Інформаційне обслуговування та технічне забезпечення процесу документації управління навчальним закладом

       2. З'явиться вікно діалогу для додавання таблиць або запитів таке саме, як і під час встановлення зв'язку між таблицями, в якому треба вибрати потрібні таблиці.

       3. Вибрати поля, які повинні з'являтися у запиті.

       4. Задати порядок сортування.

       5. Визначити умови відбирання записів.

        6. Якщо потрібно, створити розрахункові поля.

        7. Зберегти запит.

Наступний крок – створення  форм. Форми у СУБД АССЕSS створюються самостійно або за допомогою майстрів. Форму, створену за допомогою майстра, можна доробити у режимі конструктора.

Створення форми за допомогою  майстра:

       1. Вибрати вкладку Формы та натиснути на кнопку Создать.

       2. У вікні Новая форма вибрати джерело даних (таблицю або запит), у списку засобів створення форми вибрати Мастер форм та натиснути на кнопку Ок.

      3. Вибрати поля, які повинні вводитися у форму.

      4. Вибрати зовнішній вигляд форми (наприклад, В один столбец) та натиснути на кнопку Данее.

      5. Задати стиль форми (наприклад, Обычный) та натиснути на кнопку Далее.

       6.  Увести ім'я форми та натиснути на кнопку Готово.

Відкрити форму для  перегляду або уведення даних  можна вибравши її ім'я у вікні  бази даних та натиснувши на кнопку Открыть.

Створення підпорядкованих  форм (ієрархічних). Підпорядкована форма  – це форма, яка знаходиться усередині  іншої форми. Головна форма може мати будь-яку кількість підпорядкованих  форм. Головна форма та дані таблиці, на основі котрої вона побудована, повинні  бути зв'язані відношенням «один-до-багатьох»  з першою підпорядкованою формою, а перша підпорядкована форма  – відношенням «один-до-багатьох»  з другою підпорядкованою формою.

У режимі конструктора можна створити нову форму або модифікувати існуючу.

Форма містить такі розділи:

        • Заголовок — використовується для виведення тексту заголовка форми, коментарів по роботі з формою, кнопок для відкривання зв'язаних форм, тощо;

       • Область даннях – містить елементи управління, які призначені щодо виведення даних полів таблиць, керуючі елементи (кнопки, перемикачі);

       • Верхний колонтитул — використовується для відображення заголовка форми, стовпців тощо (виведення відбувається тільки під час друкування форми);

       • Нижний колонтитул -- використовується для зображення дат. номерів сторінок (виведення відбувається тільки під час друкування форми).

       • Область выделения формы (квадрат на перетині лінійок). Якщо виконати CLICK у цій області – відбувається виділення форми. DOUBLE CLICCK – відкривається вікно властивостей форми;

       • Область выделения раздела (квадрат біля заголовка розділу). Якщо виконати CLICK в цій області -- відбувається виділення розділу, DOUBLE CLICCK — відкривається вікно властивостей розділу.

Під час створення нової  форми в ній присутня лише одна категорія — Область данных. Інші розділи додаються за допомогою меню Вид.

Отже, форма складається  з об'єктів. Для додавання нових  об'єктів використовується панель елементів. Кожний об'єкт має властивості, які  можна змінювати у вікні властивостей. Щоб завантажити це вікно, потрібно виділити об'єкт та вибрати меню Вид/Свойства або натиснути праву  кнопку миші та вибрати Свойства.

3.3. Автоматизоване робоче місце секретаря школи

Автоматизоване робоче місце (АРМ) — це програмно-технічний комплекс, призначений для автоматизації  діяльності певного виду. Основною характеристикою АРМ є орієнтація на людину, яка не має професійної  підготовки з використання обчислювальної техніки, але професійно обізнана у  конкретній предметній галузі.

Основною перебудовою  для організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення управління є функціонування системи автоматизованого збирання та обробки інформації при  без паперовій інформаційній  технології. Через цю, фактичну інформацію визначається ступінь плану виробництва  з виготовлення виробів за всіма  параметрами і відповідність  їх конструкторським і технологічним  вимогам.

Щоб організувати систему  автоматизованого збирання та обробки  інформації, яка використовується для  управління об’єктом, потрібно створити такі процеси, за яких вірогідна первинна інформація (яка характеризує виробничо-господарську та іншу діяльність) один раз у мінімальному складі в ритмі виробництва вимірювалась і фіксувалась (а іноді й первинно оброблялась) й у такому самому ритмі (при потребі) передавалася каналами зв’язку до ПЕОМ користувачів і  комплексно (системно, тобто всебічно за відповідними алгоритмами) обробляється (разом з умовно постійною) на ПЕОМ так, щоб одержана в максимумі  результатна інформація була закінчена  обробкою і повністю відповідала  б усім вимогам управління об’єктом, у тому числі інформуванню фахівців різних рівнів, а також процесам конструкторської і технологічної  підготовки виробництва, нормування і  планування, обліку і контролю, складання  установленої звітності й проведення комплексного економічного аналізу за різні періоди часу та по різних структурних ланках і об’єкту управління в цілому. В цьому й полягає її сутність  ефективним  в роботі АРМ є його функціонування в мережах локальної обчислювальної мережі як робочої стаді. Це є особливо доцільним тоді, коли потрібно розподілити інформаційно-обчислювальні ресурси між декількома користувачами.

Технічне забезпечення АРМ має гарантуватати високу надійність технічних засобів, організацію зручних для користувача режимів роботи, спроможність опрацювати в заданий час необхідний обсяг даних. Як індивідуальний користувацький засіб АРМ має забезпечувати високі ергономічні властивості й комфортність обслуговування.

АРМ секретаря школи містить функції одержання статистичної звітності за будь-який період за визначеними формами з можливістю їхньої подальшої модифікації без залучення програмістів, видачі довідок і запитів за довільною формою для всіх користувачів, що мають доступ до цієї інформації. Введення інформації здійснюється за допомогою вбудованого редактора – заповнення шаблонів розпорядницьких документів, що забезпечується вибором усієї необхідної інформації з можливістю подальшого редагування одержаного тексту документа. Наявні також інструменти зміни шаблонів та їх поповнення.

   АРМ секретаря координує також роботу всіх підрозділів, має функції резервного копіювання, відновлення даних, відповідає за розмежування доступу, контроль за «зовнішніми» користувачами системи, створення додаткових запитів до БД за вимогою керівництва школи, має функції супроводження єдиних каталогів БД.

Отже, АРМ секретаря школи працює з єдиною базою даних, що дає змогу:

• забезпечити введення в базу даних інформації там, де вона виникає;
• реалізувати принцип колективної роботи в мережі, що виключає повторне введення даних;
• зберегти службові функції співробітників, закріплені за ними посадовою інструкцією з діловодства [2, c.12].

Висновок. У третьому розділі даної курсової роботи було проаналізовано та описано технічне та програмне забезпечення навчального закладу та досліджено АРМ секретаря школи, а також досліджено особливості програмного забезпечення та його використання на прикладі інформаційної системи «Школа», створеної засобами Microsoft Access. АРМ секретаря школи містять функції одержання статистичної звітності за будь-який період за визначеними формами з можливістю їхньої подальшої модифікації без залучення програмістів, видачі довідок і запитів за довільною формою для всіх користувачів, що мають доступ до цієї інформації. Введення інформації здійснюється за допомогою вбудованого редактора – заповнення шаблонів розпорядницьких документів, що забезпечується вибором усієї необхідної інформації з можливістю подальшого редагування одержаного тексту документа. Наявні також інструменти зміни шаблонів та їх поповнення.

 

ВИСНОВКИ

На сьогодні сучасне виробництво характеризується постійним ростом об’ємів інформації, що оброблюється та збільшенням вимог до якості управління. Це створює передумови для пошуку нових інформаційних технологій управління на основі сучасних засобів обчислювальної техніки.

У даній курсовій роботі освітлені питання інформаційного обслуговування – теоретичні та практичні аспекти: описаний склад та організація інформаційного забезпечення (структура інформаційного забезпечення, призначення усіх баз даних, принципи організації інформаційного забезпечення). Нами було визначено та досліджено шляхи автоматизації інформаційної системи управління навчального закладу на прикладі школи. У ході виконання курсової роботи ми побудували мережну модель за допомогою ППЗ MS Project та визначили кількість ресурсів, необхідну для даного проекту. Проаналізувавши технічне та програмне забезпечення школи, нами було досліджено місце в ньому АРМ секретаря-референта. Також ми описали інформаційну систему «Школа», створену засобами Microsoft Access, де пропонується організація АРМу секретаря школи на базі ПЕОМ. Облік наявності та руху особистих справ учнів та працівників школи, а також ведення діловодства згідно до номенклатури справ – відповідальний відрізок робіт, який потребує точності, своєчасності та достовірності, крім того, достатньо трудомісткий процес. Тому автоматизація процесу, а також організація АРМа дозволить значно підвищити продуктивність праці секретаря школи.

Отже, при написанні курсової роботи, ми закріпили і поглибили знання, набуті при вивченні дисципліни «Інформаційне обслуговування та технічне забезпечення процесу управління» на прикладі аналізу інформаційної системи школи. Адже зараз виникає необхідність автоматизувати робоче місце секретаря-референта, який забезпечуватиме діяльність директора та інших працівників школи, що досягається програмним та технічним забезпеченням для автоматизації управлінських процесів і набагато підвищує продуктивність його праці.

Список використаної літератури

1. Посадова інструкція секретаря школи від 27.06.2006 №68.
2. Денісова О.О. Інформаційні системи і технології в педагогічній діяльності: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 2004. – 307 c.
3. Управління проектами: Підручник: Автор: Ноздріна Л.В., Ящук В.І., Полотай О.І. Издательство: ЦУЛ- : 2010.
4. Режим доступу: http://www.ebooktime.net.
5. Половнев Н.М., Якимов А.М.  Системы автоматизированной обработки учетной информации. - М.: Финансы и статистика, 1994. - 187 с.
6. Твердохлеб Н.Г., Татарчук Н.И., Сендзюк М.А.  Организация машинной обработки экономической информации в промышленности. - К.: Вища школа, 1984. - 416с.
7. Ситник В.Ф., Пинчук Н.С., Волк Б.Г.  Автоматизация расчетов по материально-техническому обепечению производства. - К.: Техника, 1990. - 168 с.
8. Полковский Л.М., Зайдман С.А., Беркович М.Е.  Автоматизация учета на базе персональных ЭВМ. - М.: Финансы и статистика, 1991. - 192 с.
9. Компьютеризация информационных процессов на  промышленных предприятиях / В.Ф. Сытник, Х. Срока ,Н.В. Еремина. - К.: Катовице: Техника: Экономическая академия им. К. Адамецкого, 1991. - 215 c.
10. Вейскас Джон. Эффективная работа с Microsoft Access 97. — СПб: Питер. 1999. —973 с.
11. Послед Борис Access 2000. Базы данных и приложения.- К: "ДиаСофт", 2000.- 512с.
12. Галузинський Г. 77., Гордієнко I. В. Сучасні технологічні засоби обробки інформації: Навчальний посібник. — К.: КНЕУ, 1998. — 224 с.
13. Тексти лекцій з диципліни «Інформатика та комп'ютерна техніка» для студентів спеціальності 6103. Ч. 1 — Робота з базами даних / Укл.: О. Ф. Клименко. — К.: КНЕУ, 2002 (електронний варіант).
14. Управління проектами: Підручник: Автор: Ноздріна Л.В., Ящук В.І., Полотай О.І. Издательство: ЦУЛ- : 2010.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ДОДАТКИ