Оформление документов в соответствии с ГОСТом Р6. 30-2003

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - включает в себя следующие данные:

• краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;
• слова «В дело»;
• номер дела, в котором будет храниться документ.

Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется ниже отметки об исполнителе.

29 - Отметка о поступлении документа в организацию - содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты), проставляется в правом нижнем углу первого листа документа.

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 – Идентификатор электронной копии документа – представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

1.2 Оформление бланков служебных документов

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало, и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- фланговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида  документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Этот бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка, при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Необходимость повторения в каждом документе определенной части информации позволяет не только определить порядок и последовательность ее расположения в документе, но и заранее нанести повторяющиеся их части на листы бумаги (в шаблоны), предназначенные для создания будущих документов. Лист бумаги с внесенной в него постоянной информацией и разметкой для последующего внесения переменной информации называется бланком.

Бланки, шаблоны, формуляры, заготовки использовались в офисных технологиях многие сотни лет, так как применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления. Кроме образцов документов, собранных в письмовники, еще при столбовом делопроизводстве для наиболее массовых документов (жалованные, подорожные грамоты и т.п.) делались текстовые заготовки, в которые по мере необходимости вписывалась конкретизирующая информация.

С приходом в офисы типографского оборудования появилась возможность создавать клише заголовочной части для большинства документов. В настоящее время в российской и мировой практике широко применяются всевозможные виды бланков, основные требования к бланкам стандартизированы.

Проектирование бланков определяется техническими стандартами на форматы бумаги - ГОСТ 9327-60, ее качество - ГОСТ 6861-73, шага письма - ГОСТ 8274-78, т.е. размера букв и пробелов между ними у печатающих устройств.

Бланки документов целесообразно печатать в типографиях, что может дать больше степеней защиты их от подделки. Организации, число документов которых не намного превышает 200 в год, могут ограничиться резиновым штемпелем для нанесения постоянной информации на чистые листы бумаги. Требования к изготовлению штемпелей определяет «Инструкция о порядке открытия штемпельно-гравировальных предприятий (мастерских) изготовления печатей и штампов».

Не санкционировано, но и не запрещено создание бланков на основе компьютерных шаблонов. Дело в том, что установка на компьютере в виде шаблона официального бланка фирмы резко повышает возможность его использования для подделки документов фирмы в корыстных целях. Именно поэтому стандартом установлены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки).

Гербовые бланки должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление гербовых бланков должно осуществляться только по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, имеющих право на использование герба.

Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет использования гербовых бланков ведется, как правило, раз дельно по видам бланков (общих и для писем). Гербовые бланки должны храниться в надежно запираемых шкафах под ответственностью секретаря фирмы или другого сотрудника.

Использование компьютерных шаблонов с государственным гербом запрещено. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, но при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Многие отечественные и зарубежные фирмы при типографском изготовлении бланков также вводят серийную нумерацию экземпляров и различные системы защиты своих официальных бланков от несанкционированного тиражирования.

Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. На бланках для писем в качестве постоянного реквизита указываются: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, но мера телетайпа, факсимильной связи, справочного телефона, счета в банке (как дополнительное указание на официальный характер деятельности автора документа). Строкой ниже даты и индекса обозначается место для внесения ссылки на индекс и дату инициативного документа (для ответа). Реквизит располагается, начиная от левого поля и обозначается знаком «На № от». Кроме того, в бланке для письма проставляются следующие реквизиты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код письма по ОКУД, наименование фирмы. Ограничительными отметками (черточками и уголками) и отдельными знаками отмечают места для таких реквизитов, как дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

Общий бланк, который используется для всех видов управленческих документов, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка для писем. Вместо реквизита «адресные данные» в общем бланке резервируется место для проставления реквизита «название вида документа». Вместо реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату документа» - «место составления или издания». Эти две пары реквизитов являются взаимоисключающими.

Кроме того, на общем бланке не может проставляться заранее код формы документа по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и проставляется при его составлении.

Бланки каждого вида могут изготавливаться в одном из двух вариантов расположения реквизитов: угловом и продольном.

Бланки с угловым расположением реквизитов (угловым штампом) применяются, как правило, при оформлении документов, содержащих следующие реквизиты: адресат, гриф утверждения, резолюцию. Это письма, протоколы, акты, инструкции, правила (без титульного листа) и т.д. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее экономичным по использованию площади листа, так как бланковая надпись по ширине должна занимать не более 7 см - 28 машинописных знаков.

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Это придает бланку большую солидность, позволяет использовать более широкий диапазон шрифтов и графики. Продольные бланки вошли в обиход более 200 лет назад для оформления распорядительных документов. Широко применяются продольные бланки для оформления протоколов советов директоров, собраний акционеров и других документов, не требующих утверждения.

При создании бланка документа на двух и более языках (для совместных предприятий и иностранных представительств, организаций субъектов Российской Федерации, имеющих в качестве государственного и национальный язык) постоянные текстовые реквизиты дублируются на этих языках. Надписи на русском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева), как это принято в дипломатической практике: сначала вносятся надписи на языке страны пребывания (русском), затем - на иностранном языке. В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты нередко располагают на нижнем поле бланка.

Титульный лист документа также должен оформляться в соответствии с формуляром-образцом.

Основными отличительными особенностями оформления титульных листов являются:

- использование всегда  продольного расположения реквизитов;

- вынос грифов утверждения  выше наименования документа;

- в одну строку вписываются  наименование населенного пункта  и дата;

- в качестве даты используется  только год создания документа;

- вынос необходимых кодов, грифов согласования документа, сведений об авторах.

Вверху документа размещают официальное наименование организации - автора документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97.

Коды (шифры) проставляются с левой стороны под наименованием автора столбиком один под другим. Для оформления личных заявлений, докладных и объяснительных записок, которые пишутся, как правило, на чистых листах бумаги, установился своеобразный традиционный «бланк», т.е. единообразная форма записи заголовочной части. Так, в верхнем правом углу документа фланговым способом, т.е. от условных полей, пишется реквизит адресования в дательном падеже. Ниже его указывается авторство документа. При необходимости добавляются паспортные данные: серия, номер, дата его выдачи и номер выдавшего отделения милиции.

Наименование документа в личных заявлениях пишется посредине листа. В подписи должна быть продублирована ее расшифровка и проставлена дата подписания.

Унифицированной системой организационно-распорядительной документации предусмотрена единая форма расположения и оформления реквизитов на основе стандарта, в том числе и для оформления писем, заявлений и записок личного характера. 

2 ИНФОРМАЦИОННО  – СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или в других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может лишь, принята к сведению.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения,  от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.