Нарада як різновид ділового спілкування

Кінцева стадія підготовки бесіди — редагування тексту, доробка й остаточне його шліфування.

Початок бесіди — дуже важливий етап. Його завданнями є:

— встановлення контакту із співбесідником;

— створення ділової атмосфери;

— намагання привернути увагу до актуальних питань, що обговорюватимуться .

Якщо ви на бесіду прийшли вперше, то необхідно, увійти і назвати себе. Якщо відвідувач прийшов до вас і представився, потрібно постаратися відразу запам'ятати його ім'я і по батькові. Зустрівши відвідувача, потрібно встати з-за столу і запросити співбесідника сісти навпроти. Добре вийти йому назустріч: цей жест дає співбесідникові зрозуміти, що ви його поважаєте і готові до розмови на рівних. У разі, коли ви зустрічаєтеся для бесіди з своїм товаришем по службі або просто із знайомим вам людиною, вітаючи його і називаючи при цьому на ім'я та по батькові, цілком досить встати з-за столу. Перед початком бесіди з незнайомою людиною рекомендується попереджати співбесідника про час, який ви маєте в своєму розпорядженні для бесіди. Бесіда (це основний етап). Менеджер повинен зрозуміти, як його співбесідник оцінює ситуацію. Необхідно постаратися представити повну картину всіх подій або обстановку, орієнтуватися тільки на словах співбесідника. Потрібно уміти слухати і правильно ставити уточнюючі і навідні питання, які допоможуть розкрити думки співбесідника.[ 13, с.78]

Після дотримання вказаних вимог можна переконливо і детально висловлювати свою точку зору. Треба робити так, щоб співбесідник побачив обстановку з іншого боку і міг критично переглянути свої погляди виходячи з повнішого знання цієї обстановки. Бесіда може не завжди проходити гладко. Причину невдачі потрібно знаходити в самому собі, в своєму виразі обличчя, тоні, увазі, а не в співбесіднику, потрібно знаходити точний підбір фраз. Якщо з вашого боку сиплються стрічні питання – контртвердження, це може привести до суперечки із співбесідником. Причиною контртверджень часто виявляється невміння швидко оцінити ситуацію. Згубною для бесіди виявляється нестримна категоричність думок, яка може знищити доброзичливість співбесідника. В процесі бесіди треба послідовно проводити основну думку, потрібно навчитися слухати, вибирати правильні моменти для зауважень і робити їх в тактовній формі, ненав'язливо аргументувати свої установки, проявляти самокритичність при обґрунтованих стрічних зауваженнях, терпляче вислуховувати співбесідника і його заперечення.

Випадки, коли доводиться відповідати на заперечення:

Потрібно дати співбесідникові самому відповісти на свої власні заперечення і спростувати їх. Для цього непотрібно суперечити відкрито, вислухавши зауваження, треба спробувати відкинути його побічно; умовно погодитися з тим або іншим запереченням; постаратися вислухати декілька заперечень, щоб уловити головне і відразу відповісти; різкі заперечення слід повторити спокійним тоном.

Свою реакцію на слова співбесідника потрібно виразити кивком голови «чекаючим поглядом», короткими схвалюючими зауваженнями, повторенням останніх слів, сказаних співбесідником, показуючи, що думка зрозуміла.

Бувають випадки, коли співбесідник має яскраво виражену зарозумілість і схильність до спор. В цьому випадку потрібно дати йому виговоритися, потім повернутися до цього питання, або чекати поки ваш співбесідник не зайде в безвихідь.

Також потрібно звертати увагу на темп бесіди і паузи. Це має велике значення, оскільки допомагає виділити головне. Мова співбесідників повинна бути виразна і гранично ясна. Не варто говорити дуже голосно або дуже тихо. Перше – нетактовно, друге – може примусити вашого співбесідника багато разів ставити одне і те ж питання.[25, с. 65]

Рішення завжди повинне слідувати за переконанням, оскільки в іншому випадку співбесідник замість викладу своїх ідей почне критикувати вас або буде байдуже зі всім погоджуватися.

Закінчення бесіди. Як тільки точки зору співбесідника стають ясні, можна бесіду завершувати.

 

3. Діловий етикет як засіб ефективного досягнення результату

Діловий етикет – це комплекс норм поведінки вироблених багаторічною міжнародною практикою ділового спілкування.

Діловим етикетом називається прийнятий порядок і форма поводження в діловій сфері. Він ґрунтується на всіх видах етикету. Основними функціями ділового етикету є формування правив, сприяючих взаєморозумінню людей.

Етика (від грец., – звичай, вдача) – це вчення про мораль, моральність. Термін «етика» вперше спожив Арістотель (384-322 до н.е.) для позначення практичної філософії, яка повинна дати відповідь на питання, що ми повинні робити, щоб здійснювати правильні, етичні вчинки.

Діловий етикет багатше за своїм змістом, оскільки відноситься до даної категорії як особливе до загального. У вітчизняних бізнесменів, що починають, зривається безліч вигідних операцій, особливо з іноземними фірмами, із-за того що вони не знають правил ділового етикету. Правила етикету, одягнені в конкретні форми поведінки, указують на єдність два його сторін: морально-етичною і естетичною.

Перша сторона – це вираз етичної норми: попереджувальної турботи, пошани, захисту.

Друга сторона – естетична – вона свідчить про красу, витонченість форм поведінки.

Етикет – це явище історичне. Правила поведінки людей змінювалися із змінами умов життю суспільства, конкретного соціального середовища. Етикет виник в період зародження абсолютних монархій. Дотримуватися певних правил поведінки, було необхідно для звеличення важливих персон, таких як: імператорів, королів, царів, князів, принців, герцогів і т.д. Від знання етикету, виконання його правил часто залежала не тільки кар'єра, але і життя людини. Етикет завжди виконував і виконує певні функції.

Наприклад, розділення по чинах, станах, знатності роду, званнях. Особливо дуже строго дотримувалися і дотримуються до цих пір правила етикету в країнах Дальнього і Ближнього Сходу. До Росії спочатку XVIII в. став, посилено упровадяться західний етикет. На російський грунт переносилися одяг, манера і зовнішні форми поведінки. За дотриманням цих правил боярами і дворянським станом особливо і наполегливо, деколи жорстоко, стежив сам цар Петро I. За їх порушення строго карали.[21, с. 94]

Суспільний прогрес сприяв взаємопроникненню правил поведінки, збагаченню культур. Мир ставав тіснішим. Процес взаємного збагачення правилами поведінки дозволив виробити взаємоприйнятний, такий, що визнається в головних рисах етикет, що закріплюється в звичаях і традиціях.

Етикет став наказувати норми поведінки на роботі, на вулиці, в гостях, на ділових і дипломатичних прийомах, в театрі, в суспільному транспорті. Але як в ті давні часи, так і зараз, правила ділового етикету допомагають зближенню економічних і фінансових інтересів торгових людей, бізнесменів. Прибуток був і залишається вищим за всі відмінності національного характеру, соціального положення, психологічних особливостей. Ці відмінності підкорялися етикету країни, що цікавила бізнесмена. Підпорядкування правилам гри визначальної сторони створювало основу для успіху операції.

Правила поведінки, які потрібно знати підприємцеві:

Перш за все, слід пам'ятати, що діловий етикет включає точне дотримання правил культури поведінки, яка припускає в першу чергу глибоку пошану людської індивідуальності.[27, с.174]

Соціальна роль, яку грає та або інша людина, не повинна робити гіпнотичного впливу на ділового партнера.

Культурний підприємець винен в рівній мірі шанобливо відноситися до рядового технічного працівника міністерства, президента компанії, фірми тобто всім показувати щиро пошану.

Культура поведінки в діловому спілкуванні немислима без дотримання правил вербального (словесного, мовного) етикету, пов'язаного з формами манерами мови, словарним запасом, тобто зі всім стилем мови, прийнятим в спілкуванні даного круга ділових людей. У діловій розмові треба уміти дати відповідь на будь-яке поставлене питання. У вербальному (словесному, мовному) спілкуванні діловий етикет припускає застосування різних психологічних прийомів. Один з них – це “формула погладжування”. Це словесні обороти типу: “Успіхи вам!” “Бажаю успіху”.

У мовному етикеті ділових людей велике значення мають компліменти – прийняті слова, що виражають схвалення, позитивну оцінку діяльності в бізнесі, підкреслюють смак в одязі, зовнішності, збалансованість вчинків партнера, тобто оцінка розуму ділового партнера. Комплімент, тим більше, якщо ви маєте справу з партнером-жінкою, - необхідна частина мовного етикету. Під час ділового спілкування завжди є реальна можливість для компліментів.

Діловий етикет вимагає особливої поведінки в спілкуванні з клієнтами. У кожному виді послуг, що надаються клієнтам, є свої професійні тонкощі в поведінці. Але завжди треба пам'ятати, що визначає відносини з клієнтами найголовніший принцип: клієнт – найдорожча і бажана людина у вашому офісі (магазині, підприємстві).

Важливо також дотримувати певні правила відносно одягу і зовнішнього вигляду. Зовсім необов'язково надягати надмодний костюм. Важливо, щоб костюм був в пристойному стані. Костюм повинен бути до місця і до часу. Оскільки хороший одяг підкреслює елегантність ділової людини.

Для бізнесу етикет означає дуже багато. Одяг, поведінка підприємця, менеджера – це його візитна картка. Думку про ГОСТ починають складати заздалегідь, збираючи про нього інформацію. Джерелами інформації служить поведінка бізнесмена в дорозі до місця ділової зустрічі, поведінка в готелі, під час самої зустрічі.[18, с. 95]

Дотримання найважливіших правил поведінки з незнайомими людьми – ознака вашої респектабельності, вихованості, упевненості в собі. Існує цілий ряд правил поведінки в різних видах транспорту. Довга подорож розташовує до неквапливої бесіди. Треба уміти вести її. Перш за все, не слід зловживати увагою попутників, не прагнути, щонайшвидше оволодіти всіма сторонами бесіди, не бути надмірно говірким: балакучість – ознака поганого тону. Інша крайність – замкнутість, похмурий вигляд, нелюдимість.

Етика ділового спілкування «по горизонталі».

Загальний етичний принцип спілкування «по горизонталі» тобто між колегами (керівниками або рядовими членами групи). Стосовно колег-керівників слід мати на увазі, що знайти вірний тон і прийнятні норми ділового спілкування з рівними по статусу співробітниками. Ось декілька принципів етики ділового спілкування між колегами:

Не вимагайте до себе якого-небудь особливого відношення або особливих привілеїв з боку іншого.

Спробуйте досягти чіткого розділення має рацію і відповідальності у виконанні загальної роботи.

У відносинах між колегами з інших відділів вам слід відповідати самому за свій відділ, а не звалювати провину на своїх підлеглих.

Не давайте обіцянок, які ви не зможете виконати. Не перебільшуйте свою значущість і ділові можливості. Якщо вони не виправдаються, вам буде незручно.

 

4. Абстрактні типи співбесідників

Абстрактний співрозмовник – це тип людей, уявна психологічна модель, що відображає певні характерні властивості, які мають значення для підготовки і проведення ділової бесіди.

Для класифікації типів ділових, але абстрактних співрозмовників використовуються наступні критерії:

• компетентність, тобто володіння знаннями, що дозволяють судити про предмет розмови, уміння висловлювати вагому, авторитетну думку з питання, що обговорюється в ході ділової бесіди;
• відвертість;
• щирість;
• володіння прийомами спілкування з іншими учасниками бесіди;
• зацікавленість в темі і успіху бесіди.

Класифікація абстрактних типів співбесідників.

Безглузда людина (нігіліст). Характеристика: часто виходить за рамки теми ділової бесіди; в ході ділової бесіди нетерплячий, нестриманий і збуджений; часто своєю позицією і підходом не усвідомлено провокує співбесідників на те, щоб вони не погоджувалися з його аргументами і виводами.

Рекомендації по спілкуванню під час бесіди:

• слід постаратися обговорити з ним можливі спори моменти заздалегідь, до початку групової бесіди;
• не втрачати холоднокровності і упевненості у власній компетентності;
• прагнути включати у формулювання рішення його слова;
• перш ніж відхилити його рішення, надати іншим співбесідникам можливість спростувати його;
• постаратися встановити з ним контакт, зробити його своїм прихильником;
• розмовляючи з ним віч-на-віч, застосовувати слухання нерефлексії, щоб зрозуміти дійсні причини його негативної позиції;
• у критичний момент припинити групову бесіду, щоб дати йому остигнути.

Позитивна людина. Характеристика: серед всіх типів абстрактних співбесідників цей найприємніший тип ділового партнера. Завжди прагне до співпраці при проведенні дискусії.

Рекомендації по спілкуванню під час бесіди:

• слід спонукати такого співбесідника до активної участі в дискусії;
• потрібно старатися, щоб решта учасників бесіди розділяла його позитивний підхід до вирішення дискусійних питань;
• слід в критичних ситуаціях шукати допомоги і підтримки саме у нього.

Всезнайко. Характеристика: важкий в спілкуванні, завжди упевнений в тому, що знає все краще за інших, любить нав'язувати свою точку зору, про все має свою думку, постійно вимагає слова.

Рекомендації по спілкуванню під час бесіди:

• посадити його ведучим бесіду;
• час від часу нагадувати йому, що інші теж повинні висловитися;
• надати йому можливість резюмувати, формулювати проміжні висновки;
• іноді ставити йому складні спеціальні питання, на які у разі потреби може відповісти хто-небудь з учасників бесіди.

Холоднокровний, неприступний. Характеристика: замкнутість, відчуває себе і тримається відчужено, не включається в ділову бесіду, створюючи враження у учасників бесіди, що це здається йому негідним його уваги і зусиль.

Рекомендації по спілкуванню під час бесіди: