Номенклатура дел: виды, роль и значение

На каждоерационализаторское предложение формируется отдельное дело из следующих основныхдокументов:

— внутренняя описьдокументов;

— рацпредложения —заявления с описанием сущности предложения (с приложением в необходимых случаяхчертежей, схем, эскизов);

— справки заявителю ополучении от него рационализаторского предложения;

— письма заявителю орезультатах рассмотрения его предложения;

— решения о внедрении илиотклонении рацпредложения;

— переписки порацпредложению.

На каждую заявку о выдачедиплома на открытие авторского свидетельства и патента на изобретение заводитсяотдельное дело. В нем группируются следующие документы:

— внутренняя описьдокументов;

— заявление о выдачедиплома на открытие авторского свидетельства, патента на изобретение;

— описаниепредполагаемого открытия, изобретения (чертежи);

— справка о приеме заявкик рассмотрению;

— дополнения иисправления к описанию изобретения, открытия и чертежам;

— заключение о наличии новизны(либо ее отсутствии);

— заключение о полезностипредполагаемого изобретения;

— данные экспертизы нановизну;

— решение о выдачедиплома на открытие авторского свидетельства, патента на изобретение;

— публикации в Бюллетенеизобретений;

— переписка по заявке наизобретение, открытие.

В настоящее времяразличают два способа хранения дел: горизонтальный и вертикальный.

При горизонтальном способехранения дел их кладут друг на друга. При многотомном деле такой способ удобен,так как позволяет на относительно малой площади хранить все дело.

При вертикальном способехранения дела расставляют подобно книгам на полке. На корешках дел проставляютномера и индексы, что позволяет их находить сравнительно легко и быстро.Нередко на корешках, начиная с левого нижнего угла и до правого верхнего угла,по диагонали проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе и проставляютномер и индекс.

Если хотя бы одна папкавынута из шкафа, полоса прерывается, что позволяет наглядно проверить целостностьпапок, стоящих в одном ряду.

Выемка из делакакого-нибудь документа, как правило, не допускается. И лишь в исключительныхслучаях с устного или даже письменного разрешения руководителя такая выемкаможет быть произведена. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временноепользование по определенной форме. Этот акт вкладывают на место изъятогодокумента и хранят до возвращения последнего. При возвращении документа актуничтожают.

Акт обязательно долженбыть скреплен гербовыми печатями предприятия, которое выдало документ вовременное пользование, и предприятия, получившего его.

В том случае, когдавыдается во временное пользование дело, заполняется карточка-заместитель. Делавыдаются только специально на то уполномоченным лицам.

Дела возвращаются в тотже день. Выносить их из здания предприятия или его структурного подразделенияможно только с письменного разрешения руководителя.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

 

Таким образом, можносделать следующие выводы. Номенклатура дел – это утвержденныйсистематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков иххранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схемараспределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, атакже как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов.Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архивеучреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура делнеобходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того,насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы сдокументами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении,организации, предприятия обязательно.

Основные положения посоставлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства(ЕГСД).

Номенклатура дел можетбыть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры делструктурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатураотражает документы одного конкретного учреждения или структурного учреждения.

Примерные и типовыеноменклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений соднотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типоваяноменклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учрежденийсистемы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура делявляется рекомендательной.

Составлению номенклатурдел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой –обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам исодержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствиис участками работы и вопросами деятельности организации.

Работа по составлениюноменклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целомкоординируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучениеих организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, наосновании которых будут формулироваться наименования дел и определятьсяпринципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел длягруппировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземплярыноменклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются составдел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, онивключаются в состав дел секретаря-референта.

После утвержденияноменклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получаютвыписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура делучреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобреннаяэкспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первыйэкземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел вструктурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования иучета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура делсоставляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура делучреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр храниться вслужбе делопроизводства, второй – используется этой службой в качестве рабочегоэкземпляра, третий – находится в ведомственном архиве (у лица, ответственногоза архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве,в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура делучреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренногоизменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается иутверждается заново.

Согласованная ссоответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура делучреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителеморганизации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течениегода в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, овключении новых дел и т.д.

 

СПИСОКИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

 

1. ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системыорганизационно-распорядительной документации. М., 2008.

2. Типовая инструкция  по делопроизводству вФедеральных органах исполнительной власти. М., — 2008.

3. Басовская, Е.Н. О языке служебных документов //Делопроизводство. 2007. № 2/1.

4. Веселое П.В. Современное  деловое письмо впромышленности. М., 1990.

5. Весёлое П.В. Аксиомы делового письма. М., 1993. ДобсонЭ, Как писать деловые письма. Челябинск, 2007.

6. АндрееваВ.И. Делопроизводство в кадровой службе. — М.: Библиотека журнала «Управлениеперсоналом», 2007.

7. Кирсанова М.В. Современное  делопроизводство. М.;Новосибирск, 2004.

8. Кирсанова М.В., Аксенов  Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие.М.; Новосибирск, 2005.

9. Колтунова М.Д. Деловое письмо. М.,1998.

10. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие.Минск, 2008.

11. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб.пособие. М., 2008.

12. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.

13. Теппор Р. Как овладеть искусством делового письма:250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1994.

14. КузнецоваА.Н., Вагенгейн Р.Н. Машинопись: Практ. пособие, — 4-е изд., испр. и доп.- М.:Высшая школа; Издательский центр «Академия», 2008.- 319с.

15. КузнецоваТ.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологиидокументационного обеспечения и управления): Учебник для ВУЗов.- М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2007.- 359с.

16. Турбан Г.В.Внешнеэкономическая деятельность. — Минск: Высшая школа, 2007.

17. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2008.

© РОНЛ.ру 2000-2015 По всем вопросам обращаться на эту почту: admin@otbet.ru   Обращение к пользователям