Котрольная работа по "Документообороту"

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 14 Октября 2013 в 10:42, контрольная работа

Краткое описание

1) Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.
В нормативных, а также в методических документах описывается структура, штаты, техническое обеспечение и функции служб делопроизводства
Законодательные и правовые акты РФ
К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:
• Законы Российской Федерации;
• указы и распоряжения Президента;

Содержание

1.Структура, штаты и нормативные материалы по делопроизводительному обслуживанию
3
2.Доставка и экспедиционная обработка документов.
7
3.Регистрация документов и информационно-справочная служб
12
4.Контроль за исполнением документов и поручений
14
5.Составление и оформление документов, унификация и трафаретизация документов
19
6.Текущее хранение документов, номенклатуры дел
36
7. Архив учреждения
41
8. Организация рабочих мест, оснащение их оборудованием средствами вычислительной техники и оргтехники
44
9.Использование программных средств для делопроизводственной деятельности.
51
Список источников и литературы
55

Скачать полностью (119.36 Кб) Сколько стоит заказать работу?
Прикрепленные файлы: 1 файл

Документооборот 9 вопросов.docx

— 122.41 Кб (Скачать документ)

Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела.

Обложки дел оформляют  в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72. Надписи на обложке следует  писать четко, тушью.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных  подразделениях, при методической помощи архива составляются описи для последующей  передачи в архив. В малых организациях эту работу выполняет секретарь-референт с участием специалистов подразделений. Отдельная опись составляется на дела по личному составу организации.

Каждое дело вносится в  опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации.

Перед утверждением описи  должны получить одобрение ЭК организации, а описи на дела постоянного хранения и дела по личному составу должны быть согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.

Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в  государственный архив, печатаются в четырех экземплярах. Описи  дел, остающиеся в архиве организации, печатаются в двух экземплярах.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному  составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет  включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т. д.).

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел  постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают  по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей  работы, архив организации оформляет  выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные  карточки на сдаваемые документы  для пополнения ими справочного  аппарата архива.

До передачи в государственные  архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций  и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков (от 5 до 7,5 лет) документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организаций и предприятий в государственные архивы.

4) электронный документооборот - система составления, использования, хранения и обмена электронными документами с использованием электронных средств массовых коммуникаций;

Электронный архив, cистема электронного архива — система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.

Электронный архив относится  к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). Множество организаций приходит к его внедрению через использование сетевых папок общего пользования, но еще не будучи готовыми к внедрению систем электронного документооборота, зачастую громоздких и сложных, поэтому электронные архивы позиционируют как основу документооборота.

7. Архив учреждения

Современная нормативно-методическая база по делопроизводству. Закон «Об  архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004. «Правила делопроизводства в  федеральных органах исполнительной власти» от 15.06.2009; «Положение о системе  межведомственного электронного документооборота»  от 22.09.2009; «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» 23.12.2009; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. 

В новейшее время администрация  архивного дела согласно указаниям  и данным науки об архивах (см. Архивоведение) стремятся:

  • 1) все существующие в стране архивы (правительственные, общинные и общественные) привести в надлежащий порядок, установив точные правила относительно устройства архива и порядка ведения дел, и поставить за всеми архивами правительственный надзор;
  • 2) все исторические архивы связать в одно целое, установив точный порядок выделения из всех текущих архивов документов в ближайший исторический архив, создавая для достижения этой цели центральное управление историческими архивами;
  • 3) при центральном управлении сосредоточить общий инвентарь всех документов, хранящихся во всех исторических архивах;
  • 4) завязать сношения с центральными управлениями исторических архивов других государств, чтобы могло родиться единение исторических архивов целого мира, обеспечивающее возможность собрать полные исторические данные по вопросам, занимающим правительства или учёных.

Современные российские архивы

Федеральные архивы

  • Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)
  • Российский государственный архив древних актов (РГАДА)
  • Российский государственный исторический архив (РГИА)
  • Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА)
  • Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ)
  • Российский государственный архив экономики (РГАЭ)
  • Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ)
  • Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД)
  • Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ)
  • Архив Президента РФ (АП РФ)
  • Российский государственный военный архив (РГВА)
  • Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ)
  • Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД)
  • Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД)
  • Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ)

Организация архива на предприятии

Документы, образующиеся в  деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на:

- документы временного  срока хранения (до 10 лет включительно);

- документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

- документы постоянного (вечного) хранения.

В настоящий момент архивное дело регулируется следующими нормативными актами: 
1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; 
2. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.) (далее - Основные правила); 
3. "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (утв. Росархивом 06 октября 2000 г.); 
4. Постановление ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс "Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 21 августа 2003 г. N 4994); 
5. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".


Электронный архив, cистема электронного архива — система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.

Электронный архив относится  к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). Множество организаций приходит к его внедрению через использование сетевых папок общего пользования, но еще не будучи готовыми к внедрению систем электронного документооборота, зачастую громоздких и сложных, поэтому электронные архивы позиционируют как основу документооборота.

Российский рынок электронных  архивов

Участники рынка электронных архивов  в России и странах СНГ подразделяются на несколько категорий:

  • Разработчики программного обеспечения для организации электронных архивов (Компания ReDocs,DocuWare, «ITS — Системная интеграция», Алее Софтвер, Корпорация «Электронный Архив», Архисофт, Компания «ЭОС», Компания ООО «Докфлоу Бест Практис», CSoft Development,);
  • Поставщики и производители оборудования (Триал Электроникс ПЛС, Корпорация "Электронный А<span class="Hyperlink__Char" style=" font-family: 'Times New Roman', 'Arial'; font-si

Информация о работе Котрольная работа по "Документообороту"