Курс лекций по "Делопроизводству"

АОЗТ "Русский текстиль" 

 

Бухгалтерия 

Старшему экономисту 

 

А.С. Николаеву 

или 

Генеральному директору  

ЗАО "Тюменьводоочистка" 

 

В.И.Петрову 

 
Если документ отправляют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений  одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов 
Тюменской области

В состав реквизита "Адресат" при  необходимости может входить  почтовый адрес. Элементы адреса указывают  в последовательности, установленной  правилами, оказания услуг почтовой связи.  
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа. 
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно- 
исследовательский институт  
документоведения и архивного дела 
 
Черкасский пер, д.2 
Москва, 10100

При адресовании документа физическому  лицу указывают инициалы и фамилию  получателя, затем почтовый адрес, например:

И.П.Михееву 
Ул.Садовая, д.5, кв.12 
Тульская обл., Киреевский р-н,  
г.Липки, 301264

Каждая составная часть реквизита "адресат" печатается с новой  строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных  частей адресования 1,5-2 интервалами. Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. 
Реквизит 15 Гриф утверждения документа: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек - прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ 
 
Генеральный директор  
АОЗТ "Русский текстиль"  
Личная подпись И.В. Аненков  
12.02.2001

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. 
При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО 
Заседанием общего собрания  
акционеров  
Протокол 
от 15.08.2001 №14 
или  
 
УТВЕРЖДЕНО 
Приказом Председателя  
Правления банка  
от 30.09.2001 № 54

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите "гриф утверждения" центрировать элементы относительно самой длинной строки. Примерный перечень документов с грифом утверждения дан в приложении № 2. 
Реквизит 16 резолюция документа: реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, подпись и дату, например:

И.А.Медведевой  
В.Н.Егорову  
 
Прошу подготовить проект 
генерального соглашения 
с фирмой "Заречье"  
к 13.02.2001 
 
Смирнов  
21.01.2001

Допускается оформление резолюции  на отдельном листе (на бумаге формата  А6). 
Реквизит 17 заголовок к тексту официального документа: реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы: 
о чем (о ком)?, например: 
Приказ о создании аттестационной комиссии; 
чего (кого)?, например:  
Акт ревизии; 
(кому?), например: 
Должностная инструкция секретарю-референту. 
К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Заголовок располагают слева сразу от полей над текстом, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк. 
Реквизит 18 Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль", на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. 
Реквизит 19 текст официального документа: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты пишут только на русском языке при направлении их: 
- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации; 
- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации. 
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. 
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы -распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). 
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. 
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. 
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). 
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("приказывает", "решил"). 
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). 
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили"). 
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила"). 
В письмах используют следующие формы изложения: 
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); 
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); 
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным"). 
Текст печатают отступив 2-4 интервала от реквизита "заголовок к тексту", через 1,5 межстрочных интервала с абзаца если текст не делится на подразделы 
Реквизит 20 Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: 
Приложение: на 5 л. в 2 экз. 
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: 
Приложение:  
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз.  
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. 
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. 
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 
к приказу директора Института 
от 15.01.2001 №319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами, а также  центрировать это выражение, наименование документа, дату, регистрационный номер относительно самой длинной строки. 
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: 
Приложение: письмо Росархива от 14.06.99 №02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. 
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: 
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.  
Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала) от левого поля. 
Реквизит 21 Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор              

АОЗТ "Партнер"       Никитенко      Н.А. Никитенко 

или 

Исполнительный директор   Никитенко      Н.А. Никитенко

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого  лица в подписи не указывают. 
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор         Лисицин    М.А. Лисицин 

 

Главный бухгалтер          Козлова       Н.И. Козлова

 

При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. 
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии   Личная подпись  Н.В. Дементьев 

Члены комиссии        Личная подпись    К.М. Аршинова  

Личная подпись          С.П. Хитрунов  

Личная подпись          В.А. Малов

 

Документ может быть подписан исполняющим  обязанности должностного лица с  указанием его фактической должности  и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности. 
Реквизит 22 гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: 
СОГЛАСОВАНО 
Ректор Тюменского государственного  
университета 
Личная подпись Г.Ф.Куцев  
23.04.2001 
Данный реквизит оформляется при внешнем согласовании документа с другими организациями на последнем листе проекта или на отдельном листе согласования. 
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО          или  СОГЛАСОВАНО 

 

Письмо Российской академии  Протокол заседания 

медицинских наук    Правления страховой 

от 25.01.2001 №451-805  компании "Евразия" 

от 15.02.2001 №10

 

Реквизит 23 Виза согласования документа: реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с  содержанием документа. Согласование документа в пределах одной организации оформляют визой, которая включает наименование должности и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; например: 
Начальник юридического  
отдела Петроченко В.А. Петроченко  
25.11.2001 
 
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: 
Замечания прилагаются 
Начальник юридического  
отдела Воробьева А.С. Воробьев  
16.10.2001

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются  в нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.  
Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа. 
Реквизит 24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др. 
Документы заверяют печатью организации. Принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которых проставляется печать. Примерный перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении № 3. 
Реквизит 25 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: 
 
Верно

Инспектор отдела кадров     Хлебников    С.А. Хлебников 

 подпись  

07.03.2001

 

Допускается копию документа заверять печатью. Это необходимо делать, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательство регламентирует заверение копий (устав, лицензия и др.) 
Реквизит 26 Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу на 2-4 интервала ниже реквизита "подпись", печатают от левого поля, например:

Петров              или     Петров Иван Васильевич  

924 45 67                              924 45 67

 

Реквизит 27 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. 
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ: 
Подготовлено письмо №12/06-13 от 28.01.2000 
В дело № 07-06. Исполнитель Подпись Б.Л. Осипов 
Реквизит 28 Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты) и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа. 
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. В штампе указывается наименование организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата поступления. 
Реквизит 29 Идентификатор электронной копии может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и предназначена для автоматического поиска и контроля информации. 
 
 
3. Требования к бланкам документов 
 
 
Форматы бумажных документов. Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения документов. Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда - А, В, С. Ряд А -основной, В и С - дополнительные. Основной ряд служит для изготовления писчей бумаги, ряды В и С применяются для изготовления изделий из бумаги: конвертов, папок, скоросшивателей, обложек, карточек и т. д. 
Каждый ряд в свою очередь подразделяется на классы, обозначающие размер формата бумаги. В ряду А, например, 13 классов. Каждый отдельный формат обозначается буквой ряда и цифрой класса (А5, А6, А7 и т. д.), а размер его определяется в миллиметрах. Каждый последующий формат получается путем деления предыдущего пополам. Рассмотрим на примере, как это происходит. Исходный лист А1 имеет размеры - 840х594. 
Делим большую сторону пополам - получаем формат А2 размером 594х420.  
Делим большую сторону пополам - получаем формат АЗ размером 420х294.  
Делим большую сторону пополам - получаем формат А4 размером 294х210. И так далее. Последний формат А 13 равен примерно размеру почтовой марки. Наиболее употребительные два основных формата А4, А5, допускается использование бланков формата АЗ и А6. 
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа . 
Бланки документов в унифицированной системе организационно-распорядительской документации должны иметь поля не менее, мм: 20 - левое, 10 - пра-вое, 15 - верхнее, 20 - нижнее. 
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: 1) общий бланк; 2) бланк письма; 3) бланк конкретного вида документа, кроме письма (Приложения №4). 
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов.  
Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитом. 
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак организации), код организации, наименование организации, место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке размещают отметки для реквизитов 09 - дата и 10 - регистрационный номер документа. 
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа. 
Бланк конкретного вида документа, кроме письма. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 08) он становится бланком этого вида (например, приказа). Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с зарубежными партнерами. 
Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности. Эти бланки подлежат учету. 
Кроме перечисленных бланков могут создаваться бланки письма структурных подразделений и должностных лиц. Примеры оформления бланков даны в приложении № 3. 
 
 
4. Требования к изготовлению документов 
 
 
Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники. 
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. 
Все реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервала. Реквизиты оформляют через 2-3 интервала друг от друга. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме тек-ста) - 28 знаков. Текст документа печатают через 1,5 интервала (на бланках А4). Реквизиты располагаются на документе: 
1. От границы левого поля 
"заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии приложений", "фамилия исполнителя и номер его телефона", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "подпись", "гриф согласования", заверительные надписи "верно"; слова "примечания" и "основание", если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ"; в протоколах слова: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ". 
2. Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев. 
3. Отступив 32 печатных знака - реквизит "адресат". 
4. Отступив 40 печатных знаков - реквизиты "гриф ограничения доступа к документу" и "гриф утверждения". 
5. Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите "подпись". 
При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства - текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях. 
 
 
Выберите один из предложенных ответов: 
 
1. ГОСТ Р6.30-97 устанавливает состав реквизитов  
1) 31 реквизит 
2) 29 реквизитов 
3) 30 реквизитов 
4) 32 реквизита 
2. Какие виды бланков может иметь организация, предприятие, фирма?  
1) общий бланк и бланк для письма 
2) бланк структурного подразделения и должностного лица 
3) бланк вида документа 
4) все перечисленные виды бланков 
3. Чем отличается бланк для вида документа от бланка для письма? 
1) На бланке для писем больше реквизитов 
2) На бланке для писем меньше реквизитов 
3) Ничем не отличается 
4. Какие варианты расположения реквизитов установлены стандартом?  
1) Левое, центрированное расположение 
2) Угловое и продольное 
3) Стандарт не устанавливает расположение реквизитов 
5. Где располагаются реквизиты "Государственный герб РФ", "Герб субъекта РФ", "Эмблема"?  
1) В верхней части листа 
2) В центре верхнего поля  
3) Слева или в центре верхнего поля листа над наименованием организации 
4) Друг под другом 
6. В каких документах указывается реквизит "Справочные данные об организации"?  
1) в любых 
2) во внешних 
3) во внутренних 
4) где это необходимо 
7. Какие способы оформления даты существуют?  
1) цифровой и буквенно-цифровой 
2) 09.02.2001 
3) 09.02.2001 г. 
4) 9 февраля 2000 г. 
8. Условное обозначение документа, присвоенное ему при регистрации называется …  
1) индекс 
2) порядковый номер 
3) регистрационный номер 
4) учетный индекс 
9. Указания по исполнению документа содержаться в реквизите …  
1) резолюция 
2) текст документа 
3) гриф утверждения 
4) отметка об исполнителе 
10. Краткое изложение содержания документа формулируется в реквизите …  
1) текст документа 
2) заголовок к тексту  
3) резолюция 
4) здесь нет правильного ответа 
11. Реквизит "Гриф согласования документа" проставляется …  
1) на внешнем и внутреннем документе 
2) на внутреннем документе 
3) при внешнем согласовании документа с другими организациями 
4) на всех документах 
12. Реквизит "Виза согласования документа" может располагаться … 
1) на оборотной стороне последнего листа документа 
2) на лицевой стороне листа документа 
3) на копии документа 
4) на подлиннике документа 
5) на лицевой стороне или оборотной стороне листе после реквизита "подпись" 
13. Какие размеры бумаги используются для оформления управленческих документов?  
1) только А-4 
2) А3, А-4, А-5 
3) бумага потребительских форматов 
4) бумага любых форматов, имеющихся в продаже 
14. Укажите размеры полей (в мм) на стандартном формате бумаги для управленческих документов. 1) выбираем произвольный 
2) левое - 10 мм; правое - до 20 мм; верхнее и нижнее - 10 мм 
3) левое - не менее 20 мм; правое - не менее 10 мм; верхнее - не менее 15 мм; нижнее - не менее 20 мм; 
4) левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 15 мм; нижнее - 20 мм 
15. В документах, оформленных на двух или более листах, номера страниц проставляются … 
1) со второй страницы в верхнем правом углу 
2) со второй страницы посередине верхнего поля листа арабскими цифрами 
3) со второй страницы посередине нижнего поля листа 
4) последовательно на каждой странице в правом нижнем углу арабскими цифрами