Оформление документов в соответствии с ГОСТом Р6. 30-2003

При наличии у организации вышестоящей организации ее наименование указывают выше наименования организации автора документа.

На документах акционерных обществ указывается организационно-правовая форма.

09 - Справочные данные об организации – содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма.

Справочные данные об организации в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; номера факсов, счетов в банке; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации.

Адрес организации пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. №725. Данный реквизит проставляется только на бланках писем.

10 - Наименование вида документа – должна быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000): акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, извещение и др.

Распорядительные документы организации издаются со следующими названиями: приказ, постановление, распоряжение, решение. Вид документа (кроме письма) указывается только на бланках конкретного вида документов.

11 - Дата документа – датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц обозначают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.

Дата на документе проставляется ниже реквизита «справочные данные об организации» (на бланке письма) или под реквизитом «наименование вида документа» (на бланках конкретного вида документа).

На бланке отмечено место для защиты, как правило, в виде линии. Дата всегда проставляется на этом месте вне зависимости от вида документа.

12 - Регистрационный номер документа - состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется только в письмах-ответах.

14 - Место составления или издания документа - указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Место издания не указывается, если оно включено в состав наименования организации.

Для юридического лица местом издания документа может быть место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации (юридический адрес).

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

15 – Адресат - в качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

 Должность лица, которому  адресован документ, указывают в  дательном падеже, его инициалы  указывают перед фамилией.

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности и адресата.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу бланка ниже реквизита «Отметка о контроле».

16 – Гриф утверждения документа. Документ утверждается руководителем организации или иными должностными лицами, поименованными в специально изданном документе. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан до его утверждения.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Перечень документов в организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления перечня являются законодательные и нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

17 – Резолюция – пишется соответствующим должностным лицом и включает следующие элементы: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнитель. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте на первом листе документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

18 - Заголовок к тексту - включает в себя краткое содержание документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?)

чего? (кого?)

Заголовок должен содержать две основные части: тему и действие, которое производится или должно быть произведено.

Заголовок составляется исполнителем документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, компьютерную базу данных организации.

19 - Отметка о контроле - обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах. Данный реквизит располагают в правом углу верхнего поля документа.

20 - Текст документа - составляют на русском или национальном с законодательством Российской Федерации. Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, это может быть свободный текст, а также комбинация разных форм.

В распорядительных документах принята форма изложения текста от первого лица единственного числа. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа. В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа.

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности, а также содержащих описание или оценку фактов, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа, от первого лица единственного числа, от третьего лица единственного числа.

21 - Отметка о наличии приложения – если письмо имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Само приложение должно быть оформлено как самостоятельный документ в зависимости от вида документа.

22 – Подпись - в состав этого реквизита  входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности руководителя, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующей отраслевой службой. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

23 - Гриф согласования документа - состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ.

Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования (в этом случае в документе после подписи делается отметка: Лист согласования прилагается).

Заполненный лист согласования прилагается к проекту документа.

24 – Визы согласование документа –внутреннее согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 - Оттиск печати - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26 – Отметка о заверении копии – размещают ниже реквизита «Подпись», включает в себя: заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и  дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 - Отметка об исполнителе - включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Располагается на лицевой или, при отсутствии места, оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.