Нарада як різновид ділового спілкування

 

 

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

НАЦІОНАЛЬНИЙ АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Гуманітарний інститут

Кафедра історії та документознавства

 

 

 

__________

                                                                                                                                                                    дата захисту

 

 

ПРАВИЛА ПІДГОТОВКИ І ПРОВЕДЕННЯ БЕСІДИ

 

 

Курсова робота

студентки 321 групи ГМІ

напрям підготовки 6.020105

«Документознавство

та інформаційна діяльність»

Гордієнко Олени Сергіївни

 

Науковий керівник:

кандидат педагогічних наук,доцент кафедри

історії та документознавства

Варенко Володимир Михайлович

 

 

 

Київ 2013

 

ЗМІСТ

ВСТУП 3

РОЗДІЛ 1. Ділова бесіда як засіб ділового спілкування . 5

1.1 Поняття ділової бесіди і правила побудови. 5

1.2 Підготовка до бесіди.. 8

1.3 Діловий етикет як  засіб досягнення результату…………………… 11

1.4 Абстрактні типи співбесідників……………………………………   15

РОЗДІЛ 2. Нарада як різновид ділового спілкування…...……………….20

         2.1 Класифікація ділових нарад……..…………………………………...20

2.2. Планування проведення нарад 24

ВИСНОВКИ 31

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ 33

 

Вступ

Актуальність теми. Ділове спілкування це дуже поширена тема на сьогоднішній день. Люди, які займаються бізнесом їм ділове спілкування дуже необхідне. Оскільки уміння вести переговори з діловими людьми, уміти правильно підбирати слова, ухвалювати правильні і стандартні рішення це є їх головним завданням, від цього залежить кар'єра ділової людини в майбутньому. Тому як бізнес це професійна діяльність у сфері якої люди встановлюють один з одним контакт, обмінюються важливою інформацією для того, щоб надалі будувати плани і досягати мети. Також ділове спілкування необхідне у сфері управлінської діяльності, тобто в менеджменті, оскільки менеджерові необхідно в першу чергу уміти вести ділові бесіди, проводити ділові операції, також менеджер повинен уміти проводити ділові наради, уміти організовувати завдання, а також різного роду заходу для своїх підлеглих. Менеджер повинен приймати правильні, а в деяких випадках нестандартні рішення. Ділове спілкування необхідне і таким особам як президентам, оскільки вони щодня ведуть переговори з президентами інших країн, вирішують питання всього світу, усувають конфлікти.

Специфічною особливістю ділового спілкування є той або інший ступінь його офіційності, тобто підлеглості встановленим обмеженням, які визначаються безліччю чинників: національними і культурними традиціями, професійними особливостями діяльності, вимогами організації, етичними принципами.

Метою дослідження є вивчення і закріплення матеріалу.

Завдання :

• навчитись аналізувати конкретні ситуації, розпізнаючи типи людей, рівень їхньої моральності та інші індивідуальні особливості, що проявляються під час ділового спілкування;
• здобути знання про філософські, етичні, психологічні основи ділового спілкування, його норми й правила, шляхи їх застосування, особливості етикету в різних умовах трудової діяльності;
• оволодіти системою способів і засобів ділового спілкування, його стратегіями, навчитись їх обирати відповідно до психологічних і соціокультурних особливостей співрозмовників, до норм і правил гуманістичної етики;

Об’єкт дослідження  ділове спілкування.

         Предметом дослідження є моральні та психологічні аспекти, етичні й психологічні механізми ділового спілкування.

Методи дослідження зокрема, теоретичне осмислення окремих аспектів проблеми вимагає використання загальнонаукових методів: аналізу і синтезу (застосовування сучасних теорій до аналізу процесів, що відбуваються в Україні, дослідження історичного розвитку книговидання в Україні), моделювання, абстрагування та узагальнення (з’ясування чинників та визначення особливостей розвитку книговидання), аналогії (дослідження закордонного досвіду книговидання), статистичного аналізу (оцінка динаміки розвитку книговидання в Україні та за кордоном) тощо. Цілісність дослідження забезпечують системний і структурно-функціональний підходи.

Структура роботи Курсова робота складається зі вступу, двох  розділів, висновків та списку використаних джерел. Список використаних джерел нараховує 54 позиції. Обсяг основного тексту −   30 сторінок, повний обсяг – 36 сторінок.

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 1. ДІЛОВА БЕСІДА ЯК ЗАСІБ ДІЛОВОГО СПІЛКУВАННЯ

 

1. Поняття ділової бесіди і правила побудови

Ділове спілкування – це складний, багатоплановий процес взаємодії між людьми на основі обміну інформацією у сфері професійної діяльності і бізнесу.

Ділові бесіди (ділові зустрічі наради, бесіди це одна з найважливіших форм управлінської діяльності).

Ділові бесіди – це форма міжособового спілкування обмін поглядами, точками зору, інформацією, думками, направленими на рішення проблеми.

Будь-яка ділова індивідуальна бесіда складається з трьох етапів:

Етап перший – підготовчий. У нього входить визначення завдань бесіди і складання її плану; встановлення часу і вибір місця, де проходитиме бесіда. Складання плану бесіди, виходячи з її завдань – головний розділ цього етапу. Тут необхідно проаналізувати свою зайнятість, визначити час бесіди і її тривалість, а також продумати, чи зручно вибраний час для співбесідника.

На цьому підготовчому етапі слід перевірити себе по наступній пунктам:

• Ретельна продуманість ходу бесіди;
• Свобода від стереотипів, готовність сприймати людей такими, які вони є, гнучко реагувати на зміни, що відбуваються в них;
• Повна готовність вислухати співбесідника і правильно відповісти на можливі питання;
• Наявність точного, ясного і коректного плану бесіди;
• Здатність складеного плану бесіди викликати питання, що відводять обговорення убік;
• Наявність природних і переконливих формулювань;
• Вираз всіх думок точний і ясно;
• Правильний вибір тону проведення бесіди;
• Спроба представити себе на місці співбесідника і зрозуміти його;
• Представте, якби подібна бесіда була проведена з вами, залишилися б ви, задоволені нею.

Етап другої – ознайомлювальний. Протягом цього етапу долається психологічний бар'єр і встановлюється атмосфера довіри.

Етап третій – основний. Він складається з трьох частин: Ввідна частина бесіди (заперечення); основна частина бесіди (докази); завершальна частина бесіди (висновки).

Структура бесіди:

• Початок бесіди;
• Створення сприятливого клімату (вітання, уявлення);
• Виклад своїй позиції її обґрунтування;
• З'ясування позицій співбесідника;
• Сумісний аналіз проблеми;
• Ухвалення рішення, з'ясування позицій співбесідника.

Початок бесіди — дуже важливий етап. Його завданнями є:

• встановлення контакту із співбесідником;
• створення ділової атмосфери;
• намагання привернути увагу до актуальних питань, що обговорюватимуться .

Початковий етап бесіди має насамперед психологічне значення. Перші фрази діють на співбесідника (на його рішення вислуховувати вас далі чи ні).

Встановлення контакту (встановлення психологічного духовного зв'язку між людьми. Цей зв'язок має сприяти взаєморозумінню і взаємовпливу). Знайти вдалий спосіб входження в контакт можна через усмішку, погляд, міміку, інтонацію голосу.[5, с. 33]

Розрізняють контакти: вербальні, невербальні, глибинно-осо-бистісні, емоційні, епізодичні, ефективні, неефективні інтелектуальні, постійні, усвідомлені, неусвідомлені, поверхові тощо.

Дослідники зазначають, що контакт людей починається із контакту очей (коли зустрілися погляди, вони можуть бути зацікавленими, миттєвими, довірливими, настороженими). Після цього треба привітатися, познайомитися. Рекомендації щодо знайомства описано в багатьох працях.

Рекомендують навчитися запам'ятовувати ім'я та по батькові людини, з якою ведете бесіду, адже своє ім'я звучить для кожного, як найкраща музика.

Велике значення має і дистанція між людьми під час спілкування. Під час ділових зустрічей люди можуть знаходитися на відстані 1,2—3,7 м один від одного.

Співбесідники є більш уважними на початку бесіди (висока концентрація уваги). Уже від перших фраз залежатиме ставлення до вас вашого співрозмовника.

На початку бесіди потрібно уникати вибачень, виявлення ознак невпевненості. Вельми корисно точно і з правильним наголосом назвати повне ім'я співбесідника, обов'язково запам'ятати його і в подальшому якомога частіше звертатися до співрозмовника на ім'я.

Правильний початок бесіди передбачає назвати мету, тему та ознайомити з послідовністю питань, які заплановано розглянути.

Рекомендують починати розмову:

— із запитання, яке разом з відповіддю повинне викликати інтерес партнерів;

— з посилання на якусь цікаву подію, що сталася;

— з компліменту;

— з переліку проблем, що будуть розглянуті.

Чим незвичайнішим буде початок розмови, тим швидше опанується увага партнерів. Не можна починати розмов з вибачення, подяки, неповаги до партнера.[7, с. 66]

Бесіду варто вести в привітному і доброзичливому тоні.

Істотне значення має і ритм бесіди. Потрібно пробувати підвищувати ЇЇ інтенсивність залежно від наближення до завершення, оскільки уважність зменшується, дається взнаки втома співбесідника. Великого значення потрібно надавати ключовим словам.

Існує багато прийомів початку бесіди. Але всі їх різновиди можна звести до чотирьох основних:

• прийом зняття напруги (сприяє встановленню особистих контактів);
• прийом "зачіпки" (дозволяє коротко викласти ситуацію або проблему, зв'язавши її зі змістом бесіди, та використати цю "зачіпку" для початку бесіди);
• прийом стимулювання гри уяви (припускає на початку бесіди постановку великої кількості питань з проблем, які повинні розглядатися під час бесіди);
• прийом прямого підходу (означає безпосередній підхід до справи, без будь-якого вступу).

 

2. Підготовка до бесіди

Основними етапами ділової бесіди є: підготовчі заходи, початок бесіди, інформування присутніх, аргументування положень і завершення бесіди.

Підготовчі заходи пов'язані з початковим етапом проведення бесіди. Не існує єдиних безпомилкових правил підготовки до ділової бесіди. Однак буде корисним варіант схеми такої підготовки: планування, збирання матеріалу і його оброблення, аналіз зібраного матеріалу та його редагування.

На початковому етапі планування визначають тему, яку бажано обговорити, і можливих учасників ділової розмови.

Потім слід вибрати найбільш вдалий момент і лише потім домовлятися про зустріч.[10, с. 25]

Коли бесіда вже призначена, складається план її проведення. Спочатку слід визначити цілі, які ви перед собою поставили, а потім розробити стратегію їх досягнення і тактику ведення бесіди. Такий план — це чітка програма дій з підготовки та проведення конкретної бесіди.

Підготовка і планування бесіди дозволяє завчасно передбачити можливі суперечливі моменти, що знижує ефективність зауважень співбесідника. Набуваються навички швидкої та гнучкої реакції при виникненні непередбачуваних ситуацій.

Планування ділової бесіди дає змогу визначити її конкретну мету вже на початку підготовки до неї, знайти та усунути "вузькі" місця в бесіді, узгодити час її проведення.

Збирання матеріалу для ділової бесіди — тривалий процес, що включає в себе пошук можливих джерел інформації. Зібрані та ретельно відібрані фактичні дані систематизуються, що дозволяє виділити найважливіші факти, на яких варто акцентувати увагу.

Аналіз зібраного матеріалу допомагає визначити взаємозв'язок фактів, зробити висновки, підібрати необхідну аргументацію, тобто зробити першу спробу скомбінувати весь зібраний матеріал в єдине логічне ціле.