Номенклатура дел

 

 

 

 

2.2. Нормативные правовые  акты и общая характеристика  делопроизводства  института

 

Основным учредительным документом института является Устав института, утвержденный 13.08.2009 года. Устав института представляет собой свод основных положений об институте, регламентирующих ее деятельность. Устав состоит из 15 глав, в которых освещаются направления деятельности (образовательная, учебно-методическая, идеологическая, воспитательная, исследовательская); задачи, права, функции, структура, органы самоуправления, права и обязанности, обучающихся в институте, образовательный процесс и др. 

Вторым по важности  локальным нормативным актом института является коллективный договор. Целью договора является обеспечение социально-экономического развития, продуктивности работы, уровня оплаты, безопасности труда, эффективности работы развития. Также важным правовым документом института являются правила внутреннего трудового распорядка. В этих правилах четко определены порядок приема и увольнения работников, их права и обязанности, режим труда и отдыха, наказания и поощрения.

Делопроизводство в институте ведется в соответствии с основными нормативно-правовыми актами Республики Беларусь, регулирующие вопросы по делопроизводству. Приказом ректора назначены ответственные за делопроизводство в каждом структурном подразделении. Ответственность за организацию делопроизводства в целом по институту возложена на инспектора отдела кадров приказом № 43-од от 01.09.2010 года.

При оформлении служебных документов в институте используются бланки писем, приказов, протоколов, общие бланки. Бланки письма разработаны в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь на организационно-распорядительную документацию СТБ 6.38-2004. На исходящих письмах имеются все необходимые реквизиты. Бланк приказа, протокола разработан в соответствии с требованиями стандарта СТБ 6.38-2004.

В институте приказы ректора издаются по личному составу сотрудников и студентов, основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Приказы формируются в соответствии со сроками хранения, имеют самостоятельную нумерацию. Приказы по личному составу (прием, перемещение, увольнение, объявление благодарности, заключение контракта, зарубежные командировки) формируются отдельно от приказов об отпусках, командировкам, материальной помощи, взысканиям). Отдельно издаются приказы по работе подготовительных курсов. Приказы регистрируются в журналах регистрации приказов по видам приказов.

Система делопроизводства в институте централизованная. Входящие и исходящие документы регистрируются в журналах регистрации. Форма регистрации соответствует установленным требованиям.

Формирование и расположение документов в личных делах профессорско-преподавательского состава, штатных сотрудников соответствует "Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников". Состав документов в личных делах студентов определен специальным "Перечнем документов, входящих в личное дело студента".

Порядок работы с обращениями граждан в институте разработан в соответствии с Законом Республики Беларусь от 06.06.1996 № 407 – «Об обращениях граждан» (в редакции Закона РБ от 01.11.2004), Декретом президента Республики Беларусь от 14.01.2005 № 2, Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2005 № 544, Директивой Президента Республики Беларусь от 26.02.2006 «О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата», инструкцией об организации работы с обращениями граждан в Институте парламентаризма и предпринимательства утвержденной директором института  и определяет порядок ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Делопроизводство по обращением граждан ведется централизовано, отдельно от других видов делопроизводства. В номенклатуру дел включены дела «Обращения граждан и документы по их рассмотрению» и «Журнал регистрации обращений».

Книга замечаний и предложений хранится в приемной ректора. В институте в общедоступном месте размещен информационный стенд со справочно-информационными материалами для обращения граждан на основе заявительного принципа «одно окно». Работа по обращениям граждан на основе заявительного принципа «одно окно» ведется на основании Рекомендаций по размещению в государственных органах и иных организациях информации для граждан, подготовленные в новой редакции Министерством юстиции Республики Беларусь в соответствии с поручением Совета Министров Республики Беларусь от 01.06.2010 г. № 09/100-181 и на основании письма Министерства образования Республики Беларусь от 02.08.2010 года                    № 03-29/4097/у.

 

2.3. Методика составления  номенклатуры дел в институте

В каждой организации вопрос создания номенклатуры дел является отнюдь не техническим вопросом, как думают многие руководители, а во многом определяющим общую управленческую культуру деятельности данного юридического лица, поэтому прежде чем приступать к составлению номенклатуры дел, в институте парламентаризма и предпринимательства проводиться определенная организационная работа.

Прежде чем непосредственно заниматься подготовительной работой по составлению номенклатуры дел, необходимо уточнить у ректора разделение ответственности, а именно: где кончается компетенция и ответственность отвечающих за делопроизводство в каждом структурном подразделении  и начинается ответственность архивиста.  На мой взгляд, этот пункт должен быть точнее обозначен в инструкции по делопроизводству. В соответствующем разделе инструкции необходимо четко зафиксировать положение о том, что после завершения работы с документами в текущем делопроизводстве они должны быть сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел, контроль над правильностью формирования которых несет руководитель структурного подразделения. Ответственность за правильность установления сроков хранения документов в соответствии с действующими нормативными актами, типовыми перечнями со сроками хранения и их соблюдение несет архивист института.

В первую очередь составление номенклатуры дел необходимо начинать с издания соответствующего распорядительного документа (приказа). В этом документе должны  указываться конкретные сроки представления архивисту каждым структурным подразделением всех списков первичных документов, которые будут образовываться в их структурном подразделении  в следующем делопроизводственном году. В приказе должны быть указаны ответственные за исполнение и достоверность представленной информации, а также сроки представления проекта сводной номенклатуры дел архивисту  для рассмотрения экспертной комиссией и утверждение ректором. Так как в институте достаточно большое количество структурных подразделений, к приказу прилагается примерный график сдачи проектов номенклатур дел и документов в них образующихся, с целью их системного рассмотрения.

Хотелось бы обратить внимание на то, что при составлении номенклатуры дел, во многих учреждениях сложилась практика, когда руководители и специалисты держат у себя и не включают в номенклатуру дел, а также не передают в архив ряд важных документов. Поэтому необходимо проводить консультации с ответственными за делопроизводство и начальниками структурных подразделений о важности правильного составления номенклатуры дел.

Ответственность за разработку номенклатуры дел в институте непосредственно возлагается на архивиста. Однако составлением номенклатуры дел также должны заниматься  начальники структурных подразделений и специалисты, хорошо знающие задачи своих структурных подразделений. Только эти работники могут прогнозировать оптимальный состав документов на предстоящий год, определять ценность документов и срок их хранения. Помощь в правильном составлении номенклатуры дел может оказываться государственным учреждением "Национальный архив республики Беларусь" (на договорных началах).

Приступая к составлению номенклатуры дел, архивист проделывает определенную работу. Проводит совещание с участием представителей всех структурных подразделений. На таком совещании подводятся итоги по формированию дел и составлению номенклатуры дел в текущем году, даются указания о сроках предоставления номенклатуры дел структурными подразделениями на следующий год, ее согласование и утверждение.

Основой для составления сводной номенклатуры дел являются номенклатуры дел структурных (приложение 2). Они разрабатываются при участии специалистов (методистов, лаборантов, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях), знающих функции, задачи и документацию этих подразделений. Архивист контролирует работу по разработке номенклатур дел структурных подразделений и оказывает методическую помощь составителям. Нормативно-методическим основанием при разработке номенклатуры дел служат государственные стандарты, типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения, инструкции по делопроизводству, типовые и примерные номенклатуры дел. При составлении номенклатуры дел используются устав или положение об организации, штатные расписания, положения структурных подразделений, номенклатуры дел за предыдущие годы, описи дел, справочные картотеки. Уставы, положения, должностные инструкции, штатные расписания помогают определить схему построения номенклатуры дел с учетом расположения структурных подразделений, уточнить их задачи, функции. Планы (перспективы) и учетно-регистрационные формы помогают уточнить состав и содержание полученных, отправленных и внутренних документов. Перечни помогают определить виды документов и дел, сроки хранения и группировку документов в дела. Номенклатуры дел истекших лет и описи дел дают сведения о ранее заведенных делах, образовавшихся в процессе деятельности организации. Изучается состав, количество и содержание документов и дел, которые образуются в процессе деятельности института.

Номенклатура дел структурного подразделения визируется архивистом и подписывается руководителем структурного подразделения. На основании сданных и проверенных номенклатур дел структурных подразделений архивист составляет сводную номенклатуру дел.

По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел делается запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хрранения, а также переходящих дел и дел с отметкой "ЭПК". Производить итоговую запись необходимо своевременно. Итоговая запись заверяется лицом, ответственным за делопроизводство). Итоговая запись содержит сведения, необходимые для будущего комплектования архива, а также в ней производится учет количества переходящих дел, которые будут включены в номенклатуру будующего года (приложение 3).

Номенклатура дел оформляется на общем бланке института с обязательными реквизитами. На последнем листе номенклатуры дел распологаются подпись архивиста,  составившего номенклатуру дел, гриф согласования номенклатуры дел ЭК института (распологается в конце номенклатуры, ниже реквизита "подпись составителя"), гриф согласование с  экспртно-методической комиссией (ЭМК) государственного учреждения "Национальный архив Республики Беларусь". Гриф утверждения оформляется распорядительным документом организации и проставляется на титульном листе номенклатуры. (Если объем номенклатуры до 5 листов (вкл.), титульный лист к ней не составляется, а гриф утверждения размещается на первом листе номенклатуры дел).

Номенклатура дел на предстоящий календарный год должна быть составлена заранее (в последнем квартале предшествующего года), завизирована архивистом, согласована экспертной комиссией  института, согласована  экспертно-методической комиссией (ЭМК) или экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Национального архива Республики Беларусь и до 1 января следующего года утверждена ректором.

Несвоевременное составление номенклатуры дел в новом году приводит к нарушению существующих требований. В результате таких нарушений документы нового года неправомерно подшиваются в дела прошлого года. Такие дела необходимо расформировывать, что требует больших затрат времени. Номенклатура дел должна охватывать весь объем документации, образующихся в результате деятельности института, независимо от сроков хранения.

Итак, номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел института на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с Национальным архивом Республики Беларусь номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается ректором и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с Национальным архивом Республики Беларусь не реже одного раза в 5 лет. В случае явных изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

 

.

 

2.4. Схема построения и состав документов номенклатуры дел Института парламентаризма и предпринимательства

Схема построения номенклатуры дел Института парламентаризма и предпринимательства четко соответствует структуре института. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений института, расположенные в соответствии со штатным расписанием. В организациях, которые имеют устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. Возможно также построение номенклатуры дел по структурно-функциональному принципу или функциональному принципу. В институте номенклатура построена  по структурному принципу.

Структурное подразделение, в которых откладываются организационно-распорядительные документы руководства организации (в институте этим  отделом является канцелярия) всегда располагается в начале номенклатуры дел независимо от места, занимаемого данным подразделением в штатном расписании. Это связано с тем, что в этом отделе откладываются организационно-распорядиетльные документы руководства организации (уставы, положения, инструкции, приказы, распоряжения и др.), касающиеся деятельности организации в целом. После основных структурных подразделений в порядке значимости следуют общественные организации и временно действующие органы.

Разделами номенклатуры дел, построенной по структурному принципу, являются названия структурных подразделений.

Пример схемы номенклатуры дел института (приложение 3), построенной по структурному принципу:

1. Канцелярия
2. Совет института
3. Учебно-методический отдел
4. Учебно-методический совет

5. Центр по воспитательной и довузовской подготовки

6. Приемная комиссия

7. Социально-экономический факультет

8. Факультет заочного обучения

9. Бюро планирования и координации  учебного процесса

10. Кафедра журналистики

11…..

12…..

13…. и др.