Інформаційне обслуговування та технічне забезпечення процесу документації управління навчальним закладом

 

Міністерство освіти і  науки, молоді та спорту України

Кіровоградський національний технічний університет

Факультет економіки та менеджменту

Кафедра обчислювальної техніки  та прикладної математики

 

Курсова робота

З дисципліни: «Інформаційне  обслуговування та технічне забезпечення процесу управління»

На тему:

Інформаційне  обслуговування та технічне забезпечення процесу документації управління навчальним закладом

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Кіровоград - 2012

 

ЗМІСТ……………………………………………………………………………2

ВСТУП……………………………………………………………………..……..3

РОЗДІЛ І. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧІ ТА ЗНАЧЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ОБСЛУГОВУВАННЯ ПРОЦЕСУ УПРАВЛІННЯ ДЛЯ ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ………………………………………...5

1. Засади організації, структура та місце секретаря в навчальному закладі на прикладі школи ………………………...5

1.2. Аналіз програмного забезпечення та визначення шляхів автоматизації інформаційної системи управління школи…………………9

РОЗДІЛ ІІ. Аналіз інформаційного забезпечення системи управління віртуального навчального закладу на прикладі школи та побудова імітаційної моделі управлінських процесів за допомогою ППЗ MS Project……………………………………………………………………………17

2.1. Загальна характеристика, організаційна структура та основні  параметри проекту…………………………………………………………17

2.2. Побудова моделі у вигляді діаграми Ганта та її дослідження……………………………………………………………………...20

РОЗДІЛ ІІІ. Аналіз технічного та програмного забезпечення школи та дослідження АРМ секретаря-референта…………………………………22

3.1. Технічне забезпечення  секретаря школи…………………………...22

     3.2. Створення інформаційної системи віртуального навчального закладу «Школа», створеної засобами Microsoft Access…………………..23

     3.3.  Автоматизоване робоче місце секретаря школи…………………..27 ВИСНОВКИ…………………………………………………………………….30

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ…………………………………………………………………...31

ДОДАТКИ………………………………………………………………………33

 

ВСТУП

Актуальність. Будь-який процес управління - це інформаційний процес, який передбачає виконання функцій збору, передачі, обробки, аналізу інформації та прийняття відповідних рішень. Забезпечення якісного інформаційного обслуговування користувачів шляхом видачі вірогідної, своєчасної та достатньої для прийняття управлінських рішень інформації у формі, яка є зручною для використання, є основним призначеням інформаційного забезпечення.

Актуальність дослідження  обґрунтована необхідністю розробки механізмів пріоритетних напрямів розвитку загальної  середньої освіти, які визначені  Державною національною програмою  «Освіта», Законом України «Про загальну середню освіту», Концепцією загальної  середньої освіти, Національною доктриною  розвитку освіти.

У цих документах акцент ставиться на розвиток інноваційних освітніх технологій в навчальному  процесі загальноосвітнього навчального  закладу з метою забезпечення переходу освіти на нову, особистісно-орієнтовану  парадигму. Разом з цим, впровадження зазначених технологій у сучасну  педагогічну практику просувається дуже повільно. Це відбувається через  недосконалість сучасних технологій управління освіти в цілому та технологій управління процесом впровадження інновацій зокрема.

Метою курсової роботи є закріплення і поглиблення знань, набутих при вивченні дисципліни «Інформаційне обслуговування та технічне забезпечення процесу управління» на прикладі аналізу інформаційної системи віртуального навчального закладу (школи).

Поставлені задачі:

1. Проаналізувати значення інформаційного обслуговування  процесу управління для організаційної системи навчального закладу.
2. Визначити та дослідити шляхи автоматизації інформаційної системи управління навчального закладу на прикладі школи.
3. Побудувати мережну модель за допомогою ППЗ MS Project та здійснити її оптимізацію з метою заощадження ресурсів.
4. Проаналізувати технічне та програмне забезпечення навчального закладу та дослідити в ньому АРМ секретаря-референта.

Предметом курсової роботи є аналіз інформаційної системи школи.

Об’єктом дослідження у даній роботі є інформаційні процеси, пов’язані з автоматизацією діловодства роботи секретаря школи.

Структура курсової роботи: вступ, 3 розділи, висновки, список використаних джерел та літератури, додатки.

У першому розділі даної  курсової роботи було проаналізовано значення інформаційного обслуговування процесу управління для організаційної системи навчального закладу на прикладі школи, а також визначено шляхи автоматизації його управління.

У другому розділі даної  курсової роботи було проаналізовано інформаційне забезпечення системи управління школи та побудовано імітаційну модель управлінських процесів за допомогою ППЗ MS Project. Визначено загальну характеристику, організаційну структуру, а також основні параметри проекту.

У третьому розділі даної  курсової роботи було проаналізовано та описано технічне та програмне  забезпечення школи та досліджено АРМ секретаря-референта, а також досліджено особливості програмного забезпечення та його використання у роботі секретаря школи на прикладі інформаційної системи «Школа», створеної засобами Microsoft Access.

 

РОЗДІЛ І. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧІ ТА ЗНАЧЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ОБСЛУГОВУВАННЯ ПРОЦЕСУ УПРАВЛІННЯ ДЛЯ ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ

2. Засади організації, структура та місце секретаря в навчальному закладі на прикладі школи

Узгодження між освітньою  моделлю в школі і структурою її управління - умова гармонійного розвитку організаційних і освітніх процесів. В основу проектування моделі управління школи покладено ЗУ "Про освіту", Статут школи, нормативно-правові документи Міністерства освіти і науки, педагогічної ради та органів громадського самоврядування школи. Реальна можливість надати педагогічному процесу цілісність і оптимальність пов'язана не тільки з її вдосконаленням, але і з застосуванням інформаційної системи, яка будується відповідно до прогнозованих цілей. Ця система передбачає варіативність і оптимальну технологічність змісту, засобів, форм і методів навчання, де в управлінні активно задіяні не тільки директор, його заступники та вчителі школи, а й секретар, на якого покладені обов’язки забезпечення їхньої діяльності [2, c.10].

Децентралізація системи  управління школою сприяє гармонізації змістовної та управлінської діяльності, причому для кожного окремого структурного підрозділу передбачаються конкретні цілі, оцінюється складність і неоднорідність об'єкта управління. У системі управління школи функціонують не окремі модулі, які працюють за відомими освітніми моделями, а їх оптимальна комбінація. Їх діяльність визначена наступними стратегічними вимогами:

• Повне охоплення напрямків роботи;
• Координація і взаємозв'язок діяльності різних підрозділів;
• Адаптивність управлінської моделі до мінливих соціально-економічних умов, відкритість, що дозволяє суб'єктам управління своєчасно вводити в наявну систему нові структури, відмовлятися від застарілих;
• Використання в управлінні школою сучасних інформаційних технологій;
• Оптимальне для даної моделі залучення кваліфікованих фахівців, у тому числі з числа громадськості до прийняття управлінських рішень.

Виходячи з цілей, принципів  побудови та стратегії розвитку побудована схема управління, в якій виділяється 4 рівні управління та місце в ній секретаря-референта (Рис. 1):

 

 

Рисунок 1 – Структура  школи та місце в ній секретаря-референта

Перший рівень - директор - головне адміністративне особа, що втілює єдиноначальність і несе персональну відповідальність за все, що робиться в освітньому закладі між всіма суб'єктами управління. На цьому ж рівні перебувають вищі органи колегіального та громадського управління, що мають той чи інший правовий статус: Рада школи, педагогічна рада, органи самоврядування учнів. Суб'єктів управління цього рівня забезпечує єдність керуючої системи в цілому, визначають стратегічний напрям розвитку освітнього закладу, всіх його підрозділів.

Другий рівень - заступники директора освітнього закладу і  завгосп, органи, що входять в сферу  впливу кожного з членів адміністрації.

Кожен член адміністрації  інтегрує певний напрям або підрозділ  навчально-виховної системи відповідно до свого адміністративного статусу  або суспільної ролі. Цей рівень виступає ланкою опосередкованого керівництва  директора освітньою системою. Його головна функція - узгодження діяльності всіх учасників процесу відповідно до заданих цілей, програмою та очікуваними результатами, тобто домагатися тактовного втілення стратегічних завдань і прогнозів.

Третій рівень - методичні  об'єднання. До управлінців цього рівня відносяться керівники методичних об'єднань. Взаємодія суб'єктів управління цього рівня здійснюється через спеціалізацію функцій при їх одночасної інтеграції. Керівництво на цьому рівні засноване переважно на особистих контактах, здійснюється з урахуванням індивідуальних особливостей і не формалізовано.

Четвертий рівень - учні, батьки та вчителі. Розвиток самоврядування на цьому рівні забезпечує реалізацію принципу демократизації. Участь дітей  в керуючій системі формує їх організаторські  здібності та ділові якості.

У структурних зв'язках  принциповим є єдність управління - співуправління - самоврядування. Вертикальні  зв'язки в рівнях управління відображають формулу "влада - підпорядкування". Саме цим займається секретар, який забезпечує діяльність та гармонійний розвиток функціональних обов'язків для управлінців кожного рівня управління, що забезпечує чіткість і злагодженість в управлінні розвитком освітньої установи, позбавляє від перекладання відповідальності з одного посадовця на іншого. Така робота по організації грамотного управління спрямована на підвищення культури управлінської діяльності. Управління педагогічною системою, як і управління будь-якої соціальної системою є перш за все, процес переробки інформації, що складається з трьох основних етапів: збір інформації, її переробка та видача управлінського рішення.

Розвиток системи управління школою на планований етап передбачає перехід до системної моделі управління освітньою установою, розробка якої і буде становити один з блоків роботи адміністрації школи.

1.2. Аналіз програмного забезпечення та визначення шляхів автоматизації інформаційної системи управління школи

Інформаційна система  – сукупність організаційних і технічних  засобів для збереження та обробки  інформації з метою забезпечення інформаційних потреб користувачів [2, c.25]. Для визначення шляхів автоматизації інформаційної системи управління школи, треба розглянути уже відомі автоматизовані системи, які успішно функціонують у школах України.

Так, наприклад, АСК "Школа" – це спеціалізована інформаційна система, що працює з базами даних особистих справ співробітників, учнів школи і їхньої успішності, що допомагає адміністрації школи організовувати навчальний процес. Її створення викликано розвитком єдиного інформаційного освітнього середовища і необхідно для підвищення ефективності і якості керування на основі впровадження сучасних інформаційних технологій, що дозволить:

• Підвищити ефективність процесу керування за рахунок оперативності в одержанні більш достовірної інформації про стан об'єктів керування і скорочення часу реакції керівництва (ухвалення рішення, постановки задач, контролю виконання);
• Звільнити органи керування всіх рівнів від малопродуктивної рутинної праці по збору інформації і складанню всіляких звітів, створивши умови для творчої праці;
• Різко скоротити паперові потоки документообігу і перейти на безпаперове діловодство;
• Стандартизувати діловодство;
• Використовувати зовнішніми користувачами (установами охорони здоров'я, військовими комісаріатами, податковою інспекцією, усілякими фондами та ін.) інформаційний ресурс управління освітою для рішення регіональних соціально значимих задач.

Для повноцінної роботи АС "Школа" формуються робочі місця: директора школи, завуча, секретаря, педагогів, адміністратора мережі, що користуються різними правами доступу  до баз даних.

Умовно програму можна  розбити на кілька функціональних підсистем, з якими працюють різні користувачі:

Підсистема діловодства  дозволяє:

1. вести особисті справи співробітників установи і школярів;
2. формувати адресну й алфавітну книги;
3. створювати будь-які форми звітів, використовуючи системи пошуку, динамічного звіту і конструктора звітів. Формувати стандартні звіти про склад учнів по статі і по роках;
4. виводити на друк картку учня і особову справу співробітника;
5. використовуючи підсистему "накази", створювати проекти наказів по навчальному закладу по визначених шаблонах, вести електронні книги наказів по учням, по персоналу школи і руху учнів.