Номенклатура дел

Сравним схему построения номенклатуры дел института с другими организациями. В организациях, не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных организациях, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу или функциональному принципу (т.е. по направлениям деятельности без деления на структурные части)

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу:

1. Руководство
2. Организационно-методическая  работа
3. Спортивно-массовая работа
4. Тренерский совет
5. Бухгалтерия
6. Отдел кадров
7. Профсоюзный комитет

Разделами номенклатур дел, построенной по функциональному принципу, являются только направления деятельности.

Пример схемы, построенной по функциональному принципу:

1. Руководство
2. Планирование
3. Организация производственной деятельности
4. Финансирование
5. Учет и отчетность
6. Кадры [2, с. 17].

В организациях со сложной организационной структурой разделами номенклатур дел, построенной по структурному принципу, могут быть наименования более мелких подразделений (отделов, групп).

Например:

4. Управление  договорно-правовой  и кадровой  работой

4.1. Юридический  отдел

4.2. Отдел  кадров

4.3. Договорно-правовая  работа

На мой взгляд, структура номенклатуры дел построенная по структурному принципу наиболее проста и ………………

Каждый раздел номенклатуры дел института начинается с новой страницы. Расположение дел внутри каждого раздела и подраздела номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дело и их взаимосвязь. Формулируя наименование каждого дела в номенклатуре дел, необходимо исходить из того, что в дело должны включаться документы одинаковой ценности или с одинаковым сроком хранения.

В каждом структурном подразделении дела размещаются по группам, а внутри каждой группы дела располагаются в следующем порядке: дела постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

Расположение наименований дел в пределах номенклатур дел зависит прежде всего от признаков их заведения. Признаки заведения дел отражаются в следующей последовательности: номинальный, авторский, предметно-вопросный, корреспондентский, хронологический. Названия дел, наиболее важных с точки зрения номинальной характеристики документов, то есть указания их вида (устав, положение), выдвигаются на первое место.  Вначале указываются дела с организационными документами (уставы, инструкции), затем дела с распорядительной документацией вышестоящих организаций (постановления, приказы), затем дела с распорядительной документацией руководителя данной организации. После этих дел помещаются протоколы, штатное расписание, планы, отчеты, договоры, бухгалтерские документы, акты, справки, докладные записки.

Наименования дел, включающие документы одинаковые по содержанию и разновидности, помещаются рядом. Так, после подлинных приказов включаются дела с копиями приказов. Названия дел, формируемых по хронологическому принципу, располагаются в порядке следования периодов, за которые созданы документы (квартальные планы следуют за годовыми; месячные - за квартальными). Однородные наименования дел располагаются в номенклатуре по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В деятельности организации сложилась практика заведения некоторых дел по отдельным вопросам, решаемым в течение ряда лет. Это так называемые «переходящие» дела. Переходящие дела могут пополняться документами в течение всего периода времени, необходимого для полного разрешения данного вопроса, и их ведение должно ежегодно предусматриваться номенклатурой дел. Переходящие дела можно условно подразделить на несколько групп.

Первая группа дела, не завершённые делопроизводством, которые ведутся вплоть до разрешения вопросов, например: «Документы о строительстве здания нового корпуса здания (отчёты, акты, переписка и др.)».

Вторая группа - дела, которые ведутся в течение нескольких лет до окончательного заполнения форм, например: «Журнал регистрации выдаваемых дипломов о высшем образовании».

Третья группа - дела с распорядительными, инструктивно-методическими документами, которые ведутся в течение ряда лет (пока дело не достигнет 200-250 листов), например: в организации в течении делопроизводственного года получено несколько инструкций, методических указаний по тем или иным вопросам основной деятельности. Чтобы ежегодно не оформлять дело объемом 5-10 листов, оно может формироваться и несколько лет, например, с таким заголовком как "Инструкции, методические указания Министерства образования"

Переходящие дела вносятся в номенклатуру дел института каждый год с одним и тем же наименованием и с одним и тем же индексом в течение всего срока, необходимого для разрешения вопроса. Если в истекшем году дело состоит из двух или более томов, а последний том не закончен, то в номенклатуру будущего года включаются все тома переходящего дела. Если в результате передачи функций одного учреждения другому передаются незавершённые делопроизводством дела вместе с картотеками и документами, они включаются в номенклатуру дел учреждения, принявшего его функции.

Не включаются в номенклатуру дел ведомости Национального Собрания Республики Беларусь, собрания декретов, указов Президента и постановлений Правительства Республики Беларусь, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, журналы, экспресс-информации и другие печатные издания [3, с. 106].Делая вывод из вышеизложенного, можно сказать, что построение схемы номенклатуры дел требует правильного и внимательного изучения структуры института и состава документов каждого структурного подразделения, Номенклатура дел института построена по структурному принципу. Этот принцип построения номенклатуры дел выбирают большинство учреждений и организаций Республики Беларусь 

2.5. Согласование  и утверждение номенклатуры дел  в институте

Завершающим этапом по подготовке номенклатуры дел является ее согласование и утверждение.

Частное учреждение образования "Институт парламентаризма и предпринимательства" является источником комплектования государственного архива Республики Беларусь, поэтому  после окончательной проверки номенклатуры дел архивист подписывает ее, согласовывает с экспертной комиссией института и до первого января следующего года утверждает у ректора института. Не менее чем один раз в пять лет номенклатура дел согласовывается с экспертно-методической комиссией государственного  учреждения "Национальный архив Республики Беларусь" (председатель ЭМК - Мурмыло). Ежегодно номенклатура дел в институте уточняется, перепечатывается и  если нет никаких существенных изменений утверждается ректором. При каких-либо существенных изменениях в структуре или составе документов номенклатура дел согласовывается с экспертно-методической комиссией ГУ "Национальный архив Республики Беларусь" независимо от срока предыдущего согласования. После внесения необходимых изменений номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года приказом.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из неё, включающие текст соответствующих разделов.

По правилам номенклатура дел составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ и  является документом постоянного хранения. Второй используется в качестве рабочего экземпляра. В этих целях после утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из этой номенклатуры дел по своему разделу. Такие номенклатуры дел хранятся в структурных подразделениях 5 лет и включаются в соответствующий раздел номенклатуры дел этого подразделения. Третий находится в качестве учётного документа в архиве. Архивист на основании номенклатуры дел осуществляет проверку формирования дел в структурных подразделениях, ведет контроль за порядком сдачи дел в архив и приема дел с временным сроком хранения по номенклатуре дел. Четвёртый экземпляр передается на согласование (один раз в пять лет) в государственный архив.

Номенклатура дел в институте составляется в трех экземплярах (т.к. на ответственного по делопроизводству возложены обязанности по ведению архива организации).

Итак, в институте номенклатура дел строится по структурному признаку, подписывается архивистом, согласовывается с председателем экспертной комиссией института, экспертно-методической комиссией ГУ "Национальный архив Республики Беларусь" и до 1 января следующего года утверждается ректором института.

 

.      Заключение

На сегодняшний день, сложно себе представить нормальный документооборот в Институте парламентаризма и предпринимательства без ведения номенклатуры дел. Номенклатура дел - это чётко структурированный перечень наименований дел, который должен заводиться в любом учреждении. Номенклатура дел всегда оформляется в строго установленном порядке с указанием сроков хранения каждого отдельного дела.

Благодаря ведению номенклатуры систематизировать всевозможные документы в дела, вести общий учет дел и находить необходимые документы очень просто. Именно поэтому номенклатура дел в обязательном порядке должна быть в наличии в каждом структурном подразделении.  

Стоит отметить, что хранение дел (срок до 10 лет) осуществляется структурными подразделениями. При этом, дела, которые оформлены в порядке, утвержденном номенклатурой дел, формируются в так называемые папки-регистраторы. На всех, без исключения, папках должен быть непременно нанесен индекс, заголовок дела и срок его хранения. При этом все дела необходимо сберегать в вертикальном положении в шкафах или стеллажах.  Копия номенклатуры дел должна быть обязательно визуально доступной в хранилище.

Отмечу, что при формировании номенклатуры непременно стоит позаботиться о соблюдении следующих правил:

1. Допускается помещать в дело исключительно реализованные документы;       2. Необходимо присоединять к делу по одному экземпляру каждого документа; 3. Группировать в отдельные дела документы постоянного и временного сроков хранения;

4. Необходимо вносить в дела документацию, которая относится к одному календарному году. Исключение составляют, так называемые, "переходящие» дела, которые создаются на протяжении нескольких лет;

5. Необходимо размещать документацию внутри дела в хронологическом порядке или таким образом, чтобы при прочтении стадии решения вопроса были расположены  последовательно.

Обоснованная классификация документов в делопроизводстве позволяет правильно группировать документы в дела, что облегчает их поиск.

Для составления номенклатуры дел используются уставы и положения института и его структурных подразделениях, должностные инструкции сотрудников, штатное расписание, отчёты и т.д., ведомственный или действующие типовые перечни документов и дел с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел за прошлый год, регистрационные карточки или журналы регистрации документов, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Чтобы улучшить организацию документов в структурных частях всей системы в целом, целесообразно разрабатывать примерные, типовые номенклатуры дел для подведомственных им учреждений.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в организации в последнем квартале так, чтобы она была завершена в декабре и с января следующего года номенклатуру можно было ввести в действие.

Номенклатуры дел структурных подразделений должны быть составлены не позднее 15 ноября, а сводная номенклатура дел должна быть утверждена руководителем не позднее конца текущего года.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться примерной инструкцией по делопроизводству, основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения.

Главным критерием отбора группы организаций для разработки примерной номенклатуры дел является однородность характера их деятельности, выполняемых задач, и следовательно однотипность состава документов

Следует отметить, что номенклатура дел является необходимым условием чёткой работы аппарата управления организации: раскрывая содержание деятельности учреждения, она способствует правильной группировку  документов  в  дела,  правильному  формированию  и оформлению дел, передаче их в государственные архивы, а также своевременному отбору дел на уничтожение.

Совершенствование номенклатур дел является основной оптимизации работы с документами, рационализации делопроизводства и управленческого труда.