Інформаційне обслуговування та технічне забезпечення процесу документації управління навчальним закладом

Найменування робіт	Код роботи	Попередні роботи	Час виконання
Прийом документації	А1	-	1
Оформлення справ учнів  та працівників школи	А2	А1	2
Збір матеріалів на засідання	А3	А1	2
Систематизація кореспонденції	А4	А1	1
Ведення картотеки, облікових  журналів і трудових книжок	А5	А2	2
Підготовка зборів, засідань та педагогічних рад	А6	А3	2
Передача кореспонденції директору	А7	А4	1
Ведення і оформлення протоколів засідань і нарад	А8	А6	1
Оформлення вихідної кореспонденції	А9	А7	1
Ведення номенклатури справ  та внутрішньої документації	А10	А5, А8, А9	5
Передача документації в  архів	А11	А10	6

Взаємозв’язок робіт і подій, необхідних для досягнення кінцевої мети проекту, зображуються за допомогою мережної моделі (Додаток А). На сітковому графіку роботи зображуються стрілками, що з’єднують вершини, які зображують події. Початок і закінчення будь-якої роботи описуються парою подій, що називаються початковою і кінцевою подіями. Тому для ідентифікації конкретної роботи використовують код роботи (i,j), що складається з номерів початкової (і-го) і кінцевої (j-го) подій, а зв’язки між роботами зображуємо у вигляді кіл з порядковими номерами.

Роботи, що виходять з деякої події не можуть розпочатися,  доки не будуть завершені всі операції, що входять в цю подію. Подія, що не має попередніх подій, тобто з якої починається проект, називається початковою подією. Подія яка не має наступних подій і відображає кінцеву мету проекту – є кінцевою.

Наступним кроком є розрахунок мережної моделі, який виконують прямо на мереженому графіку, користуючись простими правилами.

До тимчасових параметрів подій  відносяться:

1) Ранній термін настання події I Tp (i);

2) Пізній термін настання події Tn (i);

3) Резерв часу настання події R (і).

Tp (i) – це час, необхідний  для виконання всіх робіт, що  передують даній події і;

Tn (i) – це такий час настання події, перевищення якого викличе аналогічну затримку настання завершальної події в сітці;

R (і) ^– це такий проміжок часу, на який може бути відстрочено настання цієї події без затримання термінів та завершення розробки в цілому.

У нашому випадку робота А1 є вихідною роботою, на яку опираються інші роботи відповідно до даної таблиці.

Ключовим моментом є поняття  критичного шляху. Це той ланцюжок робіт, для якого характерна найбільша  тривалість виконання.

Особливість критичного шляху полягає в тому, що саме його тривалість визначає максимальний термін здійснення проекту вцілому. У нашому випадку він дорівнює 42 дні, роботи критичного шляху – А1, А3, А6, А8, А10, А11.

Терміни виконання робіт, що лежать поза критичним шляхом, в тому чи іншому ступені «плавають» - тобто  для таких робіт завжди є можливість або збільшити час початку, або почати із запізненням – на загальній тривалості проекту це ніяк не позначиться.

Для цього робимо розрахунок тимчасових параметрів  за допомогою MS EXEL 2003 (Додаток Б).

В MS Exel створюємо табличку із назвами стовпчиків (i, j) (роботи), t (i, j) (час виконання роботи), Tpн (i, j) (ранній термін початку роботи), Tpo (i, j) (ранній термін закінчення роботи), Tпн (i, j) (пізній термін початку роботи), Tпo (i, j) (пізній термін закінчення роботи), Rн (i, j) (повний резерв роботи), Rc (i, j) (вільний резерв роботи), R j.

Tpo (i, j) вичислюємо за формулою: = Tpн (i, j)+ t (i, j);

Tпн (i, j) = Tпo (i, j) - t (i, j);

Rн (i, j) = Tпo (i, j) - Tpн (i, j) - t (i, j);

Rc (i, j) = Rн (i, j) - R j.

Таким чином, ми бачимо, що на двох підкритичних шляхах є резерви  часу, тобто можна зміщувати там  роботи без ризику збільшення тривалості проекту і з метою забезпечення ефективності праці співробітників, що залучені до виконання цих робіт  в проекті.

2.2. Побудова моделі  у вигляді діаграми Ганта та  її дослідження

Після того, як ми побудували мережну модель, наступним етапом проектування є побудова діаграми Ганта за допомогою програми Microsoft Project 2003 (див. Додаток В). Ця програма допомагає скласти календарний план виконання проекту та наочно ілюструє його виконання.

Календарне планування —  це процес складання й коригування  розкладу, в якому роботи, що виконуються  організацією, взаємопов'язуються між  собою в часі і з можливостями їх забезпечення різними видами матеріально-технічних  та трудових ресурсів

При календарному плануванні обов'язково повинно враховуватись дотримання заданих обмежень (тривалість робіт, ліміти ресурсів тощо) та оптимальний розподіл ресурсів [9, с. 10].

Параметрами календарного плану в  найпростішому варіанті є дати початку  та закінчення кожної роботи, їх тривалість та необхідні ресурси

Дата раннього початку - це найбільш рання дата, коли робота може бути розпочата. Якщо до неї додати тривалість роботи, отримаємо дату її раннього завершення. Для даного проекту це вт.09.05.12.

Через те, що виконання роботи може залежати від завершення якогось  її елемента, існує остання дата, коли робота може бути завершена без  затримки роботи проекту. Ця дата обчислюється як сума дати пізнього початку та тривалості виконання роботи. Для даного проекту це ср.30.05.12.

Робота з нульовим резервом часу називається критичною, її тривалість визначає тривалість реалізації проекту  загалом. Критична тривалість - мінімальна тривалість, протягом якої може бути виконаний  весь комплекс робіт проекту [6, с. 35].

Критичний шлях — шлях у сітковій моделі, тривалість якого рівна критичній. Ці роботи виділені на графіку червоним кольором.

Метод критичного шляху є основним для розрахунку ранніх та пізніх початків та закінчень робіт та резервів часу. Календарний план як перелік тільки планових параметрів проектних робіт  втрачає свій сенс без порівняння з фактичними термінами виконання, тому частіше говорять про календарний  графік. Він відбиває планові та фактичні дані про початок, кінець і  тривалість кожного робочого елементу.

В цілому аналіз можливості реалізації проекту проводиться  на основі вхідної інформації з врахуванням  технічного проекту календарного плану, оцінки витрат за додатковими критеріями. Таким чином проводиться інтегральна оцінка надійності проекту. Інтерфейс програми умовно можна поділити на дві частини. У лівій частині розташована таблиця зі стовпцями:

1. Назва задачі;

2. Тривалість (дні);

3. Початок;

4. Кінець;

5. Попередник;

6. Назва ресурсу.

Відповідно до заповнення це відображається у лівій частині, вона представляє собою відрізки, розміщені на горизонтальній шкалі  часу. Кожен відрізок відповідає окремому завданню або підзадачі. Завдання і  підзадачі, складові плану, розміщуються по вертикалі. Початок, кінець і довжина  відрізка на шкалі часу відповідають початку, кінцю і тривалості завдання, також показується залежність між  завданнями.

Висновок. У другому розділі даної курсової роботи було проаналізовано інформаційне забезпечення системи управління навчальним закладом на прикладі школи та побудовано імітаційну модель управлінських процесів за допомогою ППЗ MS Project. Визначено загальну характеристику, організаційну структуру, основні параметри проекту, а також розроблено в MS Exel характеристику тимчасових параметрів.

Управління календарним  плануванням проектів здійснюється за допомогою сіткового планування і керування – комплексу графічних  і розрахункових методів, організаційних заходів, що забезпечують моделювання, аналіз і динамічну перебудову плану  виконання складних проектів і розробок.

 

РОЗДІЛ ІІІ. Аналіз технічного та програмного забезпечення школи та дослідження АРМ секретаря-референта 

3.1. Технічне забезпечення  секретаря школи

Робоче місце секретаря  є важливим осередком організації трудового процесу в школі. Оскільки секретар - "обличчя фірми", то і його робоче місце повинне бути зразком правильної організації, показником високої культури праці.

Використання сучасної організаційної техніки, по її устаткуванню й оснащенню є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності і якості праці, збереження працездатності в плині усього робочого дня [7, c. 12].

Широке впровадження комп'ютерної  техніки та інформаційних технологій в роботі секретаря школи значно полегшують його роботу. Для опрацювання великої кількості інформації, що циркулює в школі, використовуються комп'ютери. Не обходиться робота секретаря і без елементарного забезпечення оргтехнікою та іншими інформаційно-технічними засобами: завдяки високій швидкості роботи факсів, комп'ютерів, принтерів, ксероксів, електронної пошти прискорилася робота по оформленню особистих справ учнів та працівників школи, наказів директора тощо. Відпала потреба в рутинній ручній роботі, що її могли б виконувати різні службовці.

Обсяг планово-розпорядницької інформації настільки великий, що для її своєчасного аналізу і правильної оцінки потрібно повсюдне застосування комп'ютерних засобів збору, передачі та обробки.

Сучасні персональні комп'ютери здатні підтримувати складне графічне програмне забезпечення і обробляти великі масиви планово-розпорядницьких даних та вказівок, можуть застосовуватися як для багатокористувацьких систем з декількома робочими станціями, так і для забезпечення окремих видів планової діяльності. Реалізація переваг систем автоматизованого планування можлива, коли будь-яка інформація легко доступна секретарю та іншим працівникам школи або забезпечена її швидка передача між ланками керівництва даного навчального закладу [13, c. 25].

3.2. Створення інформаційної системи віртуального навчального закладу «Школа», створеної засобами Microsoft Access

Інформаційна система є комунікаційною системою по збору, передачі, переробці  інформації про об'єкт, забезпечуючи працівників різного рангу інформацією  для реалізації функції управління. Інформаційна система створюється для конкретного об'єкту. У нашому випадку це база даних «Школа», створена засобами Microsoft Access, яка є універсальним програмним засобом, призначеним для створення і ведення (обслуговування) баз даних на зовнішніх пристроях, що запам'ятовують, а також доступу до даних і їх обробки. СУБД забезпечують багатоцільовий характер використання бази даних, захист і відновлення даних. Наявність розвинених діалогових засобів і мови запитів високого рівня робить СУБД зручним засобом для секретаря школи [12, c.44].

При створенні даної БД спочатку розробляємо інфологічну модель, де можна побачити склад таблиць, ключі та зв’язки між ними:

Потім на основі цих таблиць  створюємо запити. СУБД ACCESS дозволяє створювати запити за допомогою майстрів та у режимі конструктора. Допрацювати та оптимізувати інструкцію запиту можна у режимі SQL. У СУБД ACCESS під час виконання запиту створюється набір записів, що виглядає як таблиця, але він не є таблицею. Запит — це уявлення користувача про потрібні дані з різних таблиць або інших запитів. У процесі відкриття запиту в режимі таблиці або використання його у формах та звітах, створюється новий набір записів з поточного змісту бази даних. Дані в запитах можна редагувати. Всі зміни фіксуються у таблицях, дані з котрих використовуються у запиті.

Створення запитів за допомогою  конструктора. У режимі конструктора можна створити новий запит, або  відредагувати існуючий запит незалежно  від того, яким чином він був  створений, (наприклад, за допомогою  майстра).

Рядок Имя таблицы використовується для вибирання таблиці.

Рядок Поле призначений для задання поля, значення котрого будуть з'являтися у заданому стовпчику.

Рядок Сортировка дозволяє задати порядок сортування значень  поля.

Рядок Вывод на экран може використовуватися для відміни  виведення на екран деяких полів  під час виконання запиту.

Рядки Условие отбора та Или використовуються для створення  умови відбирання записів.

Виконання запиту в режимі конструктора можна досягти вибравши меню Запрос/Запуск.

За допомогою рядка  Условие отбора можна створити запит  з параметрами. Під час виконання  такого запиту відкриваються вікна  діалогу, котрі містять запрошення на введення умови відбору записів. Щоб створити запит з параметрами  для кожного поля, яке передбачається використовувати як параметр, у рядок  Условие отбора треба ввести текст запрошення у квадратних дужках ([]). Якщо необхідно увести діапазон значень, використовуються параметри BETWEEN та AND у такому вигляді:

BETWEEN [...J AND [...]. Для параметра  можна встановити тип даних  за допомогою меню Запрос/Параметры.

Зберігання запиту відбувається за допомогою меню Файл/ Сохранить  або Сохранить как/Экспорт.

Запит також можна відредагувати  у режимі SQL. Для цього потрібно відкрити запит у режимі таблиці  або конструктора та вибрати меню Вид/Режим SQL.

Порядок створення нового запиту за допомогою конструктора:

        1. Вибрати вкладку Запросы. натиснути на кнопку Создать та вибрати Конструктор.