Культура делового общения и официальной переписи

— передача исполнителю информации, дополнительно к той, которая содержится в резолюции.

Укажем формы контроля за такими важными документами, какими являются приказы. В приказе четко предписываются 
определенные действия, которые должны быть точно сформулированы, указываются исполнители, сроки исполнения и оговаривается материальная и финансовая база. Контроль за исполнением приказов — важнейшее условие их действенности.

Другой формой контроля может служить график. По вертикали указываются исполнители, по горизонтали — сроки исполнения. В месте пересечения граф указываются номер и пункт приказа. После исполнения приказа делаются специальные отметки. Обычно графики используются для контроля за приказами по однородным или смежным действиям. Так же осуществляется контроль за исполнением распоряжений и указаний.

Наиболее оперативным и распространенным видом управленческой документации является служебное письмо.

Как быстро и без ошибок подготовить акт, протокол, распоряжение? Какие слова и обороты уместны при изложении просьбы, гарантии, отказа? Эти и другие вопросы возникают всякий раз, когда необходимо подготовить служебный документ. Но для того, чтобы правильно и быстро его составить, надо знать особенности языка и стиля современной деловой речи и предъявляемые к ней требования. Их невыполнение, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой — может лишить их юридической и практической значимости.

Прежде всего, текст служебного документа не должен допускать нескольких толкований и словесного произвола. Он обязан быть однозначным, математически точным и строгим. Ввиду правовой значимости официальных документов их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что    предъявляются и к языку законов. Во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до н. э. древнеримский плебс настаивал на введении четких, «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появлялись, от делопроизводителя требовались абсолютная точность формулировок и доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу.

Существует поразительное количество видов и разновидностей документов: в том или ином виде документируется почти каждая производственная ситуация. Однако если хорошо знать некоторые общие принципы унификации документов, это может избавить от необходимости вникать во множество ситуаций и фактов. Ведь язык официальных документов — это, в сущности, набор клише, штампов, стандартов, что не так уж и плохо, поскольку все они отшлифованы долгой практикой употребления в разных вариантах. Унификация текстов рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных на основе правил построения предложений по определенным моделям, соответствующим тем или иным жизненным ситуациям, Поэтому процесс составления служебного документа сводится к конкретному использованию языковых моделей, стандартизированных словесных оборотов. Они требуют минимального напряжения при восприятии и ускоряют процесс составления документа, позволяя не тратить усилий на поиск формулировок.  Такие обороты отличаются информационной емкостью, так как сигнализируют о смысле в самой обобщенной форме. Без готовых проверенных долголетней практикой широко известных словесных формул невозможно быстро, грамотно и точно отразить  данную производственную ситуацию. Поэтому язык служебных документов правомерно считать регламентированным, представляющим собой набор отлитых форм, в которые каждый раз закладывается новое содержание.

Бланк — это своего рода идеальный образец деловой бумаги, тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований. И если автор художественного текста сам определяет его форму, то автор деловой бумаги в плену у нее.

Процесс составления служебного документа можно свести к следующим трем операциям: заполнение явного или воображаемого трафарета документа; выбор стандартных готовых синтаксических конструкций; построение предложений по аналогии с моделями стандартных синтаксических конструкций. При этом, готовя текст документа, следует, конечно, обеспечивать достоверность и объективность содержания, полноту информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествований, нейтральность тона изложения, применение средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов

Стилевые особенности любого текста зависят от автора. Но  
дело в том, что действительного автора письма или другого документа трудно определить. Технический составитель и автор служебного документа — не всегда одно и то же лицо. Не случайно государственный стандарт требует указания на документе его исполнителя. Большинство официальных документов визируются и подписываются несколькими лицами. Кроме того, в служебной документации выражаются интересы общественные, коллегиальные, коллективные. Автором документа является, как правило, лицо юридическое, коллективное. Поэтому личностный момент в оценке фактов, констатируемых в тексте служебного документа, ослаблен, а тон нейтрален. Когда автор документа — лицо юридическое (организация, предприятие, учреждение, объединение, фирма, кооператив), то субъект действия отождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация, руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, местком, комиссия, СТК.

Коллективный статус авторства в официально-деловой письменной речи обусловил тенденцию к унификации речевых средств на всех уровнях языка: синтаксиса, стиля, терминолексики, фразеологии, морфологии, словообразования.

Еще не разработаны государственные стандарты на состав информации в служебных документах, но практика их составления дает все основания утверждать, что каждый служебный документ включает один или несколько стандартных аспектов содержания. Под аспектом понимается мысль, выражаемая одним или несколькими предложениями. Один аспект может составить содержание целого документа

Многоаспектные документы можно представить как сумму нескольких аспектов. Текст их необходимо условно подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы по правилам, предусмотренным ГОСТом 1.5-85. 

Изложение каждого аспекта содержания рекомендуется начинать с нового абзаца. Новую тему или новый поворот темы следует также выделять красной строкой. Таким образом, абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разбивая текст служебного документа на абзацы, мы облегчаем его восприятие. Кроме того, разделение текста позволяет адресату делать небольшие остановки, мысленно возвращаться к прочитанному, сосредоточиться перед очередной порцией информации.

Считается, что средняя длина абзаца — 4-6 предложений. Однако, например, в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но какова бы тек ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей. Нарушение этого  требования затрудняет процесс восприятия текста письма.

Формально связи между предложениями реализуются в виде последующего повтора фрагментов предыдущего предложения. Кроме того, связи между предложениями осуществляются с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок.

Теперь о композиции и логике построения документа. Композиция, или структура текста служебного документа, — это последовательность расположения его составных частей (аспектов). Композиционная стройность определяется не только последовательностью изложения и расположения материала. Во многом она зависит от характера и объема сведений, включаемых в документ. При составлении служебного документа рекомендуется сначала «набросать» логическую схему его содержания. При этом в качестве аналога можно использовать документ, составленный  ранее. Порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасположения. Если группа подлежащего предшествует группе сказуемого, то это так называемый прямой порядок главных членов предложения.

Использование прямого или обратного порядка слов не должно диктоваться прихотью автора, ибо порядок слов несет в русском языке огромную информационную нагрузку. Несмотря на то, что в нашем языке принят относительно свободный порядок слов в предложении, т. е. члены предложения не имеют фиксированного места, как в некоторых других языках, существуют все-таки определенные правила расположения слов. Тем более это относится к письменной речи. Если в устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно, то в письменной информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Отсутствие в письменной речи активной, не формирующей смысл интонации компенсируется наличием специфического принципа «линейной» подачи информации. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем - основная, причем последняя располагается после сказуемого, а вспомогательная — в начале предложения до сказуемого. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.

Для служебных документов характерны и свои особенности синтаксиса. Официально-деловой стиль речи допускает предложения, в которых подлежащее выражено не одним именным.

В первом случае целью высказывания является указание на необходимое издание; во втором — указание формы сотрудничества, на основании которой адресат предполагает получить.

Рассмотрим несколько вариантов согласования сказуемого с подлежащим, вызывающих затруднения у составителей.

При подлежащем с количественным именем числительным, оканчивающимся на «один», сказуемое ставится в форме единственного числа, т. е. происходит согласование по грамматическому принципу.

Употребление сказуемого в форме множественного числа (согласование по смыслу) по аналогии с другими количественными числительными в составе подлежащего неправильно

2. При подлежащем, имеющем в своем составе имя числительное «два» и более, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в форме множественного числа.   
Форма единственного числа придает сообщению безличную окраску, подчеркивает итоговый результат действий. Единственное число оказывается более уместным и в тех случаях, когда лица или предметы, обозначаемые подлежащим, пассивны по отношению к обозначаемому сказуемому действию или при знаку.

3. Подлежащее со словами и словосочетаниями, содержащими слова «большинство», «меньшинство», «множество», «ряд», «часть», «много», «немало», «несколько», «количество», «число», «не меньше чем», а также отрицательные и неопределенные местоимения «никто», «ничто», «кое-кто», употребляется со сказуемым в форме единственного числа, т. е. сказуемое в этом случае согласуется с подлежащим по грамматическому принципу.

4. При подлежащем, выраженном местоимением сказуемое обычно ставится в форме единственного числа.

При местоимении «что» сказуемое ставится в форме единственного числа в том случае, если слово, замещаемое местоимением, имеет форму единственного числа. Если слово, с которым соотносится местоимение «что», имеет форму множественного числа, сказуемое при слове «что» также ставится в форме множественного числа.

Замена местоимением «что» союзного слова «которые» носит разговорный характер и в официальных текстах неуместна.

В официально-деловой речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные — после него.

Обстоятельства степени ставят перед прилагательными , а дополнения — после него. 

В обычном тексте существительное следует за числительным, при табличной или анкетной записи, наоборот, числительное следует за существительным.

Дополнение ставится после сказуемого. При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.

А если в деловой письменной речи, в документах необходимо употребить специальные термины или неологизмы, как это правильно делать? Слово в тексте документа употребляется только в одном из значений, принятых в официально-деловой письменной речи — это главное правило. Недопустимо не только искажение термина, но и замена его синонимическими формами.

Что же касается неологизмов, то их употребление в документах вообще нежелательно, тем более образуемых по традиционным моделям, но не имеющих терминологического смысла. Помимо того, что они не являются литературной нормой русского язык; подобные неологизмы всегда нетрудно заменить формами общелитературного употребления.

В официально-деловых текстах часто приходится иметь дело 
с цифрами. Запись цифровой информации имеет некоторую специфику, обусловленную необходимостью сокращения больших 
чисел и облегчения понимания, запоминания их. Неправильна 
запись чисел, расчетов и другой цифровой информации может 
стать источником помех, возникающих при чтении, изучении 
обработке текстов. Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и 
слов. Словесно-цифровая запись не только дает возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие. 

Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры), в записи воспроизводится 
словом, а не цифрой. 

Многозначные числа принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие числа начинают предложение

Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если запись ведется арабскими цифрами, то порядковое числительное вводится в текст с указанием падежных окончаний.

Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью цифр, но уже без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято записывать римскими цифрами.

В заключение напомним основные принципы грамотного составления служебных документов:

— документ должен быть убедительным;

— следует писать кратко, аргументация должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной; текст служебного документа должен быть однозначным; следует употреблять стандартизированные словесные обороты; служебные документы пишутся в нейтральном тоне, не допускается эмоционально-экспрессивная окраска; ошибки исправляются аккуратно, на машинке;