Оформление документов в соответствии с ГОСТом Р6. 30-2003

Содержание

Введение

1 Оформление документов  в соответствии с ГОСТом Р6. 30-2003

1.1 Требование к оформлению  реквизитов служебных документов

1.2 Оформление бланков  служебных документов

2  Информационно-справочные  документы

2.1 Составление и оформление  справок

2.2 Составление и оформление  докладных записок

2.3 Составление и оформление  объяснительных записок

2.4 Составление и оформление  актов

2.5 Составление и оформление  служебных писем

2.6 Составление и оформление  протоколов

2.7 Составление  и оформление  телеграмм

2.8 Составление и оформление  телефонограмм

Заключение

Список литературы

Приложения

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации. Получение информации, ее обработки, принятия решений, доведения его до сведения исполнителей и подведения итогов.

Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому делопроизводство называют так же документационным обеспечением управления.

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т.к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами 60% рабочего времени. От организации делопроизводства зависят:

- эффективность управления;

- экономичность;

- оперативность;

- культура труда работников.

Разработка новых информационных технологий в управление. Много офисных программ, осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документа, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т.д.).

Делопроизводство состоит из 2-х неразрывно связанных компонентов:

- документирование;

- организация работы с документами.

Документирование – запись информации, на различных носителях по установленным правилам.

Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Если создание документа обычно является функцией руководителей и специалистов, то их оформление, как правило, поручается секретарям – референтам (секретарям) или работникам службы делопроизводства.

Таким образом, практически все работники сферы управления занимаются оформлением документов.

Составление и оформление документов регламентировано нормативными актами. Каждому, работающему с документами, прежде всего надо знать и иметь под рукой  новый российский стандарт «Требования к оформлению документов». Самоназвание стандарта говорит о том, что в нем установлен порядок оформления реквизитов документов.

На сегодняшний день перед каждой организацией может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные – правовые акты РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам.

Цели и задачи курсовой работы:

Целью данной курсовой работы является изучение и рассмотрение информационно – справочной документации, оформление этих документов в соответствии с ГОСТом Р6. 30-2003, а также требования к оформлению реквизитов и оформление бланков.

Задачей данной работы является, как можно больше изучить информации о информационно – справочных документах и в дальнейшем быть готовым подготовить их к работе.

 

1. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ  В СООТВЕТСТВИИ С ГОСТом Р6. 30-2003

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

Порядки и правила оформления служебных документов. Особую актуальность данный вопрос обретает в связи с принятием и введением в действие с 1июля 2003 г. нового государственного стандарта – ГОСТ Р6.30-2003.

Помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

а) иных государственных стандартов;

б) отраслевых стандартов РФ;

в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации.

Тем не менее особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р6.30-2003.

Начнем с краткой характеристики данного документа. Прежде всего уточним, что указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТ Р6.30-97 (с изменением от 2000 г.), унаследовав от последнего не только структуру, но и большин6ство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает измененный состав реквизитов документа. Общее число реквизитов составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТ Р6.30-2003). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика код постановки на учет (далее – ИНН\КПП) (реквизит 06).

Новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ».

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. Подпункт 3.21 ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, в прочем, и некоторые другие элементы реквизитов).

Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп. 3.25, 3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использование оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

Изменен порядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований.

С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящиеся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций.

Как было отмечено, ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связи представляется целесообразным преступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а так же требований к их оформлению.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

1.1 Требования к оформлению реквизитов служебных документов

01 - Государственный герб Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. №2-ФКЗ.

Изображение Государственного герба Российской Федерации (далее – герб) помещают на верхнем поле бланка или над серединой строк реквизита «Наименование организации». Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 17 мм.

Порядок применения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен постановлением Правительства Российской Федерации.

02 - Герб субъекта Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Изображение герба помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.

03 - Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) - помещают на бланках организаций в соответствии с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. № 3520-1.

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб муниципального образования.

Изображение эмблемы или товарного знака помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.

04 - Код организации - проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других, взаимосвязанных с ними классификаторов.

В бланках документов код организации указывают после справочных данных. На официальных документах, представляемых в государственные органы, проставление кода ОКПО обязательно.

05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами в соответствии со свидетельством о государственной регистрации юридических лиц.

ОГРН проставляется в бланках, после справочных данных, а также обязательно проставляется в бланках писем, в том числе направляемых в налоговые органы или органы статистики.

06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер также проставляется после справочных данных об организации наряду с кодами ОКПО и ОГРН.

07 - Код формы документа - проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД, и проставляется последним из кодов.

08 - Наименование организации - являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.  

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).