Номенклатура дел: виды, роль и значение

Реферат: Номенклатура дел виды, роль и значение

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. Номенклатура дел, еесущность и содержание

1.1 Номенклатура дел: определение  и функциональное назначение

1.2 Оформление сроков хранения  дел

Глава 2. Разработка номенклатуры делструктурного подразделения и сводной номенклатуры дел

2.1 Общий порядок разработкиноменклатуры дел

2.2Особенности рассмотрения  номенклатуры дел структурного  подразделения

2.3Формирование и хранение  дел

Заключение

Список использованной литературы

 

 

 

 

1.2Оформление сроков  хранения дел 

 

Большое значение дляповышения эффективности примерной номенклатуры дел в качестве методического пособияпо классификации и систематизации документов при составлении индивидуальныхноменклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурахдел. Особенно это актуально для современных хозяйственных коммерческих структурв связи с появлением крупных новых комплексов документации, не бывшей ранее вобращении, и необходимостью обеспечения их сохранности. Примерная номенклатурадел является в этом отношении важнейшим ориентирующим методическим пособием длясоставителей индивидуальных номенклатур дел.

Сроки хранения дел,включенных в примерную номенклатуру дел, определяются исходя из их научной ипрактической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми(ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащихпередаче на государственное хранение. Примером типового перечня, которыйнеобходимо использовать при определении сроков хранения в номенклатурах делявляется Перечень типовых управленческих документов, образующихся вдеятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Для документов, непредусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются наосновании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов посогласованию с соответствующим органом управления архивным делом.

Допускается согласованиесроков хранения дел с ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование ихс центральными архивными органами затруднено (территориальная удаленность ит.д.). При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание «Срок храненияустановлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.00».

Для обеспечения единстваопределения сроков хранения дел при разработке примерных номенклатур делрекомендуется вести учет вновь установленных сроков хранения.

При разработке примерныхноменклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленныеконкретными индивидуальными номенклатурами.

Постоянный срок храненияимеют дела, отражающие основные направления деятельности организации.

Временные сроки хранениямогут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться втечение установленного срока (истечения срока договора, по окончании расчетов,по завершении ревизии и т.д.). Кроме постоянного и временного сроков хранениядля некоторых дел практического значения применяются также сроки «до минованиянадобности» (ДМН) и «до замены новыми». Такие документы, в основном присланныеиз вышестоящих организаций для сведения, а также инструкции, методики или копиидокументов хранятся до минования практической надобности или до замены новыми.Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и сроких хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одногогода. Срок «до замены новыми» обычно проставляется на нормативных документах,присланных из вышестоящей организации и имеющих для данной конкретнойорганизации правоустанавливающий характер.

Для некоторых категорийдел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка «ЭПК», котораяозначает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение иможет быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истеченииустановленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертизаценности дел.

В примерных номенклатурахдел отметка «ЭПК» делается в случаях, когда она предусмотрена типовым иливедомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительноопределить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы.Целесообразно провести дополнительную экспертизу ценности категории дел,содержащих отметку «ЭПК» перед их включением в номенклатуру с целью возможногопереформирования дел и установления конкретных сроков хранения. Можно,например, продлить сроки хранения дел, имеющих практическое значение, адокументы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение.Отметку «ЭПК» в примерных номенклатурах следует употреблять только в самыхнеобходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться.

Закрепленная отметка«ЭПК» переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатурупри установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки недопускается.

Сроки хранения дел, устанавливаютсяв примерной номенклатуре дел для их применения в индивидуальных номенклатурахдел всех однотипных организаций или организаций системы, связанных между собойсоподчинением. При необходимости изменения в них сроков хранения дел, следуетсогласовать эти изменения с архивом.

 

ГЛАВА 2.РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ И СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫДЕЛ 

 

2.1 Общийпорядок разработки номенклатуры дел 

 

Вконце каждого календарного года номенклатура дел подлежит уточнению. Уточненнаяноменклатура дел вводится в действие с 1 января очередного календарного года.

Номенклатурадел разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства. В общемслучае разработка номенклатуры дел предусматривает:[3]

— изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методическихи иных) документов, определяющих перечни документов, образующихся вдеятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения;

— изучение особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия, а внеобходимых случаях — его структурных подразделений (самостоятельных участковдокументирования), принимая во внимание содержание его деятельности, объем,интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатнуючисленность, распределение полномочий по работе с документами междудолжностными лицами и т. п.;

— предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (всоответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению всоответствующие дела);

— предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов;

— уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных длядел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года;

— составление и оформление проекта номенклатуры дел;

— согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, внеобходимых случаях — его уточнение и дооформление;

— утверждение проекта номенклатуры дел руководителем предприятия.

Разработкупроекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе формыустановленного образца. Образцы форм номенклатуры дел структурногоподразделения и сводной номенклатуры дел представлены на рисунках 1 и 2.

/>

Рисунок1 — Вариант оформления номенклатуры дел структурного подразделения

 

/>

Рисунок2 — Вариант оформления сводной номенклатуры дел

Приопределении перечней документов, образующихся в деятельности предприятий(организаций, учреждений), и сроков их хранения следует руководствоваться:

— учредительными документами предприятия;

— положениями о структурных подразделениях предприятия; » перечнями документов,образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;

— номенклатурами дел за предшествующие 3-5 лет;

— описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

— документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.

Необходимыесведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов фиксируются ввиде выписок, справок и т. п. и в дальнейшем используются при подготовкепроекта номенклатуры дел. При этом особое внимание следует обратить насодержание Перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций,с указанием сроков их хранения1.

ВУказаниях по применению Перечня последний рассматривается в качестве«… основного нормативного документа при определении сроков хранения…управленческих типовых документов,… при подготовке номенклатур дел». Переченьпостроен по функциональному признаку и состоит из двух частей.

Перваяиз них — «Документы, образующиеся в управленческой деятельности». Она включает12 разделов, в рамках которых перечислены документы, относящиеся к различным функциональнымгруппам (видам документации), в том числе: документации, отражающей организационно-распорядительныефункции управления; документации по планированию деятельности; документации поценообразованию, финансированию, кредитованию и налогообложению деятельности;документации по отчетности и учету результатов деятельности; документации поорганизации экономических, научно-технических и культурных связей; документациипо информационному обслуживанию; документации по организации труда и трудовымотношениям; документации по кадрам (персоналу); документации поматериально-техническому обеспечению; документации по административно-хозяйственномуобслуживанию; документации по социально-бытовому развитию; документации повопросам деятельности профсоюзных органов (организаций).

Документыв составе Перечня расположены в порядке убывания значимости, в логическойпоследовательности. Сроки хранения, указанные в Перечне, являются едиными длясоответствующих документов, независимо от формы собственности организаций. Приизучении особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия(структурных подразделений, а также самостоятельных участков документирования),принимаются во внимание:

— содержание деятельности предприятия (структурного подразделения и т. п.) испецифика ее документирования;

— сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота;

— сведения об организационной структуре и штатной численности предприятия;

— сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностнымилицами предприятия.

Припереформировании номенклатуры дел (по истечении календарного года), кроме того,изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия запредшествующий период, — в частности, их функциональное назначение, виды,состав и содержание. На основе сведений производится предварительноеопределение заголовков дел и их последующее объединение в разделы документа.

Отметимв этой связи, что в номенклатуру дел должны быть включены заголовки дел длягруппировки документов, отражающие все документируемые участки (вопросы,направления) деятельности предприятия. Заголовки дел подразделений (органов),действующих на временной основе, также включаются в номенклатуру дел. В то жевремя в номенклатуру дел не включаются периодические издания и некоторые другиевиды документов, в отношении которых нет такой необходимости. Определениепримерных формулировок заголовков дел производится согласно нижеследующим общимправилам.

1.Заголовок дела должен  четко, в обобщенной форме отражать  основное содержаниедела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную и видовуюпринадлежность.

2.Заголовок дела должен  состоять из элементов, располагаемых  в следующейпоследовательности:

— название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов(протоколы, приказы и т. д.);

— название предприятия или структурного подразделения (сведения об авторе(разработчике) документа);

— название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы илиот которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель)или корреспондент (отправитель) документа);

— краткое содержание документов, помещаемых в дело;

— название местности (территории), с которой связано содержание документов,помещаемых в дело;

— дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в дело, сведения,указывающие на копийность документов.

Дляконкретизации заголовков дел целесообразно воспользоваться нижеследующимирекомендациями.

1.В заголовки дел, содержащих  документы по одному вопросу, но при этом несвязанные последовательностью  исполнения, включается термин «документы», а вконце заголовка — в скобках — указываются основные разновидности документов,которые подлежат помещению в дело, как то: планы, списки, доклады и т. д.Например: «Документы о проведении тематических семинаров по организацииархивного дела на предприятии (планы, списки, доклады, перечни рекомендуемойучебно-методической литературы и др.)». Термин «документы», кроме того, можетприменяться в заголовках дел, содержащих документы, являющиеся приложениями ккакому-либо документу. Например: «Документы к протоколам испытаний стендовогооборудования».

2.В заголовки дел, содержащих  переписку, включается термин «переписка», послекоторого указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом взаголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами,наименования последних не перечисляются — вместо этого указывается их общеевидовое название. Например: «Переписка с филиалами предприятия по вопросамежегодного планирования и отчетности».

Всвою очередь, в заголовках дел, содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние также не перечисляются — вместо них указываетсятолько предмет переписки. Например: «Переписка по вопросам адаптацииперсонала».

Наименованиеконкретного корреспондента указывается в заголовке дела лишь в том случае, еслипереписка (документы, составляющие ее и помещаемые в данное дело) ведетсятолько с ним. Например: «Переписка с ОАО «Прогресс» по вопросам обменакоммерческой информацией».