Нормативно-правовое регулирование обращений граждан и юридических лиц в государственные органы и организации Республики Беларусь

При проведении «прямых телефонных линий» и «горячих линий» могут использоваться оборудование для приема и записи обращений, компьютерная техника с  соответствующим программным обеспечением, при этом гражданину сообщается о  том, что проводится запись телефонного  разговора.

«Прямые телефонные линии» проводятся во всех подразделениях МЧС, в которых организован личный прием граждан и юридических  лиц.

«Прямые телефонные линии» проводят Министр по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, начальники подразделений МЧС.

Даты, время и продолжительность  «прямых телефонных линий» устанавливается соответствующими руководителями, проводящими «прямые телефонные линии», но не реже одного раза в квартал и продолжительность не менее часа.

Для своевременного информирования граждан и юридических лиц  не позднее чем за три дня до проведения «прямых телефонных линий» сведения об этом размещаются лицом, ответственным за организацию работы:

• в МЧС – на интернет-сайте МЧС;
• в подразделениях МЧС – на интернет-ресурсах этих подразделений или на информационных стендах, плакатах, листовках, другой наглядно-изобразительной продукции, а также средствах массовой информации.

В случае, если обращение либо отдельные поставленные в нем вопросы, поступающие в ходе «прямых телефонных линий», не относятся к компетенции Министерства, подразделений МЧС, лица, которые проводят «прямую телефонную линию», разъясняют гражданину или юридическому лицу, в какой государственный орган, иную организацию им необходимо обратится.

В Министерстве, подразделениях МЧС, по решению Министра, начальников  МЧС подразделений может быть организована также проведение «прямых телефонных линий» по заранее планируемой тематике с участием Министра, начальников подразделений МЧС или иных должностных лиц, в чью компетенцию входит решение вопросов данной тематики.

«Горячие линии» В Министерстве, подразделениях МЧС организуются в  целях сообщения гражданами и  юридическими лицами информации по вопросам, требующим принятия мер реагирования в пределах компетенций МЧС.

Переодичность и продолжительность работы «горячих линий» устанавливаются Министром, начальниками подразделений МЧС.

Номера телефонов и  режим работы «горячих линий» в обязательном порядке должны быть размещены на интернет-сайте МЧС, и информационных стендах.

При поступлении на телефоны «горячих линий» обращений граждан  и юридических лиц по вопросам, не входящим в компетенцию Министерства, подразделений МЧС, лица, ведущие  прием обращений, разъясняют гражданину или юридическому лицу, в какой  государственный орган, иную организацию  им необходимо обратиться.

Делопроизводство по обращениям, поступившим в ходе «прямых телефонных»  и «горячих линий» в Министерстве, подразделениях МЧС, осуществляется ответственными должностными лицами и ведется отдельно друг от друга и от других видов  делопроизводства.

При обращении на «прямую  телефонную линию» и «горячую линию» лица, осуществляющие прием, должны уточнит  у гражданина его фамилию, собственное  имя, отчество, данные о месте жительства и (или) работы (учебы), а у представителей юридических лиц – наименование юридического лица и его юридический  адрес, фамилию, собственное имя, отчество, суть обращения.

Обращения, поступившие в  ходе «прямых телефонных линий» и  «горячих линий», отражаются в регистрационно-контрольных  карточках и регистрируются в  день их поступления с использованием одной из следующих регистрационных  форм: автоматизированной (электронной), карточной, журнальной. При этом выбор регистрационной формы зависит от наличия технических средств.

Регистрационный индекс обращения  состоит из порядкового номера поступившего обращения, присеваемого в течение  года, и букв «птл» - для обращений, поступивших в ходе «прямых телефонных линий», или «гл» для обращений, поступивших в ходе «горячих линий», и может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск и анализ обращений.

После регистрации регистрационно-контрольные  карточки передаются на рассмотрение соответственно:

1. Министру, начальникам подразделений МЧС по обращениям, поступившим в ходе «прямых телефонных линий», для:

• Оформления поручений (в форме резолюций) о дальнейшем рассмотрении вопросов, не разрешенных в ходе проведения «прямых телефонных линий», которые вносятся данными руководителями (ответственным за ведение делопроизводства по обращениям, поступившим в ходе «прямых телефонных линий») в соответствующую графу регистрационно-контрольных, карточек и подписи.
• Проставления отметок о снятии с контроля (с личной подписью) в случаях, если вопросы, с которыми обращались граждане или представители юридических лиц, рассмотрены в ходе «прямых телефонных линий» либо им даны разъяснения.

2. Министру, его заместителям в соответствии с компетенцией, начальникам подразделений МЧС по обращениям, поступившим в ходе «горячих линий», для оформления поручений о принятии при необходимости мер реагирования, которые вносят данными руководителями (ответственным за ведение делопроизводства по обращениям, поступившим в ходе «горячих линий») в соответствующую графу регистрационно-контрольных карточек, и подписи. Отметки о снятии с контроля (с личной подписью) обращений, поступивших в ходе «горячих линий», в случаях, если гражданам даны разъяснения, проставляют лица, ведущие прием обращений по телефонам «горячих линий».

После оформления поручения  регистрационно-контрольные карточки передаются для исполнения согласно резолюциям работникам под роспись  в соответствующих регистрационных  формах.

Контроль за сроками исполнения поручений ведут лица, ответственные за делопроизводство по обращениям. Поступившим в ходе «прямых телефонных линий» или «горячих линий», а также иные работники, выполняющие функции по контролю за сроками исполнения документов.

О результатах рассмотрения вопросов, не разрешенных в ходе проведения «прямых телефонных линий», граждане либо юридические лица уведомляются письменно в порядке и сроки, установленные актами законодательства для письменных обращений, при условии  сообщения ими сведений.

Ответы на обращения, не разрешенные  в ходе «прямых телефонных линий», направляются на бланках МЧС, подразделений  МЧС с одноцветным изображением Государственного герба Республики Беларусь за подписью Министра, его заместителей, руководителей подразделений МЧС или других уполномоченных на то должностных лиц, определенных приказами.

Индекс ответа состоит  из кода подразделения, номера дела по номенклатуре, в которое подшивается  переписка по данному вопросу, и  регистрационного индекса обращения.

Обращение, не разрешенное  в ходе «прямой телефонной линии», считается разрешенным и снимается  с контроля, если все поставленные в нем вопросы, относящиеся к  компетенции, рассмотрены, по ним приняты  необходимые меры и дан письменный ответ. При этом промежуточные ответы на обращения не являются основанием для снятия их с контроля.

Кроме того, если в письменном ответе указывается, что впоследствии заявителю будет направлена дополнительная информация, или выполнение поручений, необходимых для окончательного разрешения поставленных вопросов, взято  на контроль Министерством, подразделениями  МЧС, то такое обращение с контроля не снимается до окончательного разрешения всех поставленных в нем вопросов, относящихся к компетенции МЧС, подразделений МЧС. До снятия обращения  с контроля исполнитель не менее  одного раза в месяц, если установлен иной срок, вносит сведения о ходе разрешения вопросов в регистрационно-контрольную  карточку и информирует об этом ответственных  за ведение делопроизводства по обращениям, поступивших в ходе «прямых телефонных линий», для отметки в соответствующей  регистрационной форме.

Решение о снятии с контроля обращений, не разрешенных в ходе «прямых телефонных линий», путем проставления отметок о снятии с контроля (с личной подписью) в регистрационно-контрольных карточках принимают руководители, проводившие «прямую линию», в ходе которой поступили данные обращения.

О принятых мерах реагирования на обращения, поступившие в ходе «горячих линий», за исключением обращений  не входящих в компетенцию МЧС, в  пятнадцатидневный срок, а в случае необходимости проведения дополнительной проверки или получения дополнительных материалов – в месячный срок, исполнитель  письменно докладывает руководителю, давшему поручения, который в  зависимости от результатов выполнения принимают решение о:

• Принятии дальнейших мер;
• Снятии с контроля обращений с проставлением соответствующей отметки в регистрационно-контрольной карточке.

Вся необходимая переписка  по обращениям, поступившим в ходе «горячих линий» ведется за номерами, присвоенными обращениям при регистрации, при этом индексы исходящих документов формируются по аналогии с индексами ответов на обращения, поступившие в ходе «прямых телефонных линий».

Ход рассмотрения вопросов, не разрешенных в ходе проведения «прямых телефонных линий», информация о направленных по ним ответах, а  также сведения о принятых мерах  реагирования по обращениям, поступившим  в ходе «горячих линий», информация о снятии обращений с контроля должны своевременно вноситься ответственными за делопроизводство по обращениям, поступившим в ходе «прямых телефонных линий» и «горячих линий», в регистрационной форме.

Регистрационно-контрольные  карточки обращений и материалы, связанные с их рассмотрением, после  проставления отметок об исполнении возвращаются ответственным за ведение  делопроизводства по обращениям, поступившим  в ходе «прямых телефонных линий» или «горячих линий», для формирования в дела. Запрещается формирование и хранение дел у исполнителей.

Дела формируются в  течение календарного года. Каждое обращение и документы по его  рассмотрению составляют в деле самостоятельную  группу.

При формировании дел ответственным  за делопроизводство по обращениям, поступившим  в ходе «прямых телефонных линий» и «горячих линий», проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Не снятые с контроля обращения, а также неправильно оформленные документы от исполнителей не принимаются и в дела не подшиваются.

Дела передаются в ведомственные  архивы через год после завершения делопроизводства по ним. Срок хранения дел – 5 лет. Центральной экспертной комиссией МЧС, экспертными комиссиями подразделений МЧС может быть принято решение об увеличении срока  хранения. Такое решения подлежит обязательному утверждению соответствующим  руководителем.