Інформаційне обслуговування та технічне забезпечення процесу документації управління навчальним закладом

Підсистема планування:

1. розраховує базисний і навчальний плани, та сітку годин на основі сформованої структури школи, списків класів, базового і шкільного компонентів;
2. дозволяє розподіляти основне і додаткове навантаження викладачів.

Підсистема аналітики  дозволяє проводити аналіз стану  навчального процесу за критеріями:

1. якість знань;
2. успішність учнів у відсотках;
3. середній бал.

Використовуючи отримані дані, можна оцінити роботу викладача  по будь-якому предмету в будь-якому  класі, школу в цілому і по кожному  предмету окремо. Цей аналіз можна  вивести в графічній або табличній  формі і використовувати при  атестації викладачів і визначенні стану навчального процесу в  школі.

Підсистема "Накази" дозволяє формувати і видавати накази по освітній установі в автоматизованому режимі, здійснювати ведення книг наказів  по співробітниках і учнях школи, книг руху учнів, а також здійснювати  контроль за виконанням наказів.

Програмний комплекс АС "Школа" є відкритою системою, яка здатна функціонувати разом з іншими програмами автоматизації освітніх установ.

Інший програмний продукт  – Net Школа Україна - комплексна інформаційна система, області застосування якої включають [3, c.35]:

1. Побудову єдиного інформаційного середовища загальноосвітньої установи: школи, гімназії, ліцею, коледжу і тому подібне.
2. Дистанційне навчання в рамках шкільного навчального процесу:
• навчання обдарованих дітей,
• навчання дітей-інвалідів,
• навчання хворих дітей,
• навчання в системі додаткової освіти,
• навчання дітей у віддалених сільських районах і так далі.

Побудова єдиного освітнього середовища району (міста) для здійснення обміну інформацією між навчальними  закладами, управліннями освіти, дошкільними  установами та ін. На основі Net Школи розроблено принципово нове рішення - система Net Місто - для формування єдиного освітнього простору районів (міст).

Для керівництва школи  за допомогою цієї інформаційної  системи вирішуються наступні завдання:

 

• оперативне отримання і аналіз інформації про навчальний процес для ухвалення управлінських рішень;
• ведення алфавітних книг, особистих справ співробітників, учнів, батьків для створення оперативних звітів;
• ведення розкладу, перегляд розкладу з різних точок зору (на місяць/тиждень/день, по учителям, по класам, по кабинетх і т.д.), ведення шкільних і класних заходів;
• моніторинг руху учнів;
• створення системи шкільного документообігу;
• автоматизоване складання звітності для управління освіти;
• конструювання власних звітів.

Net Школа гнучко настроюється на потреби кожного навчального закладу:

• можливо оперативно враховувати зміни в навчально-виховному процесі, в т.ч. заміни викладачів і рух учнів;
• можливість вводити будь-які типи навчальних періодів: чверті, триместри, півріччя та ін.;
• гнучка (не обов'язково 12-бальна) шкала оцінок у класному журналі;
• гнучкий механізм створення підгруп по предметах, профілів і компонентів в навчальному плані;
• можливість вести будь-яку кількість варіантів календарно-тематичного планування по предмету в класі;
• можливість вивести будь-яку інформацію на друк або в MS Excel для подальшої обробки.

Особливість продукту полягає  в його мережевій архітектурі. Net Школу досить встановити тільки на одному комп'ютері - сервері, а працювати в системі можна з будь-якого комп'ютера, включеного в локальну мережу. На комп'ютерах користувачів не потрібно встановлювати спеціальних програм, потрібна лише стандартна програма-браузер (наприклад - Internet Explorer). Робота в Net Школі виглядає як робота в Інтернет, але доступ в Інтернет не обов'язковий: звернення відбувається не до зовнішніх сайтів, а до сервера Net Школи.

Якщо в школі є доступ в Інтернет, то використовувати Net Школу можна також і через Інтернет. Наприклад, можна надати батькам доступ до електронних щоденників своїх дітей. Важливо, що користувач не прив'язаний до свого робочого місця і може працювати в системі з будь-якого комп'ютера, наприклад, учень і батько з домашнього комп'ютера, з Internet-клубу та ін.

Портал “Кіровоградська  обласна освітня мережа: Шкільна  мережа” являє собою головну  частину інформаційної системи  “КУРС: Освіта” і включає набір  засобів та інструментів, призначених  для автоматизації управлінської  діяльності адміністрацій загальноосвітніх навчальних закладів регіону, управлінь  і відділів освіти рай/міськдержадміністрацій, обласного управління освіти і науки  облдержадміністрації. Комплекс дозволяє створити єдину систему збору, обробки  та зберігання інформації Кіровоградської  області в розрізі закладів загальної  середньої освіти. Одночасно вирішується  проблема забезпечення районних, міських  відділів/управлінь освіти та обласного  управління освіти і науки повною оперативною інформацією про  діяльність загальноосвітніх навчальних закладів, що дає можливість здійснювати  освітній менеджмент на більш високому рівні, ефективніше планувати витрати  міських та районних бюджетів в рамках реалізації освітянських програм, раціонально  та обґрунтовано корегувати напрями  для подальшого розвитку загальної  освіти Кіровоградської області, а  з іншого боку – забезпечувати  відповідний рівень контролю за діяльністю навчальних закладів регіону.

Комплекс побудовано з  використанням дворівневої архітектури. В ЗНЗ регіону встановлені  програмні рішення “КУРС: Школа”, які працюють автономно з використанням  сучасних клієнт-серверних технологій і одночасно потрібна інформація за допомогою спеціальної служби обміну передається на WEB-сервер. Доступ до нього користувачами може бути організовано через будь-який сучасний браузер, (наприклад, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera тощо). Завдяки такій архітектурі Комплекс надає можливість ведення баз даних в ЗНЗ та відділах/управліннях освіти без тимчасового доступу до мережі Інтернет з подальшим доповненням внесених даних до загальнообласної бази [4, c.45].

Структурно Комплекс складається  з програмного забезпечення, яке  використовується в ЗНЗ, районних, міських  відділах/управліннях освіти та центрального WEB-сервера, який розміщено в одному із найбільш надійних та захищених дата-центрів України. При цьому користувачі отримують доступ до потрібних даних як локально, так і через мережу Інтернет. Об’єм даних, якими може оперувати кожен з користувачів, визначається в залежності від прав, наданих адміністратором Комплексу. Для користування WEB-порталом гості можуть бачити лише обмежену частину даних, а відповідальні особи отримують авторизований парольний доступ з використанням шифрованих протоколів обміну даними.

Можливості програмного  Комплексу:

· Розвинена система доступу  на різних рівнях в залежності від  прав доступу;

· Ведення баз даних  кадрового складу навчальних закладів (в розрізі категорій, встановлених Законом України "Про загальну середню освіту");

· Ведення списку дітей (учнів  та дітей мікрорайону)

· Ведення бази даних шкільних приміщень;

· Шкільна мережа (розподіл на паралелі та класи);

· Складання навчальних робочих  планів;

· Формування навантажень  учителів;

· Складання та перегляд табелю відпрацьованого робочого часу;

· Складання та ведення  розкладу занять;

· Автоматичне формування та друк звітів.

У контексті інформаційних  систем і технологій особливого значення набуває таке поняття, як дані —  інформація, подана у формалізованому  вигляді, придатному для обробки автоматизованими засобами за можливої участі людини. Сучасною формою організації даних на машинних носіях є автоматизовані банки даних.

Автоматизований банк даних  — це система інформаційних, математичних, програмних, мовних, організаційних і  технічних засобів, необхідних для  інтегрованого нагромадження, зберігання, ведення, актуалізації, пошуку та видачі даних. Основними складовими автоматизованого банку даних є база даних і система управління базою даних (СУБД).

     База даних — це іменована структурована сукупність взаємозв’язаних даних, що відбиває стан об’єктів та відношень між ними в певній предметній галузі. База даних призначається для використання багатьма користувачами у процесі розв’язування кількох прикладних задач і не залежить від окремих прикладних програм, що є її перевагою. База даних перебуває під управлінням СУБД — комплексу програмних і мовних засобів загального і спеціального призначення, необхідних для створення бази даних, підтримки її в актуальному стані, маніпулювання даними й організації доступу до них різних користувачів чи прикладних програм в умовах застосовуваної технології оброблення інформації [15, c. 30].

   Організація баз даних є необхідною передумовою для створення освітніх інформаційних систем. В третьому розділі ми детальніше ознайомимося із усіма можливостями бази даних на прикладі програмного забезпечення Microsoft Office Access «Школа».

Висновок. У першому розділі даної курсової роботи було проаналізовано значення інформаційного обслуговування процесу управління для організаційної системи навчального закладу – школи, а також визначено шляхи автоматизації її управління. Інформаційне забезпечення в цьому випадку має за мету надати керівництву у зручному режимі роботи структуровану систему даних і знань щодо роботи кожного підрозділу установи. При цьому виникає необхідність автоматизувати робоче місце секретаря-референта, який забезпечуватиме діяльність працівників школи.

Проаналізувавши інформаційні системи управління навчальних закладів, які на сьогодні існують та можливості їхнього застосування при автоматизації управлінських процесів, ми дійшли висновку, що бази даних є найкращим варіантом. Вони призначається для використання багатьма користувачами у процесі розв’язування кількох прикладних задач і не залежить від окремих прикладних програм, що є їхньою перевагою.

 

РОЗДІЛ ІІ. Аналіз інформаційного забезпечення системи управління віртуального навчального закладу на прикладі школи та побудова імітаційної моделі управлінських процесів за допомогою  ППЗ MS Project

2.1. Загальна характеристика, організаційна структура та основні  параметри проекту

Проект — це задум (завдання, проблема) та необхідні засоби його реалізації з метою досягнення бажаного економічного, технічного, технологічного чи організаційного результату [6, c.18].

Перед складанням розкладу проекту всі його учасники повинні  знати свої функції з урахуванням  усіх рекомендацій та порад, що допоможе безперебійній роботі програмного  забезпечення для успішного досягнення мети. Необхідно також розуміти кроки  по зміні проекту, коли всі його структури  будуть задіяні. Незалежно від складності проекту, він складається з наступних  основних етапів:

1. Визначення основних цілей виконання проекту – стратегії проекту;
2. Планування виконання задач проекту;
3. Керування ходом виконання проекту;
4. Подання ходу виконання проекту;

Визначальними факторами  при реалізації того або іншого проекту  є:

• мета й задачі проекту, часто називають областю охоплення;
• час на виконання задач проекту;
• витрати, а точніше виділені ресурси на виконання того або      іншого завдання проекту (персонал, устаткування, матеріали).

Управління календарним  плануванням проектів здійснюється за допомогою сіткового планування і керування – комплексу графічних  і розрахункових методів, організаційних заходів, що забезпечують моделювання, аналіз і динамічну перебудову плану  виконання складних проектів і розробок. Характерною рисою таких проектів є те, що вони складаються з ряду окремих, елементарних робіт. Вони обумовлюють  одна одну так, що виконання деяких робіт не може бути почати раніше, ніж будуть довершені деякі інші. У нашому випадку для створення моделі роботи секретаря школи потрібно розбити проект на послідовність задач (подій), встановити зв’язки між ними, а також визначити тривалість виконання цих подій: