Автор работы: Пользователь скрыл имя, 25 Января 2015 в 23:20, реферат
Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении,организации, предприятия обязательно.
Введение
Глава 1. Номенклатура дел, ее сущность и содержание
1.1 Номенклатура дел: определение и функциональное назначение
1.2 Оформление сроков хранения дел
Глава 2. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел
2.1 Общий порядок разработки номенклатуры дел
2.2 Особенности рассмотрения номенклатуры дел структурного подразделения
2.3 Формирование и хранение дел
Заключение
Список использованной литературы
3.В заголовки дел, содержащих
документы, относящиеся к
— если содержание дела касается
нескольких однородныхадминистративно-
— если содержание дела касается
только одной административно-
4.В заголовки дел, содержащих документы по планированию и (или) отчетности,включаются сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), на (за) которыйсоставлены планы (отчеты). Например: «Годовые и квартальные планы работы МГУП«Синегорская районная поликлиника».
5.В заголовки дел, предназначенных
для однородных (по своему
Еслипредполагается, что дело — например, в связи со значительным объемомдокументов, подлежащих помещению в него, — будет состоять из нескольких томов(частей), то сначала составляется общий заголовок дела, а затем — принеобходимости — заголовки каждого тома (части), тем или иным образом уточняющеесодержание общего заголовка дела. Например: «Служебные записки, заявленияработников по производственным вопросам за 2005 год» (общий заголовок), «Том 2.Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2-йквартал 2005 года» (заголовок тома).
Заголовкидел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом недопускается включение в заголовки дел неконкретных, обтекаемых формулировок,например: «разные материалы», «общая переписка» и т. д. Следует также избегатьупотребления в заголовках дел вводных слов и сложных оборотов.
Послетого как для дел сформулированы заголовки, необходимо произвести ихупорядочение. Делать это следует в одним из двух способов:
— при формировании номенклатуры
дел предприятия в целом в начало документавыносятся
заголовки дел, содержащих организационно-
Предварительноеопределение сроков хранения дел производится с целью обеспечения регулярногоконтроля за их соблюдением и своевременного изменения режима хранения дел(документов), например, с временного на постоянный — при наличии на то соответствующихоснований. Определение сроков хранения производится на основании сведений изтипового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельностипредприятий, а в отсутствие такового — по типовой (примерной) номенклатуре делили по согласованию с органами Федеральной архивной службы РФ.
Присвоениеделам индексов производится с целью безошибочной и оперативной идентификациидел и включенных в их состав документов. Индекс дела представляет собойвыполненное арабскими цифрами условное обозначение, например, состоящее изусловного номера структурного подразделения (раздела) с добавлением (черездефис) порядкового номера соответствующего дела в пределах номенклатуры делэтого структурного подразделения (этого раздела). К примеру, бухгалтерии (исоответствующему разделу в составе сводной номенклатуры дел) присвоен условныйномер 05, а открывает этот раздел годовой бухгалтерский отчет. Следовательно, всоставе сводной номенклатуры делу с годовым бухгалтерским отчетом будетприсвоен индекс 05-01.
Делапо вопросам (направлениям) деятельности предприятия, неразрешенным в течениеистекающего календарного года, относятся к категории так называемых переходящихдел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарногогода с тем же индексом.
Послевыполнения перечисленных действий производится проверка составленного проектаноменклатуры дел на предмет ее соответствия своему функциональному назначению.С этой целью производится:
— уточнение состава дел в составе каждого раздела и по номенклатуре дел в целом;
— уточнение заголовков дел, их индексов;
— включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел,необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает втечение календарного года (например, при формировании на предприятии новыхучастков работы, требующих документирования); » уточнение сроков хранения дел.
Вовсех необходимых случаях в проект номенклатуры дел вносятся соответствующиеуточнения. Составленный в окончательном виде проект номенклатуры дел подлежитоформлению (в соответствии с установленными образцами). Оформление включаетразработку формы документа и ее заполнение. В частности, графы в составетабличной части номенклатуры дел заполняются следующим образом: » в графе 1указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органовпредприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарногогода (так называемые резервные индексы;
— в графе 2 указываются заголовки дел;
— в графе 3 («Количество дел (единиц хранения)») при оформлении проектаноменклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в даннойграфе указываются по окончании календарного года2;
— в графе 4 указываются срок хранения дела, а также номера статей посоответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения3;
— в графе 5 («Примечание») при оформлении проекта номенклатуры дел никакихзаписей не делается. В дальнейшем — в течение всего срока действия номенклатурыдел — в данной графе указываются: отметки («в электронном виде») — о делах,состоящих из электронных документов и баз данных;
— названия перечней документов, использованных при определении сроков хранениядел;
— отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел куничтожению;
— сведения о лицах, ответственных за формирование дел;
— отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) дляпродолжения работы с ними.
Полностьюоформленный проект документа подписывается его разработчиком, а такжеорганизатором этой работы — например, руководителем соответствующегоструктурного подразделения. Затем проект номенклатуры дел направляется насогласование. При этом внутреннее согласование производится с:
— руководителем архива предприятия;
— руководителем экспертной комиссии (ЭК) предприятия — только проектов сводных номенклатурдел;
— службой ДОУ (делопроизводством) — только проектов номенклатур дел структурныхподразделений.
Внешнеесогласование проекта сводной номенклатуры дел производится сэкспертно-проверочной комиссией того архивного учреждения, в которое дела(документы) предприятия передаются на постоянное хранение. По итогам согласованияв необходимых случаях производится уточнение и дооформление проекта номенклатурыдел, после чего он заново подписывается руководителем соответствующегоструктурного подразделения (проект сводной номенклатуры дел утверждаетсяруководителем предприятия).
2.2 Особенности рассмотрения номенклатуры дел структурногоподразделения
Особенностиразработки номенклатуры дел структурного подразделения представлены на рис. 3,а сводной номенклатуры дел — на рис. 4. Остановимся далее на организации работысо сводной номенклатурой дел непосредственно после ее утверждения.
Должностныелица и структурные подразделения предприятия, в деятельности которых образуютсядокументы, руководствуются сводной номенклатурой дел при распределениидокументов по делам, определении сроков их хранения до передачи в архив и виных необходимых случаях.
/>
Рисунок3 — Особенности разработки номенклатуры дел структурного подразделения
Сэтой целью сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров,которые направляются:
— в делопроизводство (службу ДОУ) — в качестве рабочего экземпляра;
— в архив;
— в архивное учреждение.
Структурныеподразделения предприятия получают в свое распоряжение выписки изсоответствующих разделов сводной номенклатуры дел.
/>
Рисунок4 — Особенности разработки сводной номенклатуры дел
Экземплярыноменклатуры дел и выписки из нее могут использоваться в практической работекак в бумажном, так и в электронном виде.
2.3 Формирование и хранение дел
Формированием дел называется группировка документов вдела в соответствии с номенклатурой. Формирование дел должно осуществлятьсяцентрализованно. Децентрализованное формирование дел разрешается только в томслучае, если организация территориально разобщена, а также в случаях,вызываемых спецификой деятельности организации.
Структурные подразделениягруппируют в дела документацию по своему профилю. Надо помнить, что нерекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.
Включение в делодокументов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженныхкопий и документов, подлежащих возврату, не допускается. Недооформленные инеправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
При формировании делжелательно учитывать сроки хранения документов. В одном деле должны находитьсядокументы одного срока хранения. Группировать документы постоянного ивременного хранения на одном регистре или в скоросшивателе можно висключительных случаях, например, если они связаны с решением одного вопроса.Однако по окончании делопроизводственного года такие документы разделяются надва дела согласно номенклатуре.
Толщина папки не должнабыть более 20-25 мм, что соответствует 200-250 страницам.
Если же материаланабирается больше, то его разбивают или на тома, или на части под общимзаголовком. Необходимо внимательно подходить к формированию дел и не подшиватьвторостепенные материалы, типа приложений или нескольких копий одного и того жедокумента.
Документы следуетподшивать в дело таким образом, чтобы можно было прочитать резолюцию. Если удокумента оказались недостаточными левые поля для подшивки, то к нимподклеивают полоску бумаги.
Внутри дела документыможно располагать в хронологическом порядке, по мере их поступления, влогической последовательности или в систематическом порядке (например,объяснительная записка к отчету финансовой деятельности предприятия, баланс,приложения). При формировании дел, связанных с жалобами, документы следуетрасполагать в алфавитном порядке, что позволяет быстро отыскать нужную жалобу пофамилии ее автора.
Для брошюровки документовприменяют скоросшиватели как с металлическими держателями, так и со шнуркамивместо металлических держателей. Широкое применение находят и регистры. Ониболее практичны, чем скоросшиватели, так как благодаря специальному устройствуможно без затруднений вкладывать и изымать из них документы.
На заведенное делооформляется обложка, на которой указываются следующие данные:
Методическое руководствои контроль над правильностью формирования дел осуществляет канцелярия (секретариат)организации.
Распорядительныедокументы (приказы, распоряжения и т. п.) формируют в деле по видам ихронологии с относящимися к Ним приложениями.
Коллегиальные документынадо группировать в два дела:
— в первое — протоколы ирешения коллегиального органа;
— во второе — документы кзаседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и другиедокументы).
Протоколы располагаются вхронологическом порядке и по номерам. Документы к заседанию, сгруппированные водно дело, систематизируются по номерам протоколов. Первым подшиваетсяинициативный документ.
Поручения вышестоящихорганов группируются в дела по направлениям деятельности организации. Документывнутри дел располагаются в хронологическом порядке.
Приказы по личному составугруппируются отдельно от приказов по основной деятельности.
Планы, отчеты, сметыгруппируются отдельно от проектов этих документов.
Документы в личных делахрасполагаются в следующем порядке:
1) внутренняя описьдокументов, имеющихся в личном деле;
2) заявление о приеме наработу (направление или представление);
3) анкета;
4) листок по учетукадров;
5) автобиография;
6) документы обобразовании;
7) выписки из приказов оназначении, перемещении, увольнении;
8) дополнение к личномулистку по учету кадров;
9) дополнение к личномуделу по учету поощрений;
10) справки и другиедокументы.
Справки с местажительства, медицинские справки и другие документы второстепенного значения группируютсяотдельно от личных дел. Лицевые счета работников группируются в самостоятельныедела в пределах года и располагаются в них по фамилиям в алфавитном порядке.
Предложения и заявленияграждан по улучшению работы формируются раздельно от заявлений граждан поличным вопросам. Документы в этих делах располагаются в хронологическом илиалфавитном порядке.
Каждое заявление илижалоба и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельнуюгруппу. Если поступает повторное заявление или жалоба или представляютсядополнительные документы, то их подшивают в данную группу документов.
Переписку следуетгруппировать в дела за период учебного или календарного года. Перепискасистематизируется в хронологической последовательности: ответ помещается зазапросом. При возобновлении переписки по конкретному вопросу документывключаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год.