Номенклатура дел

 

 

Титульник 
Содержание

 

 

 

 

1. ВВЕДЕНИЕ

Актуальность моей курсовой работы, как в прошлое, так и в настоящее время имеет важное значение для делопроизводства. Нельзя недооценивать важность правильного составления и оформления номенклатуры дел в организациях.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность организации. Документированная информация составляет основу управления, в современном обществе, она стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Любой процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка организационной работы. Однако, поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документе, она становится «памятью» учреждения, «хранителем» информации, потребность в которой может возникнуть через определённый промежуток времени. Таких документов накапливается множество. Для того чтобы их можно было легко найти, после исполнения документы группируются в дела.

Значение номенклатуры дел (и соответственно, актуальности данной проблемы) в том, что она предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, их индексации и определения срока хранения. Иными словами, номенклатура дел позволяет оперативно рассортировать документы по папкам (делам), что существенным образом облегчает их использование в будущем. От того, насколько качественно составлена номенклатура дел, зависят оперативность работы с документами и их сохранность.

Объект данной работы - номенклатура дел, предмет - методика её составление, согласование и утверждение на примере Частного учреждения образования "Институт парламентаризма и предпринимательства".

Цель данной работы – раскрыть и показать важность грамотного составления и применение номенклатуры дел в институте и его структурных подразделениях.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• раскрыть понятие номенклатуры дел и функции, которые она выполняет;
• исследовать принципы построения номенклатуры дел;
• охарактеризовать виды номенклатур дел;

   - рассмотреть порядок подготовки  составления номенклатуры дел, сроки, в которые номенклатура должна быть составлена и утверждена;

   - изучить возможные схемы построения номенклатуры дел;

   - показать порядок составления сводной номенклатуры дел;

   - привести признаки заведения дел и порядок заполнения номенклатуры дел;

  - изучить порядок согласования и утверждения номенклатуры дел.

Основной метод достижения поставленных целей и задач – изучение и анализ учебной литературы по теме.

Методы исследования показали, что четкая и научно-обоснованная классификация документов в делопроизводстве позволяет правильно группировать документы в дела, что облегчает их поиск.

Для этого в организациях разрабатываются схемы группировки документов в первичные комплексы (дела) по наиболее существенным признакам сходства или различия документов. Такие классификационные справочники в практике делопроизводства получили название номенклатур дел.

 

Глава 1. Номенклатура дел: понятие, функции, принципы, виды, ……

1. Понятие, функции, принципы построения номенклатуры дел

 

Разработка номенклатуры дел является одним из главных вопросов организации работы с документами.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. [2, с. 14].

Номенлатура выполняет функции указателя основных направлений деятельности учреждения, схемы группировки исполненных документов в дела по тематическим комплексам (делам), базы для индексаци документов и дел, указателя сроков хранения дел, схемы построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и в архиве учреждения, учетного документа в архиве учреждения для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

Основными принципами построения номенклатуры дел являются:

• систематизация документов на основе классификатора вопросов деятельности учреждения, позволяющая группировать документы по одному вопросу (теме) вместе;
• единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов;
• применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенлатуры изменений, добавлений и исправлений; стабильность, сохранение за номенклатурой функции учета документов.

Номенклатура включает полный состав документов, в первую очередь документы подлежащие постоянному хранению. Номенклатура дел способствует правильной организации и хранению документов учреждения. Она не только определяет единый порядок формирования дел, но и помогает решать вопросы комплектования, экспертизы и отбора на государственное хранение основной документации, имеющей научно-историческое значение. Это важное свойство номенлауты дел делает ее наиболее объективным средством отбора документов на государственное хранение.

Следовательно, нельзя недооценивать важность значения номенклатуры  дел для всей организации, т.к. она является необходимым условием для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, их индексации и определения срока хранения. Номенклатура дел — это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Назначение номенклатуры дел:

- распределение исполненных документов в дела;

- систематизация и учет дел;

- закрепление индексов дел;

- установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел: служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения; является основой для составления актов на уничтожение дел; может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

 

 

2. Виды номенклатуры дел

Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации дел и определения срока их хранения.

Номенклатура дел подразделяются на типовые, примерные и конкретные [9, с. 108].

Типовые и примерные номенклатуры дел составляеются для определенной категории организаций, отличающихся однородным характером деятельности и составом документов.

 Типовая номенклатура дел устанавливает единую индексацию, типовой состав и унифицированные заголовки дел для однородных по характеру деятельности и структуре организаций всей отрасли. Она является нормативным документом и носит обязательный характер.

Примерная инструкция по делопроизводству и иные нормативне акты не содержат четкого определения примерной и типовой номенклатуры дел. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, носит рекоментательный характер и выступает в качестве методического пособия при создании конкретных номенклатур дел. Как правило, в примерной номенклатуре отражаются дела с документацией, характерной для всех организаций системы.

Типовые и примерные номенклатуры дел составляются службами документационного обеспечения управления (ДОУ) министерств, Госкомитетов и др. центральных органов управления, подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций и утвержается руководством отрасли (системы, объединения) после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) организации и государственного архива.

Конкретная номенклатура дел составляется (уточняется) ежегодно в каждой организации и включает систематизированные заголовки всех дел, которые будут заведены или продолжены делопроизводством в данной организации в текущем календарном году. Конкретная номенклатура дел составляетя для всей организации (сводная) и для каждого структурного подразделения.

Примерна номенклатура дел разрабатывается службой ДОУ организации, имеющей подведомственную сеть. Разработка такого вида номенклатур может осуществляться с привличением методической помощи учреждений архивной отрасли.

При разработке примерной номенклатуры дел необходимо тщательно изучать нормативные правовые акты (Законы Республики Беларусь, постановления и др. документа), которые регламентируют деятельность организаций, так как в них могут быть указаны названия некоторых образующихся в организации видов документов и установлены сроки хранения, учредительные и организационные документы (уставы, положения о структурных подразделения и др.), ведомственные инструкции по делопроизводству, конкретные номенклатуры дел за предыдущие годы, а также состав документов, отложившихся в процессе деятельности организации.

Практически все организации имеют однотипные системы документации: организационно-распорядительные (включая документы кадровой службы), финансовые, учетная и отчетная бухгалтерская документация, учредительная и договорная документация.

В делопроизводстве сложилось два подхода к разработке примерной номенклатуры дел. При первом примерная номенклатура дел включает минимальный состав дел со сроками хранения, при втором – примерная номенклатура включает максимальный состав дел, которые могут образовываться в организациях, выполняющие данные функции. (При разработке конкретной номенклатуры дел второй подход предпологает отбор всех дел, которые реально образуются в процессе деятельности организации).

Главным критерием отбора группы организаций для разработки примерной номенклатуры дел является однородность характера их деятельности, выполняемых задач, однотипность состава документов, образующихся в деятельности этих организаций. Организации могут иметь различные структуры, что включает наличие различных вариантов схемы построения примерной номенклатуры дел.

Примерная номенклатура дел, как и индивидуальная конкретной организации, может быть построенна по структурному, структурно-функциональному и функциональному принципу. В организациях где отсутствует устойчивая структура, построение номенклатуры осуществляется по функциональному принципу, при котором в названия разделов выносятся направления деятельности организаций. Разделами примерной номенклатуры могут быть как наименования подразделений (организационная структурв организации), так и ее функции или направления деятельности.

Форма примерной номенклатуры дел совпадает с формой индивидуальной номенклатуры. Единственное различие заключается  в отсутствии в примерной ноеменклатуре дел графы, в которой указывается количество заведенных дел (томов, частей).

Таким образом, различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

 

3. Структура номенклатуры дел