Номенклатура дел

                   

ВВЕДЕНИЕ

 

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное  и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и  экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности.

Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.). Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.

Цель курсовой работы – рассмотреть номенклатуру дел: виды, роль и значение. В изучении номенклатуры моя задача состоит в том, чтобы последовательно и поэтапно рассказать о происхождении данной структуры; изложить суть самой номенклатуры: на чём она держится, от чего и от кого зависит.

Исходя из цели, в курсовой работе были поставлены следующие задачи:

- проанализировать понятие  номенклатуры дел;

- рассмотреть оформление  сроков хранения дел;

- рассмотреть общий  порядок рассмотрения номенклатуры  дел;

- выявить особенности  рассмотрения номенклатуры дел.

 

 

ГЛАВА 1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, ЕЕ СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ

 

1.1 Номенклатура  дел: определение и функциональное  назначение

В учреждениях, организациях, на предприятиях ежегодно образуются документы, которые используются, как справочный материал либо для поиска необходимой информации в качестве доказательства тех или иных фактов, событий, действий. Как же упорядочить документы, создаваемые в делопроизводстве организации?

На помощь в этом случае приходит номенклатура дел. Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Однако документами пользуются не только в текущем делопроизводстве, но и спустя многие годы после их создания. Как же обеспечить оперативный поиск необходимых документов и в процессе текущей деятельности, и через много лет? Для этого, прежде всего, документы приводят в определенную систему.

          Документы, посвященные определенному вопросу или участку деятельности организации, после исполнения группируются в дело.

          Организация эффективного делопроизводства предприятия немыслима без предварительного создания для этого соответствующих условий. Одним из таких условий и является, в частности, разработка номенклатуры дел.

           Пункт 75 ГОСТа Р 51141-98 определяет номенклатуру дел как "систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке". Для нас здесь важно следующее:

           – номенклатура закрепляет систематизацию всех документов;

 – она содержит сроки хранения каждого дела;

           – чтобы стать действующим документом, она должна быть оформлена по правилам.

Надо учитывать, что  номенклатура дел - локальный нормативный  документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками  организации, а не только службой  ДОУ. Ее общее назначение - упорядочивание документов, формируемых в дела.

Конкретные функции  номенклатуры таковы:

– используется как схема  классификации при распределении  и группировке исполненных документов в папки-дела. Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем  на обложки дел;

– каждое дело имеет указание срока хранения включенных в него документов. Определение сроков хранения - первый этап экспертизы ценности документов;

– нужна при построении информационно-поисковой системы  по документам предприятия. При регистрации  документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре;

– классификационная  схема номенклатуры используется при  формировании справочной картотеки  на исполненные документы, причем рубрики  картотеки соответствуют рубрикам номенклатуры;

– номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же - основа для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.

Чтобы номенклатура соответствовала  своему предназначению, при ее составлении обязательно следует соблюдать определенные правила, установленные действующими в настоящее время документами:

– Государственной системой документационного обеспечения  управления и 

– Основными правилами  работы архивов организаций.

Итак, «номенклатура» - это  буквально латинское слово «ном» (перечень имён или наименований).

           Номенклатура дел — это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с  документами. Номенклатура дел необходима для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно.

           1.2 Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел —  систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с  указанием сроков их хранения, оформленный  в установленном порядке.

 Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.

Номенклатуру дел подготавливает структурное подразделение. При  этом ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или на секретариат (секретаря).

Составлению номенклатур дел в  организации предшествует подготовительная работа, цель которой — обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

При построении номенклатуры необходимо руководствоваться следующим:

- соблюдать единство  в подходе к организации учета,  систематизации, описанию, хранению  и поиску документов;

- применять индексацию  документов, обеспечивающую внесение  в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;

- следить за стабильностью  индексов.

При ее составлении учитываются  требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого используются положения о структурных подразделениях Компании, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную форму  номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование структурного  подразделения;

• название вида документа;

• место составления;

• на какой год;

• название разделов;

• гриф утверждения;

• гриф подписания.

 

1.3 Разновидности  номенклатуры дел

Номенклатура дел бывает трех видов:

• типовая,

• примерная и

• номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).

Типовая номенклатура дел  устанавливает состав дел, заводимых  в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

Номенклатура дел организации  делится на:

• сводную номенклатуру дел и

• номенклатуру дел структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной  номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Типовой номенклатурой, как правило, устанавливается единая индексация дел для организаций всей системы.¹

Примерная или типовая  номенклатура дел разрабатывается  вышестоящими органами и является базой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях, поэтому ее обязательно согласовывают с архивными учреждениями.

При разработке индивидуальной номенклатуры на базе типовой или  примерной обязательно учитывают специфику конкретной организации.

Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается  с привлечением ведущих специалистов и согласовывается с канцелярией и архивом организации.

Каждая организация  обязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел. Рекомендуется сводная форма номенклатуры дел, состоящая из номенклатур всех подразделений. Сводная номенклатура дел подготавливается канцелярией на основе номенклатур подразделений и согласовывается с соответствующим архивным учреждением.

После утверждения сводной  номенклатуры дел руководителем  организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Утвержденные номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

Ежегодный экземпляр  номенклатуры дел — это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии (или секретариата). Номенклатура дел подлежит дополнению лишь в случае коренного изменения функций и структуры организации.

Выбор классификационной  схемы номенклатуры дел зависит  как от организационной структуры построения аппарата организации, так и от выполняемых ею функций, поэтому классификационными делениями номенклатуры дел могут быть как внутренние структурные подразделения, так и управленческие функции.

В номенклатуру должны включаться все дела и документы, которые  отражают деятельность организации. Дела общественных организаций включаются в номенклатуру дел организации, при которой они созданы. В номенклатуру включаются и незаконченные дела, поступившие из другой организации для их решения, а также все справочные картотеки к документам.