Котрольная работа по "Документообороту"

22. Гриф согласования.

Согласование это предварительное  рассмотрение, экспертиза проекта документа. Согласование может быть внешним  и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Существует два варианта оформления грифа согласования:

СОГЛАСОВАНО 
СОГЛАСОВАНО

Председатель

Письмо Президиума РАН

Госстандарта России от 
14.05.2000 № 08-256

Подпись Г.П. Воронин

21.01.2000

Гриф согласования располагают  ниже реквизита «Подпись» или  на отдельном листе согласования, о чем делается отметка на месте  проставления грифа согласования:

Лист согласования прилагается.

23. Визы согласования документа.

Внутреннее согласование оформляется визой, которая состоит  из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты:

Главный бухгалтер подпись  И.Д. Луконина

12.07.2000

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечание, дополнения или  не согласно с документом, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу:

Замечания прилагаются.

Юрисконсульт подпись  М.М. Зак

10. 03. 2000

На внутренних документах виза проставляется на обороте последнего листа подлинника документа, на исходящих  – на последнем листе копии, остающейся в деле организации.

24. Печать.

Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность  подписей. Печать должна быть хорошо читаема  и не накладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированных  формах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или «Место для печати».

Печати бывают гербовыми  и простыми (к последним относятся печати организации и структурных подразделений – отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

25. Отметка о заверении копии.

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.).

Отметка о заверении копии (или выписки из документа) состоит из слова 
«Верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения:

Верно

Инспектор подпись О.В. Белова

1. 06. 2000

При пересылки копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью.

26. Отметка об исполнителе.

Реквизит оформляется  в письмах, он необходим для оперативной  связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения  затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располагается  на лицевой стороне первого листа  документа ближе к нижнему  полю или на оборотной стороне  листа. Оформляется отметка одним  из способов»:

Соколов Соколов 
Антон Романович

341 12 56 341 12 56

27. Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело

Реквизит проставляется  на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. 
Отметка проставляется на первой странице документа на нижнем поле и включает в себя слова «В дело», номер дела по номенклатуре дел, подпись исполнителя документа или руководителя подразделения, дату проставления отметки. Отметка может дополняться сведениями о характере исполнения документа.

В дело № 12-25 за 2000 г.

Подпись 24.05.2000

28. Отметка о поступлении  документа в организацию.

Реквизит проставляется  в нижнем правом углу первого листа  документа при его экспедиционной обработке. Как правило, для этого  используется специальный штамп  с наименованием организации. Например:

29. Идентификатор электронной  копии документа.

Реквизит, проставляемый  в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, а при  необходимости – дату и другие поисковые данные. При оформлении этого реквизита желательно указывать  полный путь к файлу, содержащему  электронную копию документа. 
Например:

С:/ Приказы/ Петров.

4. Основные требования  к документам, изготовленным машинописным  способом.

Если документ составляется на компьютере, то при печатании  текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Arial размеров 12, 13, 14. Заголовки таблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров.

Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. 
Расстояние между отдельными реквизитами – 1,5 – 3 межстрочных интервала. 
Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то начиная со второй, страницы нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля.

Формат бумаги А4 и А5; допускается – А3 и А6. Минимальные размеры полей на документе (в мм): левое –20; правое – 10; верхнее – 15; нижнее – 
20.

4) Совершенствование. В новых условиях важно сохранить функции управления документацией и документационным обеспечением деятельности как в государственной, так и негосударственной сферах для решения таких задач, как:

• установление единых унифицированных правил и методов ДОУ в государственных структурах независимо от их ведомственной подчиненности;
• мониторинг и контроль за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота;
• научно-методическая работа в области документационного обеспечения и внедрение наиболее рациональных методов работы с документами в органах управления и государственных организациях;
• централизованная разработка типовых регламентов для решения управленческих задач государственных организаций;
• обеспечение сохранности документов в органах государственного управления, формирование документальных фондов как информационных ресурсов организаций, установление сроков хранения документов, а также соблюдение законодательно установленных положений о доступе к документам органов управления и организаций;
• экспертиза программных и иных информационных средств, применяемых в органах власти и государственных организациях для электронных документационных коммуникаций;
• профессиональная подготовка и повышение квалификации специалистов в области ДОУ.

6.Текущее хранение документов, номенклатуры дел.

1) Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.1 В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

ГОСТ Р 5П41-98 определяет понятие формирования дел, группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела. ГОСТ Р 51141-98 определяет дело как «совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». На каждой обложке (папке) помешается заголовок-этикетка типа «Приказы директора колледжа за 2003 г.», «Переписка с организациями о поставке комплектующих» и т. п. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, называют номенклатурой дел.  Наличие номенклатуры дел в каждой организации, на предприятии обязательно. Она используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела, в качестве указателя индексации документов и дел, а также как схема построения справочной карт

2)   Изучение документов

1. метод наблюдения
2. Хронометраж
3. Графический и статистический методы

3) Формирование и текущее  хранение дел

Работа по формированию дел  состоит из следующих операций: распределение  и раскладка исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек дел.

В дело помещают только исполненные  документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные  в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В дело не помещают документы, несоответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежащие возврату, черновики, незаверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

В дело должны подшиваться  документы по одному вопросу, имеющие  один срок хранения. Документы постоянного  и временного срока хранения следует  группировать в отдельные дела.

В дела группируются документы  одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые  группируют документы за несколько  лет (например, личные дела).

Каждое дело должно содержать  не более 250 листов (30— 40 мм толщины). Приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся. Приложения большого объема следует объединять в отдельные тома.

Документы внутри дела следует  располагать в хронологической  и логической последовательности. Такая  систематизация, как правило, в основе своей совпадает с расположением  документов по их датам (подписания, поступления  или исполнения). Переписка, например, систематизируется в такой последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Если документ-ответ будет исполнен в следующем году, его прилагают  к документу-запросу. Распорядительные документы организации группируются в дела по видам, а внутри вида —  в хронологическом порядке, и  т. д.

Методическое руководство  и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом. На малых предприятиях эта функция возлагается на секретаря-референта.

Оперативное хранение документов

До передачи исполненных  документов в архив организации, они могут находиться в структурных  подразделениях на исполнении и в  канцелярии (у секретаря-референта) на хранении.

Документы, находящиеся в  процессе исполнения, хранятся у исполнителя  в папках с надписью «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т. п. На папках должны быть указаны фамилия и  инициалы исполнителя. Папки в течение  рабочего дня находятся на столе  исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или  шкаф. Текущая работа с документами  закрытого характера оговаривается  специальной инструкцией.

Хранение исполненных  документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистраторах. Папки типа «скоросшиватель» здесь  непригодны, поскольку в них документы  располагаются в обратной хронологической  последовательности. Пригодны для длительного  хранения папки с мягкой (шнурками) системой крепления документов. Это  позволяет группировать документы  в прямой хронологической последовательности.

В текущих архивах подразделений, в канцелярии, у секретаря-референта  для размещения укомплектованных в  дела документов применяются стеллажи и шкафы, механические картотеки  элеваторного типа и т. д. Хранение законченных  дел в столах сотрудников запрещается.

Для удобства поиска необходимого дела и соответствующего документа  рекомендуется рабочий экземпляр  номенклатуры дел прикрепить к стеллажу, к дверце шкафа и т. д.

Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив  организации.

Оформление дел и передача их на архивное хранение

Оформление дел — это  подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив  по окончании календарного года, в  котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации  листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т. д.

Оформление дел проводится работниками службы документационного  обеспечения организации и структурных  подразделений.

Дела постоянного и  временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются  в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе  ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т. п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются  упрощенно: они не подшиваются, листы  в них не нумеруются, уточнение  обозначений на обложках дел не производится, описи надела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью  раскрывают их содержание, рекомендуется  составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела.