Номенклатура дел

- уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года;

- составление и оформление проекта номенклатуры дел;

- согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в необходимых случаях — его уточнение и дополнение;

- утверждение проекта номенклатуры дел руководителем предприятия.

         При определении перечней документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроков их хранения следует руководствоваться:

- учредительными документами предприятия;

- положениями о структурных подразделениях предприятия; » перечнями документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;

- номенклатурами дел за последние 3-5 лет;

- описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.

При переформировании номенклатуры дел (по истечении календарного года), кроме того, изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия за предшествующий период, — в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание.

Предварительное определение сроков хранения дел производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением и своевременного изменения режима хранения дел (документов), например, с временного на постоянный — при наличии на то соответствующих оснований. Определение сроков хранения производится на основании сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового — по типовой (примерной) номенклатуре дел или по согласованию с органами Федеральной архивной службы РФ.

 

2.3 Нормативы времени и исполнители

Для определения численности персонала, необходимого для организации ведения номенклатуры дел, в кадровой службе используют Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, разработанные Центральным бюро нормативов по труду при Всероссийском центре производительности      Минтруда России и Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Роскомархива. В том числе в указанном документе определены затраты времени на работы по составлению и ведению номенклатуры дел. Ниже приведены некоторые данные из этого документа(Наименование работы/Содержание работы/Норматив времени, ч.).          

1.Составление и ведение номенклатуры дел кадровой службы/  Изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, функций кадровой службы, особенностей делопроизводства в ней, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, составление, систематизация заголовков дел, визирование руководителем кадровой службы и др.структурных подразделений, контроль за правильностью формирования дел./ 11,00ч.

2. Составление и ведение номенклатуры дел организации./ Изучение нормативных и методических документов, справочных пособий,номенклатур дел структурных подразделений, функции организации, особенности делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, разработка классификационной схемы номенклатуры дел, унификация, общее редактирование текста всех разделов номенклатуры дел, выявление документов,не вошедших в номенклатуры дел структурных подразделений, составление номенклатуры дел (с оглавлением, предисловием, спискомсокращений), рассмотрение на заседании ЭК организации, согласование с архивным учреждением,оформление и утверждение номенклатуры дел; контроль за правильностью формирования дел в течение года, внесение уточнений в номенклатуру дел, составление номенклатуры дел, передача итоговых сведений в информационно - поисковую систему и ведомственный архив по установленной форме./ 230,00ч.

3. Автоматизированное ведение номенклатуры дел организации./ Включение компьютера,вызов на дисплей формата в соответствии с программой, ввод

данных об изменениях в номенклатуре дел; выключение компьютера./ 28,00ч.

  Исполнители - заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед.

Документы составляются на двух языках: естественном или искусственном.

  Единство правил документирования обеспечивается - ЕГСД.                              

 

2.4 Особенности рассмотрения номенклатуры дел структурного подразделения

Особенности разработки номенклатуры дел структурного подразделения представлены на рис. 3, а сводной номенклатуры дел — на рис. 4. Остановимся далее на организации работы со сводной номенклатурой дел непосредственно после ее утверждения.

Должностные лица и структурные подразделения предприятия, в деятельности которых образуются документы, руководствуются сводной номенклатурой дел при распределении документов по делам, определении сроков их хранения до передачи в архив и в иных необходимых случаях.

 

Рисунок 3. Особенности разработки номенклатуры дел структурного подразделения

 

С этой целью сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров, которые направляются:

- в делопроизводство (службу ДОУ) — в качестве рабочего экземпляра;

- в архив;

- в архивное учреждение.

Структурные подразделения предприятия получают в свое распоряжение выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел.

           Рисунок 4 - Особенности разработки сводной номенклатуры дел

 

Экземпляры номенклатуры дел и выписки из нее могут использоваться в практической работе, как в бумажном, так и в электронном виде.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3 ЗАПОЛНЕНИЕ ГРАФ СТАТЬИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

 

3.1 Наименование раздела

Номенклатура дел может быть построена по:

• структурной,

• производственно-отраслевой и

• функциональной схемам.

В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.

Индекс структурного подразделения может состоять из нескольких цифр, разделенных знаком «/», в случае если в одно структурное подразделение входит несколько других структурных подразделений. Например, 02 – индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, тогда индексы данных отделов будут 02/1 и 02/2 соответственно. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

Во всех необходимых случаях в проект номенклатуры дел вносятся соответствующие уточнения. Составленный в окончательном виде проект номенклатуры дел подлежит оформлению (в соответствии с установленными образцами). Оформление включает разработку формы документа и ее заполнение. В частности, графы в составе табличной части номенклатуры дел заполняются следующим образом:

 

3.2 Графа 1. Индекс дела

Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре.

Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 – финансовый отдел, 01 – порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.

 

3.3 Графа 2. Заголовок дела

Каждому делу должен быть присвоен заголовок.

Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее – заголовки дел организационной документации. После них – заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа – заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем – переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело.

Номинальный признак – указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данное дело, например, «Приказы по личному составу», «Докладные и служебные записки по основной деятельности».

Предметно-вопросный признак – указание, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например, «Переписка с подведомственными организациями по финансовым вопросам».

Корреспондентский признак – указание в заголовке дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банками города Находки по вопросам выдачи кредитов».

Авторский признак – указание автора документов, помещенных в дело, например, «Приказы по финансовым вопросам коммерческого директора».

Хронологический признак – указание (для переходящих дел), за какой период времени сгруппированы документы, например, «Годовой отчет ОАО « ВСК» за 2010 г.».

Географический признак – используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов  Приморского края по основным вопросам деятельности».

Заголовок должен быть сформулирован предельно кратко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков, например, «Переписка с директорами школ  Приморского края по вопросу распределения молодых специалистов». В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки.

В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела (дело, переписка).

Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении   звания  мастера спорта. Иванов Иван Иванович».

Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам заседаний Совета директоров».

Не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Если в деле хранятся копии, то следует сделать об этом отметку, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают. Ведь в противном случае слово «подлинник» пришлось бы включать в подавляющее число заголовков дел.

Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст вам готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.

При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:

• распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

• протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;