными лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения, если их составление предписано распорядительным документом).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В вводной части указываются основания для составления акта (номер и дата документа на основании которого создана комиссия). Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, инициалы, фамилия), члены комиссии (должность, инициалы, фамилия). В вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствующие при работе комиссии.

В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, сущность и характер проделанной работы; фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст акта может делиться на пункты и подпункты, может содержать таблицы, диаграммы, графики.

Текст акта принято излагать от третьего лица  единственного числа.

При наличии приложений отметка о них указывается после текста.

В конце текста (перед отметкой о приложении) указывается, если необходимо, количество экземпляров акта в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, которых они касаются. При этом ставится согласующая отметка: «с актом ознакомлены, подпись, дата».

При наличии замечаний акт визируется с отметкой: «Замечания прилагаются».

Акты оформляются на общем бланке, внутренние могут быть оформлены не на бланке.

Формуляр-образец актов состоит из реквизитов:

1. наименование организации;
2. наименование вида документа;
3. дата документа (дата актируемого события проставляется сразу, независимо, когда подписан акт);
4. регистрационный номер;
5. место составления;
6. гриф утверждения (при необходимости);
7. заголовок к тексту;
8. текст документа;
9. отметка о наличии приложения (при необходимости);
10. подписи.

2.5 Составление  и оформление служебных писем

Служебное письмо – это краткий документ, касающийся одного вопроса и предназначенный для осуществления оперативного, информационного обмена между предприятиями, их структурными подразделениями (см. прил. 5).

Служебные письма выполняют различные функции и играют большую роль в управленческой деятельности, способствуя налаживанию внешних связей с различными организациями.

 Служебные письма оформляются  на бланках для писем, на которых  в отличие от бланков общего  вида  размещены почтовые и  банковские реквизиты предприятия.

Формуляр-образец служебного письма состоит из реквизитов:

1. адресат;
2. дата;
3. индекс документа;
4. ссылка на индекс и дату документа-запроса (если письмо является ответом);
5. заголовок к тексту;
6. текст документа;
7. возможна отметка о наличии приложения;
8. подпись;
9. фамилия и телефон исполнителя.

2.6 Составление  и оформление протоколов

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов (см. прил. 6).

Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и названия коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы.

Текст протокола делится на две части: вводную, где указаны фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих, должности, фамилии и инициалы приглашенных и повестка дня, и основную, фиксирующую ход заседания.

Приглашены: перечисляются должности, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание (по убыванию должностных рангов)

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на обсуждение коллегиального органа (пункты повестки дня). Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами и отвечает на вопрос «о чем?». Например:

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть следующие части:

«СЛУШАЛИ»

«ВЫСТУПИЛИ»

«РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)»

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки от границы левого поля, после них ставится двоеточие.

Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется после цифры, обозначающей порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца. После инициалов докладчика через тире фиксируются основные положения доклада. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа и, как правило, начинается с глагола в прошедшем времени.

Последовательность записи выступлений определяется порядком обсуждения.

Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после инициалов докладчика или выступившего указывается; текст (тезисы) доклада (выступления) прилагается (прилагаются).

После доклада или каждого выступления, если необходимо, последовательно записываются вопросы и ответы на них.

Вопросы и ответы фиксируются только в том случае, если, отвечая на 
вопрос, докладчик или выступавший затронули темы, не нашедшие отражения в докладе (выступлении).

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решение нумеруется арабскими цифрами с указанием пунктов и подпунктов. Номер пункта соответствует номеру обсуждаемого вопроса.