Курс лекций по "Делопроизводству"

проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. 
Целесообразно в организации (учреждении) установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель организации (учреждения), но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.  
При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными. 
Руководитель организации (предприятия) в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. 
После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. Целесообразно иметь массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления. 
Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело. 
 
3.3. Внутренние документы 
 
Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах одной организации (учреждения). 
Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. 
Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов. 
 
 
4. Учет объема документооборота 
 
 
Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. 
Учет объема документооборота организуется для установления: 
загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления; 
потребности организации (учреждения) организационной и электронно-вычислительной технике. 
При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.  
 
 
5. Регистрация документов 
 
5.1. Общие правила регистрации документов 
 
Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения . Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. 
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. 
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания. 
Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется. 
При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел. 
 
5.2. Индексация документов 
 
Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. 
Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации . 
Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает: 
06 - индекс структурного подразделения; 
10 - номер соответствующего дела по номенклатуре; 
96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации. 
Исключением являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены 
первой буквой фамилии автора документа. 
На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию (учреждение). Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 - 97. 
 
5.3. Формы регистрации документов и порядок их заполнения 
 
В практической деятельности, в зависимости об объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации, с использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная (Схема № 13).

Схема № 13 
Организация контроля исполнения 

 
В небольших организациях (учреждениях) применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ  ДОКУМЕНТОВ

 
 
 
ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Для регистрации всех категорий  входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная  форма регистрации. Форма карточки - регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству. 
Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек. 
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться. 
Бланки регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА 
лицевая сторона

оборотная сторона

 
На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку. 
Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ее ячейка. 
Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций. 
 
5.4. Контроль исполнения документов 
 
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов . 
Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение (Схема № 14).

Схема № 14 
Контроль исполнения документов

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. 
Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (учреждения). 
В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. 
Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя организации (учреждения). 
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией  
Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.  
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.  
Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.  
Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с  
ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ". 
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке. 
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.  
 
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ: 
 
1. Дайте определение понятия "документооборот". 
2. Каковы основные этапы документооборота? 
3. Какие этапы обработки проходят входящие документы? 
4. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов? 
5. Какие документы называют исходящими? 
6. Какие операции входят в состав обработки исходящей документации? 
7. Какие документы называют внутренними? 
8. В чем заключается особенность работы с внутренними документами? 
9. Для чего и как производится учет объема документооборота?  
10. Какие виды документов подлежат регистрации? 
11. Какие существуют формы регистрации документов? 
12. Какие документы подлежат обязательному контролю?

ТЕМА 9. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, МЕТОДИКА ЕЕ СОСТАВЛЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ В ПРАКТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 
 
1. Номенклатура дел.  
2. Виды номенклатур дел. 
3. Требования к составлению номенклатуры. 
4. Заголовки и их составление в номенклатуре дел. 
5. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел. 
6. Требования к заполнению формы номенклатуры дел. 
7. Установление сроков хранения дел. 
 
 
1. Номенклатура дел 
 
 
В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями. 
После того как в управленческой деятельности была использована информа-ция, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизиро-ать, т.е. группировать их в дела. Государственный стандарт определяет дело как "совокупность документов или документ, относящихся к одну вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку" (Схема № 15).

Схема № 15 
Дело 

 
Для того чтобы документы можно  было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными  сроками хранения. Классификационным  спра-вочником, определяющим порядок  распределения документов в дела, , является номенклатура дел.  
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, за-водимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в уста-новленном порядке (Схема № 16).

Схема № 16 
Номенклатуры дел 

 
При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следо-вательно, место каждого документа заранее предопределено и поиск его не будет вызывать, ни каких затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. Основное требование, которое предъявляется к номенклатуре - это охват всех документов, получаемых и создаваемых в про-цессе деятельности организации (учреждения). 
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Ос-новных правилах работы ведомственных архивов и Государственной системе документационного обеспечения управления. 
 
 
2. Виды номенклатур дел 
 
 
Номенклатура дел бывает трех видов - типовая, примерная и конкретная (Схема № 17).

Схема № 17 
Номенклатуры дел 

 
 
Типовая номенклатура дел устанавливает  типовой состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является и является нормативным документом.  
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.  
Конкретная номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.1 
Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями, они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств, для своей системы подведомственных организаций (учреждений). Сроки дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений. 
. 
 
3. Требования к составлению номенклатуры 
 
 
Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел, каждая организация обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации (учреждении), является основным учетным документов в делопроизводстве  
Одним из первых этапов при составлении номенклатуры дел является изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации (учреждения). Так же необходимо изучить устав или положение об организации (учреждении), положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации (учреждения), типовые и примерные номенклатуры дел, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.  
При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования закрепленные в нормативных документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы ведомственных архивов. 
 
 
4. Заголовки и их составление в номенклатуре дел 
 
 
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.  
Заголовок дела - важнейший элемент номенклатуры дел. 
В номенклатуру дел включаются: 
- заголовки дел документов, составляемые в данной организации (учреждении); 
- заголовки дел документов, поступающие в организацию (учреждение) из других организаций; 
- заголовки дел документов общественных организаций, подразделений действующих на общественных началах; 
- заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП"; 
- дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций (учреждения) или прекращения ее деятельности; 
- заголовки дел, не завершенных делопроизводством дел ликвидированной организации, правопреемником которой является организация (учреждение). 
В номенклатуру дел заголовки печатных изданий не включаются. 
Основные требования к содержанию заголовка: 
- четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (например, "Приказы ректора университета по основной деятельности") 
- заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования; 
- избегать неконкретных формулировок (например "разные документы", "общая переписка"). 
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: 
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); 
- название организации или структурного подразделения (автор документа); 
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); 
- краткое содержание документов дела; 
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; 
- даты (период), к которым относятся документы дела; 
- указание на копийность документов дела.1 
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. 
Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.2 
Понятие "дело" употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других делах, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например "Дело № 5-63 (А) по иску ООО "СИБИНТЕК" к ОАО "Омский каучук" о взыскании 893140 руб." 
Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия) (Например " Протоколы собраний акционеров предприятия") 
Термин "документы" употребляется в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в конце заголовка в скобках обязательно указываются основные разновидности документов, которые сгруппированы в деле.  
Например " Кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер)" 
Термин "документ" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Например "Документы к протоколам заседания ученого" 
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например "Годовой бухгалтерский отчет ООО "СИБТЕХИНВЕСТ" за 2000 год". 
При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже. 
В наименованиях дел, содержащих документы по вопросам переписки, уточняются, с кем и по какому вопросу она ведется. При указании в заголовке дела корреспондента необходимо учитывать следующее: 
если переписка ведется с однородными корреспондентами, то они не перечисляются, а указываются обобщенно. Например "Переписка института с высшими учебными заведениями по научным вопросам"; 
если переписка ведется с разнородными корреспондентами, то они не указываются. Например "Переписка об организации региональной научно-практической конференции " Юридическое образование в России""; 
если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела. Например "Переписка с Министерством образования Российской Федерации по учебным вопросам". 
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например "Переписка с главами администраций районов по социальным вопросам". 
 
 
5. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 
 
 
Номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме Приложение на основании номенклатуры дел структурных подразделений организации (учреждения). 
Названиями разделов номенклатуры дел организации (учреждения)являются названия структурных подразделений , расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения. 
Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. 
Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй --используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий - в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый - в государственном архиве. 
При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации,(учреждения),подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения ЭК организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения). 
Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 
Номенклатура дел пересогласовывается с архивными учреждениями не реже чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования. 
После утверждения номенклатуры дел руководителем организации (учреждения) для структурных подразделений и общественных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для использования в работе. 
Номенклатура дел организации (учреждения) является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства. 
В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры дел ежегодно рассматриваются на заседании ЭК организации. После одобрения ЭК номенклатуры дел утверждаются руководителем организации. Срок хранения их не менее 10 лет. 
 
6. Требования к заполнению формы номенклатуры дел 
 
 
Составляют номенклатуру по форме, установленной Основными правилами работы ведомственных архивов (Схема № 18). Номенклатура содержит в себе пять граф: 1 - индекс дела; 
2 - заголовок дела (тома, части); 
3 - количество дел (томов, частей); 
4 - срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню; 
5 - примечание.