Мүрағат мекемесіндегі кадр мәселесі

Құжаттардың зақымданғандығын және зиян келтірілгендігін анықтау, есепке алу, арнайы өңдеу және көшірме жасау мақсатында, қабылданатын және сақталатын құжаттардың сырт пішініне бағалау мен бақылау жасалады.

Тазалық-гигиеналық өңдеу, жағымды климат жасау, шаңнан тазалау, қалпына келтіру және көшірме жасау сияқты кешенді іс-шаралар құжаттарды сақтауға дайындық барысында жасалады.

Құжаттарды тазалық-гигиеналық өңдеу құжаттарды дайындау және сақтау барысында туындаған химиялық және биологиялық сипаттағы ақаулықтардың дамуына тосқауыл қою мақсатында жүргізіледі. Бұл құжаттарды арнайы химиялық препараттардың сулы және спиртті ерітінділермен өңдеуді білдіреді.

Құжаттарға жағымды климат жасау олардың сақталуын ылғалды-температуралық тәртіпке бейімдеу мақсатында жасалады.

Шаңнан тазалау – құжаттарды шаңнан арылтуды түсіндіреді.

Құжаттарды қалпына келтіру және көшірме жасау шарасы, мәтініне және негізгі бөлігіне зиян келген құжаттарды қалпына келтіру және олардың құрамын жақсарту үшін жүргізіледі.

Ұйымның жеке мұрағатында мұрағаттық қоймалар, оқу залы, жұмыс бөлмелері, сондай-ақ алынып-салынбалы электронды тасымалдағыштар, серверлік және коммуникациялық жабдықтарға арналған арнайы бөлмелермен қамтылуы тиіс.

Мұрнағат құжаттары ортақ және ерекше сақтаудағы құжаттар, сонымен бірге қағаздық және таспалық негіздегі құжаттар болып бөлінеді. Мұрағатта құжаттарды ойластырып орналастыру, бөлмелерді тиімді пайдалануға, істерді іздеуде уақытты үнімдеуге, құжаттарды сақтаудың оңтайлы жағдайларын жасауға және төтенше жағдайлар орын алғанда мұрағатты көшіруге мүмкіндік береді.

Тұрақты сақталатын құжаттарға жақсы жағдайларды және барлық құжаттарды жылдам пайдалануға ыңғайлылықты қалыптастыру мақсатында, ұйым ішінде мұрағаттық құжаттарды орналастыру жасалады. Әртүрлі қоймаларда мүмкіндігінше, жеке дара төменде көрсетілген құжаттар сақталады:

• ортақ іс қағаздарын жүгізу құжаттары;
• құпия құжаттар;
• жеке құрам бойынша құжаттар;
• Техникалық сипаттағы құжаттар.

Мұрағат қоймаларын жертөлелік, жартылай жертөлелік және ірге тас үстіндегі үй қабырғасының төменгі бөлігі сияқты ғимараттарда орналастыруға болмайды. Мұрағат қомасы арқылы газ, су және желілік құбарлар өтпеуі тиіс.

Мұрағат қоймасы араб цифырлармен жалпы тәртіпте нөмірленеді және химиялық заттарды пайдаланумен, азық – түлік өнімдерін сақтаумен айналысушы зартханалық, өндірістік, қойма ғимараттарынан алыс жерде, оқшау орналастырылады. Электрондық мұрағат құжаттары электронды магниттік сәулеленулер мен күшті өрістерден алыста сақталады.

Қарқынды өзгеріп тұратын істер номенклатурасына бағдар жасау үшін топографиялық карточка жасалады. Мұрағат қоймасының барлық ғимараты, ондағы стеллаждар кіре берістен бастап солдан оңға қарай нөмірленеді.

Құжаттар қызметкерлердің жұмыс бөлмелерінен бөлек және бөгде тұлғалардың кіруінен сақтандырылған ғимараттарда сақталуы тиіс.

Қойма қосымша сақтандырылған: терезелері металл торлармен жабдықталған, есіктері темірден орнатылған болуы керек. Тікелей күн сәулелерінен сақтандыру үшін терезелер арнай әйнектерден қойылады, майлы бояумен, қалын перделермен, жалюздермен, қорғаныш өткізгіштерімен жабдықталады.

Құжаттар қоймасының өрт қауіпсіздігі жоғары болғандықтан ол жабық қалпақты лампаларымен немесе сәулелену секторы бөлігі кесілген күлгін сәулелі люменесценттік лампаларымен жабдықталады; жалпы және қабат бойынша орналасқан ажыратқыштар мұрағат қоймасынан тыс жерде орналастырылады. Өрт сөндірудін түрлі құрал – жабдақтары,күзеттік және өрт белгі белгіштері мұрағат қоймасы үшін ен қажетті болып табылады.

Мұрағаттар негізгі құралдармен – стационарлық немесе жылжымалы металл стеллаждармен, оттан қорғау құралдарымен өнделген ағаш стеллаждармен, қосымша – металл шкафтармен және сейфтермен, шкаф – стеллаждармен, сонымен қатар металл қоршауышы мен сөрелері бар стационарлық бөлек орындармен – бокстармен жабдықталады. Үлкен пішіндегі құжаттарды сақтау үшін арнайы стеллаждар қолданылады.

Мұрағат қоймаларындағы құжаттардың негізгі зиянкестері – зең саңырауқұлақтары. Кітап пен мұрағат қоймаларынның ішінде пайда болатын 200-ден астам зең саңырауқұлақтарының түрі белгілі, олардың ұрықтары аумен тарайды және шаңды ғимараттарда ол құжаттарды оп – оңай бүліндіруі мүмкін.

Мұрағат қоймаларында қолайлы температуралық – ылғалды режим сақталып тұруы керек.

Ауаны желдету жүйесімен жабдықталған мұрағат қоймаларында құжаттарды сақтау үшін мынадай қолайлы температуралық – ылғалдылық режимы сақталуы тиіс:

1) қағаз құжаттар – температура +17 - +19 0С, оған сәйке ауа ылғалдылығы 50 – 55 пайыз;

2) ақ – қара үлдірлер (пленкалар) – температура +15 0С, оған сәйкес ауа ылғалдылығы 40 – 55 пайыз;

3) түрлі – түсті үлдірлер  – температура +2 - +5 0С, оған сәйкес ауа ылғалдылығы 40 – 55 пайыз;

4) электрондық құжаттар – температура +15 - +25 0С, оған сәйкес ауа ылғалдылығы 40 – 60 пайыз.

Осыған байланысты барлық мұрағат қоймасы температура мен ылғалдылықты өлшейтін құралдармен жабдықталады және ол қойманың әр бұрышына қойылады. Ең ыңғайлысы тұрмыстық сұйық психрометр болып табылады.

Мұрағат қоймасы үшін тұрақты түрде ылғалды тазалау мен ғимаратқа алдын алу дизенфекциясын жасау түрақты жүргізілуі керек.

Тұрақты сақталатын істер 5 жылда, уақытша сақталатын және жеке құрам бойынша 10 жыл сақталатын істер, электрондық құжаттар – 3 жылда бір рет тексеріліп тұруы қажет. Ондай тексерулер істерді басқа мұрағат қоймасына аусиырған кезде де жүргізіледі; оны ауыстыруға байланысты туған төтенше жағдайдан кейін немесе мұрағат қоймасына бөгде тұлға келіп кеткен соң; ведомствалық мұрағат басшысы ауысқан кезде; ұйым қайта құрылған кезде.

Тексеріс қорытындылары актімен ресімделеді. Тексеру кезінде тек нақты істердің бары ғана емес, сонымен қатар есеп нысанындағы ықтимал деген қателер де бақыланады. Тексеріс есеп құжаттарында анықталған өзгерістерді жариялағаннан кейін және мемлекеттік мұрағаттың мұрағат қорындағы есепке алынған істердің бары туралы ақпараттар ұсынылғаннан соң ғана толық аяқталады деп есептеледі.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Мұрағат мекемесінің директоры.

Лаузымдық міндеттері.Мекеменің өндірістік, әкімшілік – шаруашылық және қаржы – эклнлмикалық қызметіне қолданыстағы заңнамаға сәйкес басшылық жасайды, қабылдаған шешімдерінен туындайтын салдарға, мүлікті сақтау мен тиімді пайдалануға толықтай жауап береді. Мекеме қызметініңбағытын айқындайды, мемлекет және қоғам мүддесі үшін Қазақстан Республикасы ұлттық мұрағат қоры қужаттарын қалыптастыру, сақтау және пайдалану жөнінде оның құрылымының жұмысын үйлестіреді. Жоспарларды әзірлеуге басшылық жасайды, оларды орындаудуғы құрылымдық бөлімшелердің жұмысын үйлестірелі. Мұрағаттану, архиография және құжаттану саласында ғылыми зерттеулер жүргізуді, әдістемелік құралдар әзірлеуді және олардың нәтежелерін жұмыс тәжірибесіне ендіруді ұйымдастырады. Мекемені білікті кадрлармен қамтамасыз ету және олардың кәсіби білімі мен тәжірибесін жетілдіру, еңбек жағдайларын жасау, ұжымды қолалы психологиялық жағдай қалыптастыру жөнінде шаралар қабылдайды. Жекелеген қызмает бағыттарын жүргізуді Зандағы оған берілген құқықтар шегінде деректордың орынбасарларына, өндірістік құрылымдардың жетекшілнріне және бақа да лауазымды тұлғаларға тапсырады. Белгілі бір тарап – ұйымдармен немесе басқа да заңды тұлғалармен шартқа отырады, келісімдер, әртүрлі операциярлар жасасады, өкімдер мен бұйрықтар шығарады, сотта, мемлекеттік органдарда және басқа ұйымдарда мекеменің мүліктерін және басқа да мүдделерін қорғайды және көрсетеді.

Білуге тиіс: Қазқстан Республикасының Конститутциясын, Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексін, мұрағат ісі және құжаттамамен жұмысты дамытудың мәселелерін ренгламенттейтін Қазақстан Республикасының заңдары мен өзге де нормативтік құқықтық актілерін; еңбек, қаржы – экономикалық қызмет туралы заңнама негіздерін; құжаттамаға мемлекеттік стандарттарды, ғылыми зертеулер жүргізудің әдістерін; мұрағаттың ақпараттық – іздестіру жүйесін және анықтамалық – ақпараттық қорын; құжуттарды сақтаудың ережелерін, ебек қорғаудың, техникалық қауыпсіздік пен өрттен қорғаудың ережелерін және нормаларын.

Біліктілігіне қоыйлатын талаптар. Жоғары кәсіби білімі және мұрағат ісі саласындағы басшы лауазымда кем дегенде 5 жыл жұмыс өтілі болу керек.

Дироктордың орынбасары

Лаузымдық міндеттері. Мекеменің құрылымдық бөлімшелері қызметіне олардың басшыларымен тығыз өзара қарым – қатынаста басшылықты жүзеге асырады. Жоспарларды әзірлеуді ұйымдастырады, оларды орындау жөніндегі жұмысты бақылайды. Мұрағаттану, архиография және құжаттану саласында ғылыми зерттеулер жүргізуді, әдістемелік құралдар әзеірлеуді қамтамасыз етеді. Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттаырн ведомствалық сақтау, жеке құрам бойынша және мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізудегі құжаттарды ұйымдастыру мәселелері бойынша мекемер мен ұйымдарға әдістемелік және практикалық көмек көрсету жұмыстарын ұйымдвстырады. Жарық, жылу, вентиляция, кондиционер және басқа да жабдықтар жүйесінің жұмыс істеуін қамтамасыз ететін шаруашылық және техникалық қызметтер жұмысына басшылықты жүзеге асырады. Мекеме жұмысының ішкі тәртібі мен режімі ережесінің сақталуын қамтамасыз етеді. Бұйрықтар мен шешімдердің орындалуын бақылайды. Аттестациялау, жұмыс орындарын оңтайландыру жөнінде шараларды әзірлейді, мекеменің құрылымдық бөлімшелері үшін кадрлар іріктеуді жүзеге асырады және оларды мекеме басшысына ұсынады.

Білуге тиіс: Қазақсатан Республикасының Конституциясын, Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексін, мұрағат ісі және құжаттамамен жұмысты дамытудың мәселелерін регламенттейтін Қазақстан Республикасын заңдары мен өзге де нормативтік құқықтық актілерін; еңбек, қаржы – экономикалық қызмет туралы заңнама негіздерін; мұрағаттану, құжаттану, археография, құжаттық ақпарат саласындағы отандық және шетелдік тәжірибелерді; ғылыми зерттеулер жүргізудің әдістерін; мұрағат құжаттарының құрамы мен мазмұның, ақапараттық – іздетіру жүйесін және анықтамалық – ақпараттық  қорын; еңбек қорғаудың, техникалық қауіпсіздік, өрттен қоғаудың және өндірістік тазалық сақтаудың ережелерін және нормаларын.

Біліктілігіне қойылатын талаптар. Жоғары кәсіби білімі және мұрағат іс саласындағы басшы лауазымда кем дегенде 5 жыл жұмыс өтілі болуы керек.

Мұрағат мекемесі филиалының директоры

Лауазымдық міндеттері. Филиалдың өндірістік, шаруашылық және қаржы қызметіне қолданыстағы заңнамаға сәйкес басшылық жасайды, қабылдаған шешімдерінен туындайтын салдарға, мүлікті сақтау мен тиімді пайдалануға, сондай – ақ қызметтің қаржы – шаруашылық нәтижелеріне толықтай жауап береді. Филиалдың жұмысы туралы жоспарлар мен есептер жасайды, мемлекеттік мұрағат мекемелерінің келешектегі және жылдық жоспарларына ұсыныстар енгізеді. Мұрағаттану, археография және құжаттану саласында ғылыми зерттеулер жүргізуге, әдістемелік құралдар әзірлеуге және олардың нәтижелерін іс – тәжірибеге ендіруге қатысады. Құжаттарды іріктеуді және мемлекеттік сақтауға қабылдауды, сондай – ақ құжаттардың құндылығына ғылыми сараптама, филиал құжаттарын ақпараттық – іздестіру жүйесін құру, есебін алу, сақталуын қамтамасыз ету және ғылыми пайдалану жөніндегі жұмыстарды ұйымдастырады. Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын ведомствалық сақтау, жеке құрам бойынша және мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізудегі құжаттарды ұйымдастыру мәселелері бойынша мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізудегі құжаттарды ұйымдастыру мәселелері бойынша мекемелер мен ұйымдарға әдістемелік және практикалық көмекті қамтамасыз етеді. Филиалдың ішкі тәртібі мен жұмыс режімінің ережесін, еңбек қорғау, техникалық қауіпсіздік пен өрттен қорғау ережелерін және нормаларын сақтауды қамтамасыз етеді.

Білуге тиіс: Қазақсатан Республикасының Конституциясын, Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексін, мұрағат ісі және құжаттамамен жұмысты дамытудың мәселелерін регламенттейтін Қазақстан Республикасын заңдары мен өзге де нормативтік құқықтық актілерін; еңбек, қаржы – экономикалық қызмет туралы заңнама негіздерін; мұрағаттану, құжаттану, археография, құжаттық ақпарат саласындағы отандық және шетелдік тәжірибелерді; ғылыми зерттеулер жүргізудің әдістерін; мұрағат құжаттарының құрамы мен мазмұның, ақапараттық – іздетіру жүйесін және анықтамалық – ақпараттық  қорын; еңбек қорғаудың, техникалық қауіпсіздік, өрттен қоғаудың және өндірістік тазалық сақтаудың ережелерін және нормаларын.

Біліктілігіне қойылатын талаптар. Жоғары кәсіби білімі және мұрағат іс саласындағы басшы лауазымда кем дегенде 5 жыл жұмыс өтілі болуы керек.

Бас қор сақтаушы

Лауазымдық міндеттері. Мемлекеттік сақтаудағы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз етеді, әзірленген ережелер мен нормативтерге сәйкес құжаттар қабылдауды, оларды сақтауды және есепке алуды ұйымдастырады. Жұмыс туралы жоспарлар мен есептерді, сондай – ақ мемлекеттік мұрағат мекемелерінің келешектегі және жылдық жоспарларына өздеріне қатысты бөлімдерін жасайды. Мұрағаттық қорларды сақтау, физикалық жай – күйін жақсарту бойынша шаралар кешенін жүргізуді, құжаттарды қалпына келтіруді, бұзылудан сақтауды және олардың сақтандыру көшірмелерін жасауды жүзеге асырады. Мұрағат қоймасынан істер беруді және олардың қайтарылуын, мұрағат құжаттарын сақтау, техникалық қауіпсіздік пен өрттен қоғау нормалар жасайды, мақалалар жазады, шолулар дайындайды. Мемлекеттік мұрағат мекемесінің дирекциясы, сараптау – тексеру және әдістемелік комиссиялары, басқа да кеңесші органдар жұмысына қатысалы.

Білуге тиіс: Қазақсатан Республикасының Конституциясын, Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексін, мұрағат ісі және құжаттамамен жұмысты дамытудың мәселелерін регламенттейтін Қазақстан Республикасын заңдары мен өзге де нормативтік құқықтық актілерін; еңбек, қаржы – экономикалық қызмет туралы заңнама негіздерін; мұрағаттану, құжаттану, археография, құжаттық ақпарат саласындағы отандық және шетелдік тәжірибелерді; ғылыми зерттеулер жүргізудің әдістерін; мұрағат құжаттарының құрамы мен мазмұның, ақапараттық – іздетіру жүйесін және анықтамалық – ақпараттық  қорын; еңбек қорғаудың, техникалық қауіпсіздік, өрттен қоғаудың және өндірістік тазалық сақтаудың ережелерін және нормаларын.

Біліктілігіне қойылатын талаптар. Жоғары кәсіби білімі және мұрағат іс саласындағы басшы лауазымда кем дегенде 5 жыл жұмыс өтілі болуы керек.