Автор работы: Пользователь скрыл имя, 22 Ноября 2013 в 02:37, курс лекций
Работа содержит курс лекций по дисциплине "Делопроизводство"
1. Предмет содержание и задачи курса.
2. Источники.
3. Литература.
ТЕМА 4. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
1. Организационные документы - уставы,
положения, инструкции, штатные расписания
и др.
2. Распорядительные документы - постановления,
решения, приказы, распоряжения и др.
3. Информационно-справочные документы
4. Документирование деятельности коллегиальных
органов
5. Система плановой документации
6. Система отчетной документации
7. Кадровая документация
8. Система бухгалтерской документации
Деятельность учреждения, организации,
предприятия отражается в различных документах,
которые взаимосвязаны и составляют системы
документации, применяемые в определенной
сфере. Можно назвать множество систем
документации, которые классифицируются
по различным признакам (территориальному,
функциональному, уровню управления и
т.п.). Выделяют функциональные системы
документации - организационно-
У нас в стране в связи с развитием автоматизации
управленческих процессов разработаны
унифицированные системы документации.
Определение, назначение, состав унифицированной
системы документации устанавливаются
ГОСТами. Документы различных систем должны
иметь унифицированную форму.
Унифицированная система документации
(УСД) - система документации, созданная
по единым правилам и требованиям, содержащая
информацию, необходимую для управления
в определенной сфере деятельности.
Унифицированные формы документов разрабатываются
и утверждаются министерствами и ведомствами.
Они обязательны для применения во всех
учреждениях, организациях, предприятиях
независимо от формы собственности. Министерство
здравоохранения Российской Федерации
разрабатывает медицинские документы,
Государственный комитет Российской Федерации
по статистике - формы первичной учетной
и отчетной документации, Росархив РФ
- систему организационно-
Можно дать классификацию систем документации,
соотношение которых в делопроизводстве
разных учреждений неодинаково:
1. Организационные документы
2. Распорядительная документация
3. Информационно-справочные документы
и справочно-аналитическая документация
4. Плановая документация
5. Отчетно-статистическая
6. Кадровая документация
7. Бухгалтерская документация.
Перечень можно было бы дополнить другими
группами документов: договорная документация,
протокольная документация коллегиальных
органов управления, налоговая, документация
по социальной защите (для соответствующих
организаций).
Среди большого разнообразия документов
предприятий и организаций, входящих в
перечисленные группы, организационно-
ОРД входит в состав других систем (кадровая,
бухгалтерская документация и др.), так
называемых специальных систем. К сожалению,
на практике, во многих случаях, различные
группы документов работают по своим правилам,
не объединенными едиными принципами.
Необходимо охарактеризовать отдельные
группы документов, включенных в предложенную
классификацию, а также рассмотреть правила
оформления различных видов документов.
1. Организационные документы - уставы,
положения, инструкции, штатные расписания
и др.
Организационные документы реализуют
нормы административного и гражданского
права, являются правовой основой деятельности
учреждения и строго обязательны для исполнения.
Эти документы проходят обязательно процедуру
утверждения непосредственно руководителем
с проставлением грифа утверждения или
распорядительным документом (постановлением,
решением, приказом или распоряжением)
или заседанием коллегиального органа
и действуют до утверждения новых. В случае
реорганизации деятельности учреждения
разрабатываются новые организационные
документы.
УСТАВ - правовой акт, определяющий порядок
образования, компетенцию организации,
ее функции, задачи, порядок работы. Содержание
устава в соответствии с законодательством
РФ должно включать:
наименование учреждения, организации,
предприятия, его вид;
местонахождение (почтовый адрес);
предмет и цель деятельности;
порядок образования имущества (или уставного
капитала, выпуска и распределения акций
и т.д.);
порядок распределения прибыли;
порядок образования учреждения (организации,
предприятия),
порядок управления и прекращения деятельности;
органы управления (внутренняя организационная
структура).
В зависимости от вида организации (учреждения)
в устав могут быть добавлены другие сведения:
для банков - перечень проводимых банком
операций и его функции;
для акционерных обществ - сведения о категории
выпускаемых акций, условия их приобретения,
размеры долей каждого участника и др.
Текст устава может содержать следующие
разделы:
1. Общие положения.
2. Акционерный капитал (уставной капитал).
3. Порядок деятельности.
4. Управление.
5. Учет и отчетность, распределение прибыли.
6. Прочие накопления.
7. Прекращение деятельности.
УСТАВ оформляется на общем бланке с указанием
реквизитов: наименование организации
- автора документа (с указанием министерства,
ведомства вышестоящей организации); наименование
вида документа - УСТАВ; дата; регистрационный
номер, место издания (город); гриф утверждения
(если предприятие частное, указывают,
кем зарегистрировано); текст; подпись.
Положения - правовые акты, определяющие
порядок образования, правовое положение,
права, обязанности, организацию работы
учреждения, структурного подразделения
(служб).
Положения могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые разрабатываются для однотипных
организаций и используются при разработке
индивидуальных. Различаются положения
об организациях, о структурных подразделениях,
положения о коллегиальных и совещательных
органах, положения о временных органах
(совещаниях, комиссиях, советах).
Структура текста положения и его формуляр
унифицированы в УСОРД. Положения оформляют
на общем бланке организации с указанием
реквизитов: наименование организации,
структурного подразделения, вид документа,
а также дата и гриф утверждения, регистрационный
номер, место издания, заголовок к тексту,
текст, подпись, гриф согласования или
визы согласования.
Текст положения включает следующие разделы:
1. Общие положения
2. Цели и задачи
3. Функции
4. Права и обязанности
5. Руководство
6. Взаимоотношения с другими подразделениями.
Положения подписывают должностные лица,
являющиеся непосредственными разработчиками
(например, начальник структурного подразделения,
заместитель руководителя), визирует юридическая
служба (юрист), утверждает руководитель.
Положение вступает в силу с момента утверждения.
Пример оформления положения см. в приложении
№ 5, 6.
Инструкция - правовой акт, содержащий
правила, регулирующий организационные,
научно-технические, технологические,
финансовые и иные стороны деятельности
учреждений, организаций, предприятий
(их структурных подразделений), должностных
лиц.
Инструкции издаются в целях разъяснения
применения законодательных актов, распорядительных
документов по запоминанию и ведению документов
(например, бухгалтерских, отчетных и др.)
Инструкция оформляется на общем бланке
организации и должна содержать реквизиты:
наименование организации; наименование
вида документа; дата; место издания; заголовок
к тексту; текст; подпись; гриф утверждения;
гриф согласования или виза согласования.
Текст инструкции разбивается на разделы,
которые нумеруются арабскими цифрами,
а количество разделов определяется разработчиками.
Подписывается инструкция руководителем
того подразделения, которое ее разработало,
а утверждается руководителем организации
или специальным распорядительным документом.
Инструкции бывают, например, должностные;
по безопасности труда и др. Должностные
инструкции определяют функции, права
и обязанности сотрудников организации
и разрабатываются на все должности, предусмотренные
штатным расписанием.
Текст должностной инструкции состоит
из следующих разделов:
1. Общие положения
2. Должностные обязанности
3. Права
4. Ответственность
5. Взаимоотношения.
Образец оформления должностной инструкции
см. пример в приложении №7.
Штатное расписание - документ, закрепляющий
должностной и численный состав предприятия,
указывающий фонд заработной платы.
Форма штатного расписания унифицирована
УСОРД и оформляется на общем бланке организации
с указанием реквизитов: наименование
организации; наименование вида документа;
дата; место издания; гриф утверждения;
текст; визы согласования; подпись; печать.
Текст оформляется в виде таблицы, указывается
перечень должностей, сведения о количестве
штатных единиц, должностных окладов,
надбавок и месячном фонде заработной
платы. Штатное расписание визирует главный
бухгалтер, юрист подписывает начальник
отдела кадров или заместитель руководителя,
утверждает руководитель организации,
подпись которого заверяется печатью.
Образец оформление штатного расписания
см. в приложении № 8.
Структура и штатная численность - документ,
который закрепляет наименования всех
структурных подразделений, должностей
и количество штатных единиц каждой должности
организации (учреждения). Оформляется
на общем бланке предприятия с указанием
реквизитов: наименование организации,
наименование вида документа, дата, место
издания, гриф утверждения, визы согласования,
подпись, печать. Текст оформляется в виде
таблицы. Документ подписывает начальник
отдела кадров или заместитель руководителя,
утверждает руководитель организации.
Согласовывают его с главным бухгалтером
и юристом. Подпись руководителя в грифе
утверждения заверяется печатью. Образец
оформления см. в приложении № 9.
Регламент - документ, устанавливающий
порядок деятельности руководства организации,
коллегиального или совещательного органа.
Регламент работы коллегиального или
совещательного органа определяет: статус
коллегиального или совещательного органа;
порядок планирования работы; порядок
подготовки материалов для рассмотрения
на заседании; внесение материалов на
рассмотрение; порядок рассмотрения материалов
и принятия решений на заседании; ведение
протокола заседания; оформление решений
коллегиального или совещательного органа;
порядок доведения решений до исполнителей;
материально-техническое обеспечение
заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке
учреждения. Обязательные реквизиты: наименование
учреждения (организации), вид документа,
заголовок к тексту (наименование коллегиального
или совещательного органа), вид документа,
дата, место составления, гриф утверждения,
текст, подпись. Регламенты обсуждаются
в процессе подготовки на заседаниях коллегиального
органа и согласовываются с юридической
службой, подписываются руководителем
организации или руководителем коллегиального
органа, утверждаются коллегиально.
2. Распорядительные документы - постановления,
решения, приказы, распоряжения и др.
Все распорядительные документы должны
строго соответствовать положениям действующего
законодательства.
Первая стадия разработки проекта распорядительного
документа - определение круга вопросов,
которые предстоит в нем отразить. Прежде
всего изучают законодательные акты и
правительственные постановления, ранее
издававшиеся по данному вопросу распорядительные
документы. Затем приступают к составлению
его проекта. Далее документ согласовывается
и подписывается . Постановления и решения
еще проходят стадию обсуждения.
Текст распорядительного документа чаще
всего состоит из двух взаимозависимых
частей - констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением
в существо рассматриваемого вопроса.
Нередко в констатирующей части дается
пересказ акта вышестоящего органа, во
исполнение которого издается данный
распорядительный документ. В этом случае
указывается вид акта, его автор, дата
и номер, полное название (заголовок), т.е.
приводятся все поисковые данные. Констатирующая
часть может и отсутствовать, если нет
необходимости давать разъяснения.
Распорядительная часть излагается в
повелительной форме. В зависимости от
документа она начинается словами: "постановляет"
("постановил") - в постановлении;
"решает" (решил") - в решении; "предлагаю"
- в распо-ряжении; "приказываю" - в
приказе. Эти слова печатаются прописными
буквами т.е. они зрительно выделяются
и таким образом отделяют констатирующую
часть документа от распорядительной.
Располагаются эти слова на отдельной
строке прямо от полей.
С новой строки абзаца печатается текст
постановляющей части.
Распорядительная часть может делится
на пункты, которые нумеруются арабскими
цифрами. В каждом пункте указываются
исполнитель (организация, структурное
подразделение, конкретное должностное
лицо, например, в приказах), действие,
которое поручается выполнить, и срок
исполнения. Исполнитель указывается
в дательном падеже. Можно указывать и
обобщенно, например: ректорам вузов, директорам
школ. Предписываемое действие выражается
глаголом в неопределенной форме - "подготовить",
"зачислить", "организовать",
"обеспечить", "возложить", "разработать"
и т.д.
В конце текста распорядительного документа
помещается перечень документов, утративших
силу или подлежащих изменению с изданием
данного акта. Если распорядительные документы
имеют приложения, указание на них дается
в соответствующих пунктах текста.
Текст распорядительного документа должен
иметь заголовок.
Подготовив текст распорядительного документа,
приступают к его оформлению на бланке
конкретного вида документа. Подготовленные
проекты документов представляются на
подпись. Приказы и распоряжения подписываются
руководителем или его заместителем. Постановления
и решения имеют две подписи - председателя
и секретаря (управляющего делами) коллегиального
органа. Подписывается первый экземпляр
документа, изготовленный на бланке. Распорядительные
документы вступают в силу с момента их
подписания или доведения до сведения
исполнителя. (Приложения № 10, 11).
Решение - это распорядительный документ,
являющийся правовым актом, принимаемый
коллегией министерства или ведомства,
научным советом, советом директоров и
т.д. Образец оформления предлагается
на стр. . Пример дан в приложении № 12.
Распоряжение - распорядительный документ,
издаваемый руководителем коллегиального
органа в рамках присвоенной должностному
лицу, государственному органу компетенции.
Распоряжения являются делятся на 2 группы:
распоряжения общего, длительного действия
и распоряжения, касающиеся конкретного
вопроса. Распоряжения издают министерства,
ведомства, администрации краев, областей,
городов, районов, администрации предприятий
(учреждений) в пределах прав, предоставленных
им законами Российской Федерации. Подготовка
и оформление распоряжения аналогично
остальным видам распорядительных документов
Образец оформления см. в приложении №
13. Указание - распорядительный документ,
издаваемый министерствами, ведомствами,
организациями преимущественно по вопросам,
связанным с организацией исполнения
приказов, инструкций и др. актов. Указание
должно иметь конкретных исполнителей
и по оформлению не отличается от приказа,
его распорядительная часть начинается
словами "ПРЕДЛАГАЮ" ("ОБЯЗЫВАЮ").
Приказ - распорядительный документ, издаваемый
руководителем организации, предприятия,
учреждения, действующим на основе принципа
единоначалия. Приказ издается для решения
основных задач, стоящих перед данной
организацией. Оформляется приказ на бланке,
где указаны наименование организации,
наименование вида документа - ПРИКАЗ,
место издания, регистрационный номер,
дата, заголовок к тексту, подпись. Образец
оформления см. в приложениях № 10, 11.
3. Информационно-справочные документы
Существуют многочисленные группы документов,
относящихся к данной системе.
Справки - документы, содержащие информацию
по какому-либо определенному вопросу,
о фактическом состоянии дел, описание
и подтверждение тех или иных факторов
и событий.
Справки бывают двух разновидностей: 1)
справки, удостоверяющие юридический
факт, которые выдаются гражданам и учреждениям,
2) справки информационного характера,
составляемые по запросу или указанию
вышестоящих должностных лиц и организаций.
Справки гражданам с подтверждением места
учебы и работы, проживания составляются
на общем бланке, начинаются с указания
в именительном падеже фамилии, имени,
отчества лица, о котором даются сведения,
место представления справки указывается
в реквизите "адресат".
Справки информационно характера можно
подразделить на две группы: составляемые
внутри учреждения и направляемые за пределы
учреждения. Внутренние справки оформляют
листах формата А4, которые содержат основные
реквизиты бланка с указанием наименования
структурного подразделения. Справка,
направляемая в другие организации, оформляется
на общем бланке и имеет заголовок, т.к.
регистрируются по заголовкам. Текст справки
может делиться на разделы, содержать
таблицы, иметь приложения.
Докладная записка - документ, адресованный
руководителю данного или вышестоящего
учреждения и информирующий его о сложившейся
ситуации, имевшем место явлении или факте,
о выполненной работе.
Докладные записки могут быть внутренними,
т.е. направляемыми руководителю структурного
подразделения или учреждения, и внешними
- адресуемыми в вышестоящие инстанции,
а также быть инициативными и составленными
по указанию руководства.
Внутренние докладные записки содержат
следующие реквизиты: наименование структурного
подразделения, вид документа (докладная
записка), дата, заголовок, текст, адресат,
подпись составителя (с указанием должности).
Образец оформления см. в приложении №
14а.
Внешняя докладная записка оформляется
на общем бланке и подписывается руководителем
учреждения. Образец оформления см. в приложении
№ 4б.
Объяснительная записка - документ, поясняющий
содержание отдельных положений основного
документа (плана, отчета, проекта) или
объясняющий причины какого-либо события,
факта, поступка. (Например, нарушение
трудовой дисциплины, невыполнение поручений).
По содержанию объяснительные записки
делятся на две группы: 1) записки, являющиеся
приложением к основному документу; 2)
объяснительные записки составляемые
отдельными работниками оформляются на
листе формата А4 и подписываются исполнителем.
Образец оформления см. в приложении №
15.
Акт - документ составленный несколькими
лицами для подтверждения установленного
факта, действия или события. Разновидности
акта в зависимости от их назначения: акт
ликвидации (учреждения, организации,
предприятия), акт проверки, акт приема-передачи
(материальных ценностей и т.п.), акт инвентаризации,
акт проведения испытаний, акт приема
законченных объектов, акт уничтожения
(например, дел) и многие другие.
Акт, как правило, составляется комиссией
(временной или постоянной) и оформляется
на общем бланке. Текст акта состоит из
двух частей. Вводная часть для всех актов
одинакова. В ней указываются: основание
для составление акта, перечисляются лица,
его составившие, и при необходимости
лица, присутствовавшие при его составлении.
Слово "Основание" начинает текст
акта и печатается от левого поля. Далее
указывается состав комиссии: фамилия
и инициалы председателя, потом фамилии
и инициалы членов комиссии в алфавитном
порядке с перечислением должностей и
названиями учреждений (если члены комиссии
из других учреждений). После слова "Присутствовали",
напечатанного с новой строки сразу от
левого поля, перечисляются также в алфавитном
порядке должности, инициалы и фамилии
присутствующих.
В констатирующей части, которая начинается
с абзаца, анализируются результаты проведенной
работы, выводы, заключения, предложения.
Акт подписывает председатель и все члены
комиссии, должности перед подписями не
указываются. Перед текстом акт имеет
заголовок. Некоторые разновидности актов
утверждаются руководителем, например,
акт о выделении к уничтожению документов.
Сведения о количестве экземпляров акта
и их адресаты, по которым они отправлены
помещают в конце текста перед отметкой
о наличии приложения к акту, если они
прилагаются к нему. С актами ревизий знакомят
всех заинтересованных лиц, проставляется
отметка: ознакомлены (подпись, дата). Образец
оформления см. в приложениях № 16, 17.
Доверенность - документ о предоставлении
права доверенному лицу на совершение
каких-либо действий от лица доверителя.
Определение доверенности содержится
в Гражданском кодексе Российской Федерации
- доверенностью признается письменное
уполномочие, выдаваемое одним лицом другому
для представительства перед третьим
лицом. Можно выделить несколько видов
доверенностей: генеральная или полная,
специальная, разовая и др.
Официальные доверенности, выданные представителям
предприятия на получение денег, товарно-материальных
ценностей, совершение сделок или других
действий от имени предприятия. В тексте
указывается должность и паспортные данные
доверенного лица, наименование организации,
в которой производится деятельность
по доверенности, вид действий, образец
подписи лица, получившего доверенность,
срок действия доверенности. Доверенность
подписывается руководителем или главным
бухгалтером, если она связана с денежными
или материальными ценностями, проставляется
печать организации.
Личные доверенности выдаются от лица
доверителя (гражданина) на получение
заработной платы, стипендии, пенсии, пособий
и т.д. Для оформления этого вида доверенности
используются реквизиты: наименование
вида документа, дата, текст, подписи (лица,
получившего доверенность, доверителя
и должностного лица, заверившего доверенность),
печать того предприятия, в котором доверитель
учится, работает. Если в доверенности
срок действия не указан, то доверенность
сохраняет силу в течение года со дня ее
выдачи. Доверенность не будет считаться
действительной, если в ней не указана
дата выдачи.
Служебные письма организации составляются
по самым различным вопросам деятельности.
Текст служебного письма должен быть простым,
т.е. освещать, по возможности, один вопрос,
чтобы их легче было систематизировать
и осуществлять контроль за исполнением.
Письма могут состоять из одной основной
части, без пояснений. Например: "Просим
выделить 175 тысяч рублей для закупки оборудования",
или иметь еще и вводную часть, где излагаются
мотивы создания документа, ссылки на
решения вышестоящих органов.
Служебные письма оформляются на специальном
бланке для письма организации, имеют
реквизиты - адресат, заголовок к тексту,
текст, отметку о наличии предложений.
Подписываются должностным лицом о рамках
его компетенции, Обязательно наносится
реквизит отметка об исполнителе. Наименование
вида документа не указывается.
Письма, отправляемые из учреждения, делятся
на две группы - инициативные и ответные.
Инициативные письма - это письма, требующие
ответа. Например, такие письма могут выражать
просьбу (предложение, запрос) к адресату
в решении каких-либо вопросов. Письма-ответы
- по своему содержанию носят зависимый
характер от инициативных писем. Например,
излагается, все ли просьбы могут быть
удовлетворены, в какой мере, в какие сроки.
Если письмо содержит отказ, он должен
быть хорошо аргументирован. Если письмо
является ответом, составитель указывает
реквизит, ссылка на регистрационный номер
и дату документа, на который он отвечает.
Разновидности писем: сопроводительное,
информационное, рекламное, письмаприглашения,
письмо-извещение, письмо-подтверждение,
письмо- напоминание, гарантийное и др.
Исходящие письма (отправляемые) визируются
(например, письма по финансовым вопросам
- главным бухгалтером). Визы проставляются
на лицевой стороне последнего листа копии
письма, остающейся в организации. На входящих
(получаемых) письмах проставляются отметка
о поступлении и резолюции руководителей.
Образец составления служебного письма
см. в приложениях № 18, 19.
Телеграмма (телетайпограмма, телекс)
- вид документа, определяемый способом
передачи информации по каналам телеграфной
связи. В телеграмме, направляемой в несколько
адресов, каждый адрес указывается индивидуально.
Текст и адресат печатаются прописными
буквами. Между словами в телеграмме делается
пропуск в два удара. Текст печатается
начиная с абзаца через два интервала,
далее красные строки и абзацы не допускаются.
Адрес и текст печатаются без переноса
слов. Излагается текст предельно сжато.
Оформляется телеграмма либо на специальных
бланках, либо на обычных листах с указанием
категории перед адресом.
Пишется телеграмма без предлогов, союзов,
знаков препинания. Если знаки препинания
все же необходимы они пишутся сокращенно
строчными буквами: точка - тчк; запятая
- запт; двоеточие - двтч; кавычки - квч;
скобки - скб.
Даты обозначаются арабскими цифрами:
число, месяц, год. Между цифрами в дате
разделительные знаки не ставятся. Например,
05 11 2000. Заканчивается телеграмма указанием
ее индекса. После текста указываются
должность и фамилия лица, подписавшего
телеграмму.
Под чертой указываются служебные сведения,
не подлежащие передаче: адрес отправителя,
указание должности, подпись и расшифровка
подписи отправителя, дата подписания,
которая проставляется подписывающим
телеграмму.
Текст служебной телеграммы заверяется
печатью. Составляется телеграмма в двух
экземплярах. Первый, подписанный, отправляется,
а второй подшивается в дело. Образец оформления
см. в приложении № 20.
Телефонограмма. Телефонограммой передаются
несложные тексты в 20-30 слов, чаще всего
приглашения, напоминания и т.п., указания
от имени должностного лица.
Телефонограмма составляется в одном
экземпляре и содержит реквизиты: название
документа (телефонограмма), индекс, дата,
адресат, текст, наименование должности
(с указанием учреждения) и фамилии лица,
подписавшего документ, время приема-передачи
телефонограммы, фамилии передающего
и принимающего, номера их телефонов. Пример
оформления телеграммы см. в приложении
№ 21.
Факс воспроизводит все особенности документа
- подлинника, поэтому удобны. По факсу
можно передать как тексты, так и таблицы,
рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую
информацию. Обычно по факсу передают
оперативную информацию, так как документ,
полученный по факсу, не обладает такой
же юридической силой, как подлинник документа
или его заверенная копия. Оформление
факса и письма осуществляется аналогично.
4. Документирование деятельности коллегиальных
органов
Протокол можно отнести и к информационным
документам (содержит ин-
формацию об обсуждении какого-либо вопроса)
и к распорядительным, т.к. содержит постановляющую
часть.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях,
совещаниях, конференциях и заседаниях.
Например, протоколируются собрания акционеров,
заседания советов директоров. Документируется
также деятельность различных советов
(методических, ученых и др.) Ведет протокол
специально назначенное лицо или секретарь.
В его формуляр входят следующие реквизиты:
наименование организации (структурного
подразделения), указание вида документа
- ПРОТОКОЛ, дата заседания, регистрационный
номер, место составления протокола, заголовок,
текст, подписи.
На протоколе проставляется именно дата
события, которое протоколируется. Если
заседание продолжается несколько дней,
указывается дата начала заседания и через
тире дата окончания, например: 12-14.01.2000.
В заголовке к тексту отражается вид коллегиальной
деятельности (заседание, собрание, совещание)
и название коллегиального органа в родительном
падеже (собрания трудового коллектива).
Текст протокола состоит из вводной части,
где указываются председатель, секретарь,
присутствующие и повестка дня и основной,
где фиксируется ход заседания. Слово
"Председатель" печатается через
два интервала после заголовка, прямо
от полей с прописной буквы. Затем после
тире указывают инициалы и фамилию. Также
оформляется слово "Секретарь". С
новой строки после слова "Присутствовали"
перечисляют инициалы, фамилии присутствующих
в алфавитном порядке. Если заседание
расширенное, то указывается цифрой количество
участников, а пофамильный список прилагается
к протоколу. Далее следует повестка дня,
где перечисляются вопросы, вынесенные
на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется
и начинается с предлога "О" ("Об")
или перечисляются фамилии докладчиков.
Основная часть текста протокола строится
по разделам, соответствующим пунктам
повестки дня. В каждом пункте могут быть
части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).
После этих слов ставится двоеточие и
таким образом текст зрительно разбивается
на части. Слова начинаются с новой строки,
с абзаца.
Каждую фамилию и инициалы выступающего
печатают с новой строки в именительном
падеже, затем ставится дефис, выступление
излагается от третьего лица единственного
числа. После записи каждого выступления
приводятся вопросы и ответы на них. Решения
по нескольким вопросам подразделяются
на пункты и подпункты. При выборах должностных
лиц в протоколе указываются результаты
голосования по каждой кандидатуре.
Протоколы делятся на полные и краткие.
Кратко протоколируются оперативные совещания,
а также он допустим при наличии стенограмм.
Полностью подготовленный протокол подписывается
председателем и секретарем. Образец оформления
протокола см. в приложениях № 22, 23.
5. Система плановой документации
Результаты планирования фиксируются
в плановых документах, которые имеют
следующие названия: план, перспективный
план, программа, график, схема, генеральная
схема.
Особенность плановых документов в том,
что они всегда составляются на какой-либо
определенный срок: несколько лет, год,
полгода, квартал, месяц или на период
выполнения конкретного вида работ.
Федеральные планы, программы, генеральные
схемы разрабатываются по решению Правительства
Российской Федерации одним или несколькими
министерствами или ведомствами. Проекты
до их представления в Правительство РФ
на утверждение в обязательном порядке
проходят стадию согласования со всеми
заинтересованными учреждениями. Утверждаются
федеральные программы, планы и генеральные
схемы постановлениями Правительства
РФ.
Отраслевые планы и программы разрабатываются
федеральным органом исполнительной власти,
для подведомственных учреждений и организаций.
Утверждаются руководителем федерального
органа исполнительной власти (министерства
или ведомства) и являются обязательными
для выполнения. Контроль за их выполнением
осуществляется соответствующим федеральным
органом исполнительной власти.
Территориальные программы, планы, схемы
разрабатываются администрациями краев,
областей, районов, городов, и других территориальных
образований и действуют в рамках территории.
Как правило, они касаются вопросов социального
и экономического развития и благоустройства
территорий .
Планирование деятельности отдельной
организации, как правило, осуществляется
в форме плана, программы или графика.
При наличии в учреждении коллегий, советов,
комиссий их деятельность также планируется.
Разрабатываются плановые документы руководством
с привлечением квалифицированных специалистов
и обязательно проходят стадию согласования
и утверждения.
Программа - плановый документ, основные
направления развития той или иной отрасли
управления или деятельности. Кроме текстовой
части программы содержат приложения,
являющиеся справочным и аналитическим
материалом к программе, которые оформляются
в виде таблиц, графиков, схем.
Программа оформляется на общем бланке
организации. Обязательными реквизитами
программы являются: наименование организации,
название вида документа, дата, регистрационный
номер документа, место составления, заголовок
к тексту, подпись, грифы согласования
(или визы), гриф утверждения.
Программа подписывается руководителем
подразделения, ответственного за разработку
программы. Утверждаются программы руководителем
вышестоящей или данной организации или
коллегиальным органом (собранием, советом,
коллегией и т.п.).
План - документ, устанавливающий перечень
намеченных к выполнению мероприятий,
их последовательность, объем, сроки, ответственных
исполнителей. Форма планов, как правило,
табличная.
Планы организаций оформляются на общем
бланке. Обязательными реквизитами плана
являются: наименование организации, название
вида документа, дата, номер документа,
место составления плана, заголовок к
тексту, подпись, гриф утверждения. Планы
структурных подразделений оформляются
на стандартных листах бумаги с нанесением
всех необходимых реквизитов.
Планы работ или мероприятий подписываются
руководителями подразделений-разработчиков,
утверждаются планы руководителем вышестоящего
органа или данной организации.
6. Система отчетной документации
Отчет - документ, содержащий сведения
о результатах деятельности за определенный
период времени. Отчетная документация
учреждения состоит из нескольких комплексов
документов: государственная статистическая
отчетность; ведомственная отчетность;
внутриучрежденческая отчетность.
Формы документов государственной статистической
отчетности разрабатываются Госкомстатом
России и являются обязательными для всех
учреждений, организаций и предприятий.
Порядок составления и оформления документов
государственной статистической отчетности
установлен Положением о порядке предоставления
государственной статистической отчетности
в Российской Федерации, утвержденным
постановлением Госкомстата от 14 августа
1992 г. №130. Формы документов ведомственной
отчетности разрабатываются министерствами
и ведомствами. Центральный банк Российской
Федерации, Государственная налоговая
служба Российской Федерации и Министерство
финансов Российской Федерации представляют
формы бухгалтерского учета и отчетности,
налоговой отчетности, обязательные для
всех организаций. Формы ведомственной
отчетности готовят федеральные органы
исполнительной власти, которые осуществляют
отраслевое управление.
Государственная статистическая и ведомственная
отчетность представляется в установленные
сроки соответствующим территориальным
органом. По срокам представления она
может быть декадной, месячной, квартальной,
полугодовой и годовой .
В каждом учреждении составляется внутренняя
отчетность о выполнении планов, заданий,
разовых поручений руководства или поручений
вышестоящей организации. Такого рода
отчетные документы составляются специалистами
структурных подразделений и представляются
на рассмотрение руководства данной или
вышестоящей организации. Внутриучрежденческие
отчетные документы могут называться:
отчет или справка отчетного характера.
Государственная статическая и ведомственная
отчетность составляется на основе утвержденных
унифицированных форм и в соответствии
с утвержденными нормативными документами.
Внутриучрежденческая отчетность составляется
в относительно свободной форме. Отчеты
составляются на общем бланке или стандартном
листе бумаги. Обязательными реквизитами
отчета или справки отчетного характера
являются: наименование организации, наименование
подразделения (если это отчет или справка
о работе подразделения), название вида
документа, дата, номер документа, место
составления, заголовок к тексту, подпись,
гриф утверждения (на отчетах) или резолюция
руководителя (на справке отчетного характера).
В заголовке отчета указывается: наименование
органа или должностного лица, о результатах
деятельности которых сообщается в документе
("Отчет о работе аттестационной комиссии…";
"Отчет о работе отдела…"); отчетный
период (на 2001 г., за период с января по
июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).
В тексте дается описание выполненной
работы, анализируются ее итоги и излагаются
выводы и предложения. Если отчет содержит
результаты работы, которая ранее планировалась,
последовательность изложения отчета
должна соответствовать последовательности
расположения заданий в плановом документе.
Датой отчета считается дата его утверждения
руководителем организации или вышестоящим
органом. К отчетам может прилагаться
пояснительная записка.
7. Кадровая документация
Трудовые правоотношения предприятия
с работником регламентируются КзоТ РФ.
На основании статей Кодекса на предприятии
должен быть установлен единый порядок
оформления приема, увольнения и перевода
сотрудников. Совокупность документов,
в которых зафиксированы этапы трудовой
деятельности сотрудников, называется
документацией по личному составу (кадрам,
персоналу). К таким документам относятся:
Трудовые контракты (договоры), заключенные
предприятием с работников;
Приказы по личному составу (о приеме,
увольнении, переводе сотрудника);
Трудовые книжки;
Личные карточки формы Т-2;
Личные дела;
Лицевые счета по заработной плате.
Работа с кадровыми документами имеет
свои особенности. С 1 января 1998г. введены
новые унифицированные формы документов
:
Приказ (распоряжение) о приеме на работу
(ф.Т-1);
Личная карточка (ф.Т-2);
Учетная карточка научного работника
(ф.Т-4);
Приказ (распоряжение) о переводе (ф.Т-5);
Приказ (распоряжение) о предоставлении
отпуска (ф.Т-6);
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового
договора (ф.Т-8).
Типовые формы распространяются на предприятия
всех форм собственности на территории
Российской Федерации.
Документы по личному составу являются
наиболее важными документами и требуют
особой тщательности и аккуратности при
оформлении, ведении и обеспечении сохранности
на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу
необходимо учитывать, что персональные
данные (сведения о фактах, событиях и
обстоятельствах трудовой деятельности
и личной жизни) граждан Федеральный Закон
"Об информации, информатизации и защите
информации" от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ
относит к категории конфиденциальной
информации (Приложение № 1)
Прием на постоянную работу сопровождается
составлением документов по следующей
схеме:
Схема № 5
Заявление чаще всего пишется от
руки, но организация может иметь
и трафаретную форму. В заявлении указывается
должность, структурное подразделение,
куда работник устраивается и условия
приема. Оклад и дата приема на работу
указываются в визах или в резолюции руководителя.
Заявление подписывается, указывается
дата.
Резюме и анкета составляются по требованию
отдела кадров (департамента по персоналу).
Анкета является обязательным документом
при трудоустройстве на государственные
предприятия.
Одним из основных документов, регулирующих
правоотношения предприятия с работником,
является трудовой контракт (договор).
После подписания контракта издается
приказ о приеме сотрудника.
На основании приказа о приеме оформляется
личная карточка формы Т-2 или заводится
личное дело, делается запись в трудовой
книжке.
Копии приказа о приеме поступают в личное
дело и в бухгалтерию, где поступившему
работнику присваивается табельный номер
и на него заводится лицевой счет по зарплате.
Увольнение работника производится с
оформлением документов по следующей
схеме:
Схема № 6
Заявление об увольнении работник пишет
за две недели до предполагаемого
срока увольнения с работы и предоставляет
его на согласование руководителю (ст.
31 КЗоТ). Руководитель фирмы издает приказ
по личному составу об увольнении, в соответствии
с которым делается запись в трудовой
книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии
приказов поступают в личное дело работника
и в бухгалтерию, где на основании приказа
производится полный расчет с работником.
При переводе работника на другую должность
в рамках предприятия порядок оформления
документов осуществляется по следующей
схеме:
Схема № 7
Руководитель фирмы издает приказ
по личному составу о переводе
сотрудника на другую должность, на
основании которого делается соответствующая
запись с указанием новой должности в
трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2.
Копии приказа направляются в личное дело
и в бухгалтерию, и в случае изменения
оклада производится соответствующее
изменение в лицевом счете по заработной
плате.
Основные виды документов по личному составу
Резюме. В настоящее время распространенным
документом при приеме на работу является
резюме. Его особенностью является изложение
сведений об образовании и трудовой деятельности
в обратном хронологическом порядке. Реквизиты
РЕЗЮМЕ: наименование вида документа,
дата, текст, подпись, а также указываются
данные об авторе (фамилия, имя, отчество,
профессия, специальность, квалификация,
домашний адрес, телефон). Текст может
состоять из разделов:
цель резюме - место, на которое претендует
составитель;
образование;
трудовая деятельность;
специальные знания;
семейное положение.
Трудовые контракты. Документом, который
фиксирует согласие сторон об установлении
трудовых правоотношений и регулирует
их является трудовой контракт (договор).
В соответствии со ст.18 КЗоТ ТК должен
заключаться в письменной форме.
При заключении контракта рекомендуется
указывать следующие основные условия:
место работы (наименование предприятия,
куда принимается работник, его адрес);
конкретную работу в соответствии с квалификацией
по определенной профессии или должности,
которую должен выполнять работник;
дату начала работы и ее окончания, если
заключается срочный трудовой контракт;
оплату труда;
обязанности предприятия по обеспечению
охраны труда.
Контрактная форма найма, организации
и оплаты труда распространяется на следующие
категории работников:
на постоянных работников;
на временных работников;
работающих на основном месте работы;
работающих по совместительству.
В Трудовом контракте определяются обязанности
работника в соответствии с той профессией
или должностью, на которую он принят,
или делается ссылка на соответствующую
должностную инструкцию, разработанную
и утвержденную руководством предприятия.
Согласно КЗоТу (ст.17) Трудовом контракте
может заключаться на неопределенный
срок, на определенный срок не более 5 лет,
на время выполнения определенной работы.
Контракт составляется в двух экземплярах,
подписывается руководителем и работником,
заверяется печатью. Один экземпляр контракта
хранится на предприятии, второй у работника.
Приказ по личному составу. Прием, увольнение
и перевод сотрудников предприятия оформляются
приказами по личному составу. Приказы
по личному составу группируются в отдельное
дело и имеют самостоятельную нумерацию
с добавлением индекса "л/с" или "к".
Приказы по личному составу относятся
не только к распорядительной документации,
но одновременно являются первичными
учетными документами. Поэтому приказ
по личному составу оформляется на общем
бланке и одновременно информация фиксируется
в унифицированной форме первичной учетной
документации. Реквизиты приказа: наименование
организации, вид документа, дата, номер,
место составления, заголовок, визы, подпись.
Начинаются приказы по личному составу
с глагола: принять, перевести, уволить,
командировать, зачислить, назначить,
который печатается прописными буквами.
Затем с новой строки указывается фамилия,
имя, отчество (полностью), название должности,
наименование структурного подразделения,
с какого числа и с каким окладом принять
работника (например, приказ о назначении).
Приказ о приеме на работу оформляется
также на бланке типовой межотраслевой
формы №Т-1. Бланк размером А5 имеет лицевую
и оборотную стороны. Приказ составляется
в одном экземпляре, визируется и подписывается
руководителем предприятия.
Приказ о прекращении трудового договора
составляется на бланке формы №Т-8.
В графе "основание" указываются
документы, послужившие причиной увольнения
(заявление, докладная или объяснительная
записка) или статья КЗоТ РФ, соответствующая
причине увольнения.
Все приказы визируются юристом и другим
должностным лицом, в обязанности которого
входит работа с персоналом предприятия.
Все приказы по личному составу объявляются
работнику под расписку. Отметка об ознакомлении
с приказом проставляется самими работником
и содержит подпись работника и дату ознакомления.
Приказы по личному составу хранятся 75
лет. Образец составления приказа по личному
составу см. в приложении № 24.
Трудовая книжка. На всех предприятиях,
организациях независимо от форм собственности
на работников ведутся трудовые книжки.
Трудовая книжка относится к числу основных
документов, подтверждающих общий, непрерывный
и специальный стаж работы (ст.39 КЗоТ РФ).
На титульном листе трудовой книжки указываются
фамилия, имя, отчество работника полностью
без сокращений, а также указывается дата
рождения, которая содержит число, месяц
и год.
Сведения об образовании и специальности
или профессии указываются на основании
соответствующих документов (аттестатов,
дипломов, сертификатов, справок, если
образование незаконченное высшее).
На титульном листе обязательно ставится
подпись лица, выдавшего трудовую книжку,
и печать предприятия, где она была заведена.
Все записи на последующих страницах трудовой
книжки производятся в точном соответствии
с приказом о приеме, переводе или увольнении.
С каждой записью в трудовой книжке необходимо
ознакомить ее владельца.
При увольнении трудовая книжка выдается
работнику в день увольнения (ст.39 КЗоТ
РФ). Невостребованные трудовые книжки
хранятся до востребования в сейфах не
менее 50 лет.
Личная карточка. Основным документом
по учету персонала предприятия является
личная карточка формы №Т-2, которая заполняется
на всех работников предприятия, принятых
на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке делаются на основании
документов, предоставленных работником.
На основании паспорта и записей в трудовой
книжке заполняется раздел 1 "Общие
сведения". Для заполнения раздела 2
"Сведения о воинском учете" данные
берутся из военного билета работника.
Главным разделом карточки является раздел
3 "Прием на работу, назначения, перемещения".
Записи в этом разделе должны содержать
ссылки на даты и номера приказов о назначении,
перемещении или увольнении работника.
Личная карточка заводится на работника
в одном экземпляре, хранится в сейфе в
отдельной картотеке, составленной по
алфавиту фамилий работников.
Карточки уволенных сотрудников формируются
в самостоятельное дело также по алфавиту
(по трем первым буквам фамилий). Перед
сдачей дела в архив все карточки должны
быть пронумерованы, на них составляется
внутренняя опись. Срок хранения личных
карточек - 75 лет.
Личные дела. Совокупность документов,
содержащих сведения о работнике представляет
собой личное дело (досье). Чаще всего оно
заводится на руководителей и ведущих
специалистов.
В состав личного дела должны входить
следующие документы:
1. Внутренняя опись документов, имеющихся
в личном деле. Она содержит сведения о
порядковых номерах документов дела, их
индексах, заголовках, датах. Подписывается
ее составителем с указанием должности,
расшифровки подписи и даты составления.
2. Анкета или личный листок по учету кадров.
Личный листок по учету кадров содержит
биографические сведения о работнике,
его образовании, выполняемой работе с
начала трудовой деятельности, семейное
положение и др. Он заполняется от руки
работником при поступлении на работу.
Анкета отличается от личного листка тем,
что подписывается не только самим лицом,
поступающим на работу, но и сотрудником
ответственным за персонал предприятия.
3. Автобиография или резюме. На коммерческих
предприятиях поступающие на работу, как
правило, предоставляют резюме.
4. Копии документов об образовании. Можно
снимать только с подлинников данных документов.
5. Копии документов об утверждении в должности.
Помещаются в личные дела руководителей
фирмы. (Копия протокола заседания Совета
директоров или учредителей фирмы).
6. Характеристики или рекомендательные
письма. Подшиваются в личное дело работника,
в том случае, если они предоставлялись
при приеме на работу или при утверждении
в должности.
7. Трудовой контракт (договор). Он может
входить в состав документов личного дела
или храниться отдельно.
8. Дополнение к личному листу по учету
кадров. Это документ, предназначенный
для фиксирования изменений в трудовой
и личной жизни сотрудника, произошедших
после заполнения им личного листа по
учету кадров (или анкеты).
9. Справки и другие документы, относящиеся
к данному работнику (списки изобретений,
научных трудов и пр.)
Личное дело заводят после издания приказа
о приеме работника. Они хранятся инспектором
по персоналу или секретарем-референтом
в сейфе и выдаются во временное пользование
лишь определенным должностным лицам.
Изменения в личные дела вносятся только
лицами, ответственными за их ведение.
Личные дела уволенных работников должны
передаваться на архивное хранение и хранится
75 лет - "В".
Таким образом, составление и оформление
кадровой документации - одна из наиболее
важных сторон деятельности кадровой
службы любой организации, а вопросы документирования
трудовых отношений должны систематически
контролироваться руководителем организации
с учетом требований законодательства
по архивному делу и нормативных документов
по оформлению кадровой документации.
8. Система бухгалтерской документации
Первичные учетные документы. Все хозяйственные
операции, проводимые организацией, должны
оформляться оправдательными документами.
Эти документы служат первичными учетными
документами, на основании которых ведется
бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются
к учету, если они составлены по форме,
содержащейся в альбомах унифицированных
форм первичной учетной документации,
а документы, форма которых не предусмотрена
в этих альбомах, должны содержать следующие
обязательные сведения:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой
составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в
натуральном или денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных
за совершение хозяйственной операции
и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Перечень унифицированных форм первичной
учетной документации по бухгалтерскому
учету приведен в Приложении …
Документы, которыми оформляются хозяйственные
операции с денежными средствами, подписываются
руководителем организации и главным
бухгалтером и уполномоченными ими на
то лицами.
Внесение исправлений в кассовые и банковские
документы не допускается. В остальные
первичные учетные документы исправления
могут вноситься лишь по согласованию
с участниками хозяйственных операций,
что должно быть подтверждено подписями
тех же лиц, которые подписали документы,
с указанием даты внесения исправлений.
Для осуществления контроля и упорядочения
обработки данных о хозяйственных операциях
на основе первичных учетных документов
составляются сводные учетные документы.
Первичные и сводные учетные документы
могут составляться на бумажных и машинных
носителях информации. В последнем случае
организация обязана изготовлять за свой
счет копии таких документов на бумажных
носителях для других участников хозяйственных
операций, а также по требованию органов,
осуществляющих контроль в соответствии
с законодательством Российской Федерации,
суда и прокуратуры.
Первичные учетные документы могут быть
изъяты только органами дознания, предварительного
следствия и прокуратуры, судами, налоговыми
инспекциями и налоговой полицией на основании
их постановлений в соответствии с законодательством
Российской Федерации.
Регистры бухгалтерского учета. Регистры
бухгалтерского учета предназначены для
систематизации и накопления информации.
Содержащейся в принятых к учету первичных
документах. Регистры бухгалтерского
учета ведутся в специальных книгах (журналах),
на отдельных листах и карточках, на магнитных
лентах, дисках, дискетах, и иных машинных
носителях. Содержание регистров бухгалтерского
учета и внутренней бухгалтерской отчетности
является коммерческой тайной.
Выберите один из предложенных вариантов
1. Акты, письма, факсы, докладные записки
относятся к … 1) организационным документам
2) справочно-информационным документам
3) распорядительным документам
4) внешним документам
2. Правовой акт, определяющий порядок
образования, компетенцию организации,
ее функции, задачи, порядок работы это
…
1) приказ
2) положение
3) договор
4) устав
5) должностная инструкция
3. Как ведется нумерация приказов по основной
деятельности?
1) По порядку с момента создания предприятия,
организации, фирмы
2) в пределах месяца
3) подряд в пределах финансового года
4) подряд в пределах финансового года,
но отдельно от приказов по личному составу
4. Какой документ создается и оформляется
секретарем в результате проведения производственного
совещания у руководителя?
1) полный протокол
2) краткий протокол
3) распоряжение
4) решение
5. Какой документ содержит информацию
с правами, обязанностями и функциями
работника?
1) трудовой контракт
2) трудовой договор
3) приказ о приеме на работу
4) должностная инструкция
6. Какой документ составляется комиссией
при выделении документов к уничтожению?
1) акт
2) справка
3) докладная записка
4) объяснительная записка
7. В каком документе Вы, как руководитель
структурного подразделения обоснуете
свои предложения для руководства фирмы
по расширению вашего отдела?
1) в письме
2) в решении
3) в докладной записке
4) в справке
8. Письмо, имеющие финансовые и юридические
последствия, должно быть …
1) подписано директором, главным бухгалтером,
заверено печатью
2) заверено печатью
3) подписано главным бухгалтером и директором
4) согласовано с юристом
9. Из каких двух частей состоит текст протокола?
1) вводной и констатирующей
2) вводной и основной
3) основной и распорядительной
4) констатирующей и распорядительной
10. В каком документе определяется фонд
заработной платы организации, предприятия,
фирмы?
1) в штатной численности
2) в штатном расписании
3) в уставе
4) в приказе
11. Какие организационные документы утверждаются
руководителем организации?
1) Положения о структурных подразделениях
2) должностные инструкции
3) штатное расписание
4) все перечисленные документы.
12. На чье имя адресуется заявление?
1) на имя руководителя организации
2) на имя начальника отдела кадров
3) на имя руководителя структурного подразделения
4) на имя заместителя руководителя организации
ТЕМА 5. ИСТОРИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОРЕВОЛЮЦИОННОЙ РОССИИ
1. Приказное делопроизводство.
2. Коллежское делопроизводство.
3. Министерское делопроизводство.
Документы сопровождают человека уже
несколько веков. За это время они неузнаваемо
изменились.
С древнейших времен дошли до нас различные
виды документов, с помощью которых мы
узнаем историю всей нашей страны, особенности
быта и различных отношений, складывающихся
в те далекие времена
В древности документы составлялись на
самых различных материалах. В Ассирии
- на глиняных табличках, в Индии и Цейлоне
- на пальмовых листьях, в Египте - на каменных
плитах и папирусах, в Древнем Новгороде
- на бересте.
Изобретенная в 105 г. в Китае бумага открыла
новую эру в жизни докумен-тов. На многие
столетия она стала практически единственным
материалом для оформления.
Реальная альтернатива документам на
бумажной основе возникла только несколько
десятилетий назад с появлением компьютера.
Документы возникли вместе с письменностью.
В начале как средство закрепления имущественных
отношений, а затем с развитием письменности,
стали средством общения, передачи информации.
Документы являются одним из важнейших
хранилищ человеческой памяти.
Организация делопроизводства в России
складывалась веками и имеет глубокие
корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства:
1) приказное (столбцовое) - ХV - XVII вв.
2) коллежское (коллегиальное) - XVII -XIX вв.
3) министерское (исполнительное) - XIX -XX
вв.
1. Приказное делопроизводство
Приказы - административно-судебные учреждения
центрального и местного управления в
Московском государстве. Становление
приказов произошло в конце ХV - начале
ХVI вв.
Становление русского централизованного
государства сопровождалось внедрением
приказного делопроизводства, порядок
которого последовательно закреплялся
в Судебнике 1497, 1550 годов, Соборном уложении
1649 года.
Приказная система прошла в своем развитии
ряд стадий:
- приказа как разового поручения
- приказа как постоянного поручения
- приказа - "избы" (канцелярии)
- приказа как государственного органа
с самостоятельными структурными подразделениями.
Необходимо отметить, что делопроизводство
как система возникает вместе с образованием
аппарата государственного управления,
который нуждается в документировании
своей деятельности и в обмене документированной
информации между составными частями
по вертикали и горизонтали (царь, боярская
Дума, приказы, годовые воеводы, приказные
избы и т.д.).
Схема № 8
Структура приказов
Приказы ведали управлением, сбором налогов
и судом. С усложнением задач
государственного числа приказов росло.
На местах были такие органы, как
земская изба, губная изба, которые
возглавлялись старостами, городничими.
В приказах постепенно формировался слой
профессиональных чиновников из незнатных
служилых людей - знатоков своего дела,
со временем начавших оказывать влияние
на решение государственных вопросов.
Производство дела в приказах начиналось
либо с момента поступления входящего
документа, либо с подготовки инициативного
документа по указанию боярина или царя.
Документы, относящиеся к одному делу,
подклеивались один к другому, места склеек
заверялись дьяком с оборотной стороны
подписью. Чтобы ознакомиться с делом,
необходимо было развернуть столбец, а
читая, сворачивать его. От такого обращения
документы быстро ветшали. Документы этого
периода имели форму свитка, длина свитка
часто была весьма значительной.
Сложился определенный порядок составления
документа в приказе. По указанию дьяка
проект документа - "черное письмо"
- составлял подъячий "средней руки",
дьяк "чернил" его, т.е. исправлял,
а "молодший" подъячий "белил",
т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком,
"старый" подъяичй "справлял"
переписанный документ, удостоверял своей
подписью. Подпись растягивалась во всю
ширину документа с целью охраны от подделки.
В период приказного делопроизводства
зачастую документы проходили множество
ненужных инстанций, подолгу задерживались
без необходимости у отдельных исполнителей,
прежде чем попадали по назначению.
В период приказного делопроизводства
царь издавал указы, жалованные грамоты,
акты. Боярская дума издавала приговоры.
Характерной чертой данного периода делопроизводства
было то, что оно в основном регулировалось
не законодательным порядком, а основывалось
на нормах обычного права, традициях, обычаях,
переносимых из поколения в поколение
служивыми людьми.
Приказная систем с ее централизацией,
бумажным делопроизводством и бесконтрольностью
порождала волокиту, злоупотребления
и взяточничество. К концу века приказная
система пришла в упадок.
2. Коллежское делопроизводство
Коллегии - в России центральные отраслевые
органы управления, созданные в первой
четверти XVIII в.
Начало этого периода в истории отечественного
делопроизводства соотносят с реформами
Петра . Именно он создал российскую бюро-кратическую
систему, определившую работу с документами.
В начале XVIII века в России, в период царствования
Петра , происходит реформа приказного
делопроизводства. Складывается новый
тип государства - абсолютная монархия,
которая подразумевает сосредоточивание
в одних руках законодательной и исполнительной
власти. Монарх - осуществляет управление
через центральные органы государства,
т.е. суть реформы государственного управления
сводится к его централизации.
Взамен устаревшей системы приказов в
1717-1718 было создано 12 коллегий, каждая
из которых ведала определенной отраслью
или сферой управления и подчинялась Сенату.
В 1720 г. был подготовлен и подписан Петром
1 "Генеральный регламент", который
определял задачи, функции, структуру
и порядок работы коллегий - основного
звена высших органов государственного
управления. В этом документе имеется
глава о структуре и функциях канцелярии,
а также выделяется отдельная глава о
секретарском чине.
В "Генеральном регламенте" 1720 г.
давались общие правила составления документов,
устанавливались требования к написанию
отдельных реквизитов.
Для многих документов были установлены
официальные бланки и разработан формуляр
- правила расположения реквизитов на
листе бумаги.
Изменилась и форма документов. Были отменены
столбцы, они заменялись тетрадями. Появилось
понятие "гербовая бумага", на которой
изготовлялись документы для высших органов
управления. В "Генеральном регламенте"
были подробно описаны правила удостоверения
отдельных документов, на пример было
указано, что протоколы подписываются
всеми членами коллегии. Также им был установлен
порядок пользования печатями.
Коллежское делопроизводство было более
прогрессивно по сравнению с приказным
делопроизводством. Появились упорядоченные
системы регистрации. Регистрация документов
велась в специальных журна
Схема № 9
Система органов власти и управления в
XVII - XIX веках.
лах. Для учета входящих документов
велось две книги: в книгу "С"
записывались документы поступившие
от вышестоящих инстанций (царя, Сената),
а в книгу "Д" - документы
других коллегий и местных учреждений.
При регистрации исходящих документов
использовали книги "А" и "Б".
В книге "А" регистрировались документы
адресованные царю, в книге "Б" - отправляемые
в другие коллегии, губернские учреждения
и отдельным лицам.
В период коллежского делопроизводства
были заложены основы организации учета
и хранения документов, именно в этот период
появилось название "архив". "Генеральный
регламент" установил иметь два архива
- общий для всех коллегий и специальный
архив для коллегий иностранных дел и
финансовой.
Генеральный регламент стал фактически
первым законодательным актом в России,
регулирующим вопросы работы с документами
в центральных государственных учреждениях.
Генеральный регламент подробно определял
порядок работы коллегий и решения в них
дел, он давал законченную организационную
форму и систему норм по документированию
деятельности коллегий.
Таким образом, "Генеральный регламент"
закрепил законодательно порядок работы
с документами с момента их создания до
архивного хранения.
В целом реформы государственного аппарата
первой четверти V в. установили в России
единообразную систему организационного
устройства и делопроизводства государственных
учреждений на основе бюрократического
централизма.
Губернская реформа Екатерины была направлена
на реорганизацию местного аппарата управления,
но она мало изменила сложившийся порядок
делопроизводства. Закон 1775 г. "Учреждения
для управления губерний Всероссийской
империи" установил иерархию не только
учреждений, но и их документации. Эта
иерархия отражалась в видах документов
и порядке обмена ими между учреждениями
разного уровня. Вышестоящие инстанции
"указывали" нижестоящие "доносили"
об исполнении указаний. Равностоящие
инстанции обменивались между собой предложениями
и сообщениями.
Следующий этап реформирования российского
государственного делопроизводства наступает
в начале в. при Александре .
3. Министерское делопроизводство
Министерства (от лат. мinistro - служу, управляю)
- в России центральные отраслевые учреждения,
созданные в 1802 г., упраздненные после
октября 1917 г. и восстановленные в 1946 г.
Манифестом от 8 сентября 1802 г. в России
были созданы первые восемь министерств,
в замен существовавших Петровских коллегий:
- военно-сухопутных сил
- военно-морских сил
- иностранных дел
- внутренних дел
- внешних дел
- коммерции
- финансов
- народного просвещения
- юстиции
- государственное казначейство на правах
министерства.
Схема 10.