Нарада як різновид ділового спілкування

Основні помилки, що допускаються при проведенні нарад:

• не регламентується його тривалість;
• не дотримується встановлена тривалість;
• дуже велика тривалість;
• не робляться перерви;
• не обмежується час на доповіді і виступи;
• учасники не уміють стисло і ясно висловлювати свої думки.

Місцем для проведення значної частини (більше 70%) ділових нарад є кабінет керівника організації. В даний час на підприємствах є спеціально обладнані для нарад приміщення. Існують певні вимоги до оснащення таких приміщень. Наприклад, таке приміщення повинне мати хорошу звукоізоляцію, нормальну температуру і вологість повітря, вентиляцію, зручну для роботи меблі і оргтехніку.

Підготовка учасників наради. Менеджер – організатор нарад повинен завчасно ознайомити всіх учасників з порядком денним і необхідними матеріалами. Кожен учасник винен заздалегідь знати тематику і завдання наради. У цьому і полягає застава ефективного проведення наради, оскільки всі її учасники будуть належним чином до нього підготовлені.[18, с. 35]

Проведення наради. Час на проведення наради складає 40-45 хвилин. Під час проведення наради повинні даватися декілька хвилин для відпочинку, десь 10-15 хвилин. Через 50 хвилин у учасників наради починає ослаблятися увага, виявляється втома, стомлення. Після 90 хвилин роботи увага і інтерес до обговорюваних проблем падають. Даний етап фахівці називають періодом негативної активності. Оптимальна тривалість наради не повинна перевищувати 1 години.

Регламент – це порядок ведення засідання, зборів, наради. Походить це слово (від латів. regula – що означає правило). Окрім вищеназваного, це слово має ще значення: статут, зведення правило, порядок роботи установи. У випадку, якщо регламент до початку наради не встановлений, існує небезпека виникнення неділової обстановки на самому засіданні.

Протокол наради - це первинний, офіційний документ, що складений по певній формі і містить запис виступів учасників наради, збори, засідання і ухвалені ними рішення. На підставі даного документа керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених ним завдань. Збори призначають або вибирають секретаря, який фіксує в протоколі за дорученням зборів найбільш важливі моменти:

• Досягнення мети наради;
• Рішення;
• Виконавці завдання і терміни.

Далі нижче приводяться ті позиції, які повинні бути відображені в протоколі ділової наради:

• Дата і місце проведення;
• Номер протоколу;
• Короткий зміст обговорюваного питання;
• Присутні;
• Відсутні, причини відсутності;
• Копії (прізвище тих, кому призначені);
• Порядок денний за пунктами;
• Тема по пункту порядку денного;
• Обговорили (хто випустив);
• Ухвалили (повідомляється, що саме);
• Виконання рішення покладено на (прізвище);
• Терміни виконання (дата).
• Підведення підсумків і ухвалення рішення.

Зазвичай рішення на діловій нараді ухвалюються всіма разом. Ефективність цього рішення залежить від того, наскільки кожному учасникові наради вдалося включити свої ідеї і міркування в загальне рішення. Підводяться підсумки наради і робляться виводи. Визначаються і ті, хто і в які терміни повинні виконати певний об'єм робіт. Визначаються співробітники, які виконуватимуть завдання. Терміни, протягом яких повинні бути виконані завдання. Форми підведення підсумків наради (розсилка протоколу або його частини, виписка з протоколу). Ухвалення рішення про широту інформування. Його може приймати колектив або окрема його частина, окремий підрозділ.

Рішення можуть вироблятися двома способами:

Спеціально вибрана комісія з підготовки рішення заздалегідь складає його проект. Проект зачитується. Учасники наради вносять свої коректування і приймають його за наслідками голосування.[33, с.89]

Голова зборів підводить підсумки обговорення і формує рішення.

Контроль над виконанням рішення. На цьому етапі наради, визначаються особи, які здійснюватимуть контроль. Тому що без перетворення рішення в життя і контролю над цим процесом будь-яка ділова нарада стає безглуздою.

Складання порядку денний є задачею керівника, але її документальне оформлення лягає на плечі секретаря.

Порядок денний складається тільки після визначення мети наради. При цьому мета повинна бути чітко сформульований, мати логічну завершеність і однозначне тлумачення. До порядку денного слід включати невелику кількість питань, щоб можна було докладно обговорити їх на нараді. Але, на жаль, ця вимога не завжди виконується і порядок денний перенавантажують, що позбавляє можливості підготувати і обговорити всі питання досконально. Тут діє принцип "краще менше, так краще". Тому завжди необхідно прагнути позбутися другорядних питань, які можна вирішити зовні наради.

Порядок денний звичайно складається у письмовій формі. Звичайно, наради можуть проводитися і без наперед заготовленого списку питань, але в цьому випадку вони повинні хоча б в усній формі доводитися до зведення учасників зустрічі. Думаю, ніхто не стане сперечатися з тим, що написаний порядок денний є більш ефективною формою і дозволяє кожному зосередитися на тому, що необхідно зробити: до наради, під час наради і після нього. Вона є планом проведення заходу. Наради без неї дуже часто перетворюються на обговорення загального характеру, учасники яких не зосереджуватися на ключових питаннях. Багатьом свідкам непідготовлених нарад не раз доводилося стикатися з такою ситуацією, коли хто-небудь терміново запрошував інформацію у своїх підлеглих, а інші були вимушені втрачати час на очікування. Такі недоліки негативно впливають на ритм проведення обговорення, а отже, і на його ефективність.

З приводу того, як слід розташовувати питання на порядку денному, існують два діаметрально протилежних думки.

Відповідно до першої точки зору питання слід розташовувати в порядку їх важливості і складності. Аргументи тут наступні: на початку наради співробітники є більш активними, вони ще не втомилися і, отже, найважливіші і складні питання краще обговорювати на початку.

Прихильники другої точки зору вважають, що питання, які вимагають розширеного обговорення і опрацьовування, краще всього розглядати в другій третині збору, коли фізична і розумова працездатність учасників досягає піку. Поточні питання, що не вимагають багато часу, можна вирішити в першу чергу, а на кінець залишити найлегші питання, цікаві і приємні справи.

Коли основна робота виконана і увага аудиторії слабшає, можна перейти до обговорення більш цікавих питань, що не вимагають напруги (в останній третині наради), наприклад, про організацію корпоративного заходу на честь ювілею фірми або про результати участі у виставці.

За час підготовки наради в результаті отримання більш достовірної і оперативної інформації пріоритети можуть мінятися неодноразово. Те, що було актуальне всього кілька годин тому, може стати зроблений нецікавим. Тому ніколи не слід розглядати затверджений порядок робочої наради денний як щось непорушне. На цей випадок можна рекомендувати розробити процедуру коректування повістки після її твердження, що повинне знайти своє віддзеркалення в Регламенті по проведенню нарад.[23, с. 112]

Складений порядок денний затверджується керівником. Але на практиці досить часто використовується і спрощена форма. Вона не має грифа твердження (зустрічаються навіть варіанти оформлення без підпису відповідального виконавця), але саме такі форми повісток є найпоширенішими. Перша форма більш інформативна, містить відомості про місце, дату проведення і учасників наради, має гриф твердження. Тому можна рекомендувати використовувати її для найважливіших нарад, а для проведення робітників і оперативних порядок денний може підписати і секретар після попереднього усного обговорення з головою. Порядок оформлення порядку денний закріплюється в Регламенті по проведенню нарад, якщо такий на підприємстві є.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВИСНОВКИ

Ділове спілкування це процес взаємодії між двома або більш людьми, які обмінюються важливою інформацією у сфері їх професійної діяльності. Ділове спілкування дуже корисно у сфері бізнесу, тому як бізнес це професійна діяльність, у сфері якої люди встановлюють один з одним контакт для отримання важливої інформації, щоб надалі будувати плани, піднімати своє кар'єрне зростання, підвищувати кваліфікацію, для того, щоб добитися наміченої мети.

Тема ділового спілкування дуже поширена і актуальна, вона зачіпає безліч сфер спілкування, такі, наприклад, як: ділове спілкування по телефону, ділове спілкування письмово, ділове спілкування по Інтернету. Але найважливіша сфера спілкування, яку зачіпає ця тема на сьогоднішній день це ділове спілкування по телефону. Тому що багато людей займається бізнесом в основному велику частину ділових питань, проблем, а також ділових зустрічей вирішують і призначають по телефону. По оцінках багатьох фахівців, затверджено, що більше 75% ділових питань вирішується саме по телефону.

Ділове спілкування також грає важливу роль і для менеджера. У його сфері діяльності воно дуже необхідне, оскільки менеджер винен, по-перше, уміти правильно проводити ділові наради, крім того, менеджер – організатор нарад повинен уміти підготувати і ознайомити всіх учасників наради з їх повісткою дня. Проводити різні ділові операції, повинен уміти проводити переговори з діловими людьми, організовувати завдання, проводити різного роду заходу. Іноді менеджер повинен уміти приймати правильні, а в деяких випадках нестандартні рішення.

У діяльності менеджера найважливішу роль грає діловий етикет, від того, як і наскільки він добре володіє ним може багато в чому залежати його кар'єра в майбутньому. Тому як менеджмент це дуже кваліфікована професія, в ході якої менеджер повинен дотримувати культуру ділового спілкування, яка немислима без дотримання правил вербального, словесного і мовного етикету. Хороші манери прибуткові (це один з найважливіших постулатів серйозного бізнесу у всьому світі). Менеджер винен зв'язаний володіти манерами мови, словарним запасом, в крузі ділових людей повинен уміти правильно підбирати слова. Чому ж діловий етикет такий важливий у сфері професійної діяльності, тому що, по-перше, він допомагає зближенню економічних і фінансових інтересів торгових людей, бізнесменів. По-друге, менеджерові, підприємцеві для ділових нарад, заходів і ділових зустрічей, потрібно надягати відповідний одяг. Оскільки хороший одяг повинен підкреслювати елегантність ділової людини.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

  1. Абрамович С. Д. Риторика : навч. посібник / С. Д. Абрамович, М. Ю. Чікарькова. – Львів : Світ, 2001. – 240 с.

2. Андреева И. В. Этика деловых отношений / Андреева И. В. – СПб. : Вектор, 2006. – 160 с.

3. Антоненко-Давидович Б. Як ми говоримо / Антоненко-Давидович Б. – К. : Вид. дім “КМ Асаdemiа”, 1994. – 254 с.

4. Афанасьєв І. Діловий етикет : 2-е вид., перероб. і доп / Афанасьєв І. – К. : “Альтерпрес”, 2001. – 352 с. – рос. мовою.

5. Бабич А. Д. Основи культури мовлення / Бабич А. Д. – Львів : Світ, 1990. – 231 с.

6. Берн Э. Игры, в которые играют люди. Люди, которые играют в игры : пер. с англ. / Берн Э. – М. : Прогресс, 1998. – 400 с.

7. Ботавина Р. Н. Этика деловых отношений : учебн. пособие / Ботавина Р. Н. – М. : “Финансы и статистика”, 2004. – 208 с.

8. Варенко В. М. Референтна справа : навч. посібник. – К: Кондор, – 2008. – 212 с.

9. Власова Н. М. И проснешься боссом. Справочник по психологии управления / Власова Н. М. – Новосибирск : Экор, 1994. – 230 с.

10. Галушко В. П. Діловий протокол та ведення переговорів / Галушко В. П. – Вінниця : НОВА КНИГА, 2002. – 223 с.

11. Гах Й. М. Етика ділового спілкування : навч. посібник / Гах Й. М. – К. : Центр навч. літератури, 2005. – 160 с.

12. Герчанівська П. Е. Культура управління : навч. посіб. / Герчанівська П. Е. – К. : ІВЦ Видавництво “Політехніка”, 2005. – 152 с.

13. Загнітко А. П., Данилюк І. Г. Українське ділове мовлення : професійне і непрофесійне спілкування / А. П. Загнітко, І. Г. Данилюк. – Донецьк : ТОВ ВКФ “БАО”, 2004. – 480 с.

14. Зайверт Л. Ваше время в ваших руках / Зайверт Л. – М. : Экономика, 1990. – 232 с.

15. Залюбівська О. Б. Практикум з риторики. Методичні вказівки до виконання вправ та завдань з дисципліни “Основи риторики” / Залюбівська О. Б. – Вінниця : ВНТУ, 2007. – 74 с.

16. Зарецкая Е. Н. Риторика : теория и практика речевой коммуникации / Зарецкая Е. Н. – М. : Дело, 1998. – 480 с.

17. Здоровенко В. В. Культура ділового спілкування : навч. посібник / Здоровенко В. В. – Дрогобич : НВЦ “Каменяр”, 2002. – 147 с.

18. Зубенко Л. Г. Культура ділового спілкування : навч. посібник / Л. Г. Зубенко, В. О. Немцов. – К. : “Екс Об”, 2000. – 200 с.

19. Зусін В. Я. Етика та етикет ділового спілкування : навч. посібник : 2-е вид., перероб. і доп. / Зусін В. Я. – К. : Центр навч. літератури, 2005. – 224 с.

20. Искусство разговаривать и получать информацию. Хрестоматия / Сост. В. Н. Лозовский. – М. : Высшая школа, 1993. – 303 с.

21. Калашник Г. М. Вступ до дипломатичного протоколу та ділового етикету : навч. посібник / Калашник Г. М. – К. : Знання, 2007. – 143 с.

22. Карнеги Д. Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей, выступая публично : пер. с англ. / Карнеги Д. – М. : Вече, 2003. – 656 с.

23. Клюев Э. В. Риторика : учебн. пособие / Клюев Э. В. – М. : “Издательство ПРИОР”, 2001. – 272 с.

24. Кубрак О. В. Етика ділового та повсякденного спілкування : навч. посібник / Кубрак О. В. – Суми: ВДТ “Університетська книга”, 2002. – 288 с.

25. Кузин Ф. А. Культура делового общения : практич. пособие : 6-е изд., перераб. и доп. / Кузин Ф. А. – М. : Ось – 89, 2002. – 320 с.