Культура делового общения и официальной переписи

 

 

Министерство образования и науки Украины

ХАРЬКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Кафедра: «Мененджмента и маркетинга в строительстве».

Контрольная работа по курсу: «Делопроизводство».

На тему: « Культура делового общения и официальной переписи».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                 Выполнила:

                                                            Студентка I ММТ-5

                                                         Факультета ЭиМ

                                                       Капустина С.В.

                                                 Проверила:

                                                             Виноградская О.М.

 

 

 

 

 

Содержание:

 

1. Этика делового общения ---------------------------------------------       3

2. Ключевые понятия ------------------------------------------------------  3 - 4

3. Основные понятия ------------------------------------------------------  4 - 5

4. Требования к разработке  унифицированных форм  

    документов -----------------------------------------------------------------  5 - 6

5. Классификация унифицированных  форм документов --  6 - 8

6. Правила деловой переписки ----------------------------------------  8- 11

7. Работа с документами ------------------------------------------------- 11- 20

8. Заключение ----------------------------------------------------------------  20- 21

9. Список используемой литературы ------------------------------        22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Этика делового общения

 

Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений с другими людьми. Вечным и одним из главных регуляторов этих отношений выступают этические нормы, в которых выражены наши представления о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности или неправильности поступков людей. И общаясь в деловом сотрудничестве со своим подчиненными, начальником или коллегами, каждый, так или иначе, сознательно или стихийно опирается на эти представления. Но в зависимости от того, как человек понимает моральные нормы, какое содержание в них вкладывает, в какой степени он их вообще учитывает в общении, он может, как облегчить себе деловое общение, сделать его более эффективным, помочь в решении поставленных задач и достижении целей, так и затруднить это общение или даже сделать его невозможным.

Ключевые понятия

 

Этика (от греч. Ethos — обычай, нрав) — учение о морали, нравственности. Термин "этика" впервые употребил Аристотель (384-322 до н.э.) для обозначения практической философии, которая должна дать ответ на вопрос, что мы должны делать, чтобы совершать правильные, нравственные поступки.

Мораль (от лат. moralis — нравственный) — это система этических ценностей, которые признаются человеком. Мораль — важнейший способ нормативной регуляции общественных отношений, общения и поведения людей в самых различных сферах общественной жизни — семье, быту, политике, науке, труде и т.д.

Важнейшими категориями этики являются: "добро", "зло", "справедливость", "благо", "ответственность", "долг", "совесть" и т.д.

Нормы морали получают свое идейное выражение в общих представлениях, заповедях, принципах о том, как должно себя вести. Мораль всегда предполагает наличие определенного нравственного идеала, образца для подражания, содержание и смысл которого меняются в историческом времени и социальном пространстве, т.е. в различные исторические эпохи и у разных народов. Однако в морали должное далеко не всегда совпадает с сущим, с реально существующей нравственной реальностью, фактическими нормами поведения людей. Более того, на всем протяжении развития морального сознания внутренним стержнем и структурой его изменения является" противоречиво-напряженное соотношение понятий сущего и должного"1.

В этом противоречии между должным и сущим заключена и противоречивая сущность мотивации общения (в том числе и делового общения и поведения человека). С одной стороны, он стремится вести себя нравственно должным образом, а с другой, — ему необходимо удовлетворить свои потребности, реализация которых очень часто связана с нарушением нравственных норм.

Этот внутренний конфликт между возвышенным идеалом и практическим расчетом, нравственным долгом и непосредственным желанием существует всегда и во всех сферах жизни. Но особенно напряженно он проявляется в этике делового общения, потому что именно в этом виде общения основной предмет, по поводу которого оно образуется, является внешним для индивидов.

Общение — процесс взаимодействия общественных субъектов: социальных групп, общностей или личностей, в котором происходит обмен информацией, опытом, способностями и результатами деятельности. Общение выступает как способ бытия общества и человека. Именно в процессе общения происходят социализация личности и ее самореализация.

Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. При этом стороны делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей. Как и всякий вид общения, деловое общение имеет исторический характер, оно проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Его отличительная черта — оно не имеет самодовлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей. В условиях рыночных отношений — это, прежде всего получение максимальной прибыли.

С учетом всего сказанного этику делового общения можно определить как совокупность нравственных норм, правил и представлений, регулирующих поведение и отношения людей в процессе их производственной деятельности. Она представляет собой частный случай этики вообще и содержит в себе ее основные характеристики.

Основные понятия

 

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. ГОСТ  закрепляет следующие определения:

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из набора реквизитов. Число реквизитов определяется  целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов ограничено. Для рада документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, информация должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление , возможность передачи другому лицу, многократное использование. Они затрачивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные и машинных носителях, научные, технические, личные и официальные.

Как носители информации, документы выступают в качестве неприметного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила); распорядительной деятельности ( приказы, указания, постановления, решения, распоряжения); накопление и обобщение информации (отчеты, акты, доклады); передачи информации (письма, телеграммы). 

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов, которые могут выступать и средством осуществления распределительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Требования к разработке унифицированных форм документов

 

1. Унифицированные  формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

2. Реквизиты форм  документа размещают на основе  формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3. Содержательную  часть формы документа следует  оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5-85. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста. "

4. Наименования  реквизитов унифицированных форм  документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).

5. В наименованиях  граф, в которых предусматривается  простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.

6. Постоянные  реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие  обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.

7. При использовании  метода контрольного суммирования  рекомендуется для записи контрольных  сумм, предназначенных для защиты  информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

8. Требования  к текстам документов и порядок  их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

9. Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

Классификация унифицированных форм документов

 

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

— государственные (общероссийские);

— отраслевые (ведомственные);

— субъектов Российской Федерации;

— формы документов объединений, предприятий, организаций.

Рассмотрим подробнее четвертую категорию, а именно, какие виды документов обращаются на предприятиях и в организациях.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам:

1) по видам деятельности (или назначению): научно-технические, конструкторские, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, первичные, учебно-методические, плановые, финансово-расчетные; по торговле, ценообразованию, по личному составу и другие;

2) по наименованию: уставы, положения, инструкции, распоряжения, приказы, договоры, планы и отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, доверенности, платежные требования и поручения и другие;

3) по способу фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские и т.д.), графические, фото- и кинодокументы, акустические;

4) по месту составления: внешние (входящие и исходящие) и внутренние;

5) по степени сложности: простые (рассматривается один вопрос) и сложные (рассматривается несколько вопросов);

6)по степени гласности: открытые (несекретные), документы с ограниченным доступом (секретные, совершенно секретные и другие) и документы для служебного пользования;

7) по юридической силе: подлинные (действительные и недействительные); подложные (надлежащие изготовленные, но содержащие ложные сведения) и поддельные (могут полностью имитировать подлинные либо содержать изменения, внесенные с противоправной целью);

8) по срокам исполнения: срочные (со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно») и несрочные;

9) по стадиям подготовки: черновики и подлинники (оригиналы). С подлинника могут быть изготовлены копии, оттиски, выписки из документа и дубликат подлинника;

10) по происхождению: служебные и личные (изложение жалоб, просьб, предложений и т д.);

11) по срокам хранения: постоянного хранения и временного (до 10 лет и свыше 10 лет);

12) по степени обязательности: информационные (сведения о производственной и иной деятельности организации) и директивные (обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы);

13) по степени унификации: индивидуальные (носят разовый характер), типовые (для изложения однородных процессов и явлений), трафаретные (заранее подготовленный текст с пробелами), примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы;

14) по характеру содержания: первичные и вторичные;

15) по периодичности формирования: дневные, месячные, 
квартальные, годовые;