Номенклатура дел

Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных докумнтов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков иххранения.

Форма номенклатуры включает в себя 5 граф.

В первой графе номенклатуры дел проставляются индексы дел. Идексация дел – это система условных обозначений конкретных дел. Существуют три вида систем индексов: цифровая, буквенная и смешанная. Чаще всего применяется цифровая система индексов, так как она признана наиболее удобной.

Индекс дела проставляется в первой графе номенклатуры дела. Индекс состоит из двух элементов цифрового обозначения номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах раздела. Например:  15-07, 15-номер структурного подразделения, а 07-порядковый номер дела в данном разделе. Структура индекса зависит от степени детализации понятий. Например: в номенклатуру дел  включено управление, имеющее свой индекс (2). Управление состоит из двух отделов, следовательно, индекс дела первого отдела будет состоять из индекса управления (2), индекса отдела(1), порядкового номера дела внутри этого структурного подразделения (6) и будет иметь следующий вид: 2-1-6 Индексы обозначаются арабскими цифрами. Цифры индекса разделяются дефисом. В номенклатуре дел однородным делам присваиваются  одинаковые порядковые номера и типовые заголовки. Дела по переходящим вопросам, которые были не разрешены в течении календарного года, вносятся в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

В конце разделов необходимо помещать резервныке индексы для дел, которые по тем или иным причинам могут быть внесены в номенклатуру дел.

При разработке индивидуальной номенклатуры дел индексация дел в ней может не совпадать с установленной в примерной, однако обязана соответствовать индексации типовой номенклатуры дел.

В графе 2 указываются наименования разделов и подразделов номенклатуры и все заголовки дел постоянного и временного хранения, заводимых в организации, которые систематизируются по степени значимости документов. Заголовок должен быть кратким,  конкретным и должен соответствовать содержанию и составу документов дела.

Одним из важных вопросов, связанных с составлением заголовков, является вопрос о конструкции заголовка и, в частности, о порядке или последовательности расположеня его элементов  [10, 34]. От того, как составлен заголовок, зависит поиск сведений, содержащихся в тех или иных делах.

Наиболее существенными элементами заголовков являются:

- название рода дела (документы, переписка) или разновидности документов (протоколы, приказы, акты);

- указание автора документа (краткое название организации или структурного подразделения) или указание адресата документа;

- адресат – учреждение, организация или лицо, которому адресуются документы;

- вопрос (предмет, тема) содержание  дела;

- указание хронологических рамок  документов дела;

- географическое название –  территория на которой находятся  корреспонденты или авторы документов;

Например: протоколы кафедры права, переписка с Министерством образования, план работы применой комиссии на 2010/2011 учебный год.

Расположение заголовков в разделах номенклатуры зависит от их значимости и взаимосвязи. В начале располагаются дела с организационно-распорядительными документами (законы Республики Беларусь, постановления, указы, декреты), затем следуют дела с положениями,  протоколами, приказами, штатноее расписание,  планами, отчетами, актами, учетными формами.

В номенклатуру дел включаются дела с грифом ограничения доступа к документации, незаконченные делопроизводством дела за предыдущий год, справочные картотеки к документам. В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени) и другие вспомогательные документы.

В заголовках также могут указываться сведения о подлинности или копийности документов дела. Например: "Приказы ректора по личному составу. Копии". Дела содержащие копии документов, а подлинники которых составляют самостоятельное дело, устанавливается срок хранения до минования надобности с указанием тех же статей по перечню. В графе "Примечание" делается ссылка на место, где хранится подлинник документа. Например: "Подлинники в деле 01-23.

Организация, в процессе деятельности которой были составлены документы, называется "автором" этих документов. [2, 19]. Название организации в заголовках дел, включаемых в номенклатуру дел, указывается кратко или совсем опускается. Следует обратить внимание на составление заголовков дел с перепиской. Если в деле формируется переписка с двумя-тремя корреспондентами, то в заголовке дела их названия указываются полностью. В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами (болле трех), названия корреспондентов указываются обобщенно. Например: "Переписка по административно-хозяйсвтвенным вопросам". В заголовках, содержащих переписку с несколькими разнородными корреспондентами (более трех), названия корреспондентов как правило, не перечисляются. Например: "Переписка о ведении бухгалтерского учета".

При обозначении в заголовке административно-территориальных едениц (населенных пунктов), которых касается содержание документо заводимого дела, нужно учитывать следующие особенности. Если содержание документов касаетяся всех или нескольких административно-территориальных едениц, то в заголовке их названия не указываются. Если содержание документов дела касается одной административно-территориальной еденицы, то ее название отражается в заголовке дела.

В случае, если заводимое дело состоит из одного документа, в заголовке указываются разновидность документа, его содержание, автор и дата.

Недопустима замена в заголовке дела наименования вида документа указанием действия (проверка, рассмотрение, обеспечение и др.)

Термин "документы" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках) перечисляются основные виды документов. Например: "Документы о прохождении производственной практике" (приказы, отчеты, переписка).

Термин "дело" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью делопроизводства, например: "Выездные дела специалистов, командированных за границу", "Личное дело" и т.д.

При формировании заголовков дел не следует использовать термины "материалы", "общая переписка"

В заголовках дел нельзя  использовать некоторые формулировки. Например: "Входящие документы". Расположение элементов заголовка может изменяться в зависимости от конкретных условий и характера дела. Годовые планы, сметы, отчеты включаются в номенклатуру дел предстоящего года, в течении которого эти документы должны поступать или создаваться в организации.

Заголовки дел типовой и примерной номенклатур переносятся в индивидуальную с уточнениями (например, с указанием наименований конкретных организаций, хронологического принципа и т.п.).

Графа 3 заполняется в конце календарного (делопроизводственного) года. Указывается количество дел, частей (томов) определенной категории, которые были заведены в организации в течении года (с учетом того, что в каждом томе должно быть сформировано не более 250 листов). В эту же цифру включается количество томов или частей дела.

В графе 4 указываются сроки хранения документов и номера статей или пунктов с сылкой на перечни документов с указанием сроков хранения по типовому или ведомственному перечню документов. Перчни, как правило, не содержат конкретных заголовков дел, а дают перечисление категорий и видов документов. Поэтому при составлении номенклатуры дел организации из перечня берутся соответствующие формулировки вопросов и названия документов, которые дополняются другими элементами заголовка.

Отметка "До минования надобности" означает, что документы имеют ограниченное практическое значение. Например: правила, инструкции, полученные от других оргнизаций. По мере использования или отмены они отбираются к уничтожению.

Произвольное сокращение сроко хранения документов, казанных в перечне, не разрешается. Увеличение организациями сроков хранения установленных перечнем, допускается, если это связано с спецификой деятельности.

Отметка "ЭПК" (5 л. ЭПК), поставленная к сроку хранения документов, означает, что в отличие от других документов временного хранения, отдельные документы, относящиеся к этой груупе, по своему содержанию могут иметь не только практическую, но и научно-историческую ценность. Поэтому последние отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности после окончания делопроизводственного года.

Если срок хранения не предусмотрен перечнями, то он устанавливается эксперной комиссией организации по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного архивного учреждения.

В графе 5 "Примечание" или "Пояснения" могут указыватся различные сведения (отметки) ДОУ об особенностях приема документов, о названии перечней, которые исппользовались  при разработке номенклатуры дел, также переносятся примечания соответсвующих статей перечней. Могут включатся сведения о передаче дел в другие структурные подразделения, о незаведении дел ("не заведено"), об утрате дел, переходящих делах ("переходящие"), включении дел в акт на уничтожение. В этой графе могут указыватся фамилии лиц, ответственных за формирование того или иного дела.

Номенклатура дел является сдаточной описью для дел временного хранения в тех организациях, где предусмотрена сдача таких дел в архив          [2, 24]. Дела временного хранения передаются в архив под номерами, присвоенными им по номенклатуре дел, а в графе "Примечание" номенклатуры дел напротив каждого названия дела указывается: "сдано в архив".

 

ГЛАВА 2 Методика составления номенклатуры дел на примере Частного учреждения образования "Институт парламентаризма и предпринимательства"

 

2.1. История создания, структура, функции и задачи Частного учреждения образования "Институт парламентаризма и предпринимательства"

 

 

Частное учреждение образования "Институт парламентаризма и предпринимательства" создано в 1994 году под названием "Негосударственная академия парламентаризма и предпринимательства"  (лицензия № 41, приказ Министерства образования и науки Республики Беларусь от 12.10.1994 г. № 279). По ходатайству ВУЗа и рекомендации Министерства образования Республики Беларусь, в результате проверки "Негосударственной академии парламентаризма и предпринимательства" на соответствие статусу высшего учебного заведения университетского типа ВУЗ был переименован в "Негосударственный институт парламентаризма и предпринимательства" (приказ Министерства образования Республики Беларусь от 16.11.1998 года № 609). В последующем "Негосударственный институт парламентаризма и предпринимательства" стал учреждением образования "Институт парламентаризма и предпринимательства.

Целью создания института являлось ведение хозяйственной деятельности для получения институтом и участниками прибыли, а также содействие в  становлении экономических и политических основ развития предпринимательства в Республике Беларусь и подготовке соответствующих кадров, содействие межгосударственному сотрудничеству в области подготовки кадров для политической, государственной и предпринимательской деятельности.

С момента создания института более ….  тысяч студентов прошли обучение в его стенах. На октябрь  2010 года в институте обучается более 3670 студентов, получающих высшее образование. Обучение в институте является платным и осуществляется в форме очного и заочного образования с выдачей диплома государственного образца.

 На 1 октября 2010 года штат сотрудников  составляет 165 человек.

 Структура института весьма обширна. В структуру входят социально-экономический факультет, факультет заочного обучения, центр по воспитательной работе и довузовской подготовке, учебно-методический отдел, научно-исследовательский отдел, библиотека, отдел кадров и другие структурные подразделения, обеспечивающие его деятельность. Учебный процесс обеспечивают 6 кафедр (политологии и гуманитарных дисциплин, журналистики, иностранных языков, права, финансов и кредита, экономики и управления), на которых работает квалифицированный профессорско-преподавательский состав (доктора, профессора, кандидаты наук). Сочетание профессиональных навыков и хорошей материально-технической базы обеспечивает высокое качество образования. Занятия проходят в двух учебных корпусах: по ул. Тимирязева 65А, Тимирязева 65Б. Также институт располагает современной библиотекой, компьютерными классами, спортивно-оздоровительной базой отдыха для студентов и сотрудников.

Непосредственное руководство учебной деятельностью института осуществляет ректор.

 Структура института представлена в приложении 1.

Высшим коллегиальным органом управления институтом является Совет института. В соответствии с Уставом института Совет института возглавляет ректор. Состав Совета института и срок его полномочий определяются Положением о Совете.

Оперативное управление института, координацию деятельности его структурных подразделений, решение текущих вопросов учебной и финансово-хозяйственной деятельности осуществляет ректорат.

В институте зарегистрирована первичная профсоюзная организация, основной целью которой является: защита профессиональных, трудовых, социально-экономических прав и интересов членов профсоюза. В Институте парламентаризма и предпринимательства действуют общественные организации: Студенческий совет, Совет старост групп, первичные организации ОО "Белая Русь" и ОО "БРСМ", добровольная народная дружина.