Котрольная работа по "Документообороту"

Однако этими документами  установлены организационные основы контроля исполнения поручений и  в определенных случаях – типовые  сроки исполнения поручений. Что  же касается технологии контроля исполнения документов, этот вопрос в регламентах  не нашел отражения.

Контроль исполнения документов

Функция контроля исполнения возлагается на ответственного за делопроизводство, а также на линейных руководителей, которые несут ответственность  за своевременное выполнение решений, относящихся к сфере их компетенции.

Формальный контроль делится  на:

1. Предварительный, который  имеет активное управленческое  влияние на ход исполнения  документов и регулирует процесс  подготовки и принятия решения.  Предварительный контроль отслеживает  те процедуры, которые предшествуют  принятию решения.

2. Итоговый, проводится службой  делопроизводства периодически  и обеспечивает сбор и обработку  аналитической информации об  исполнительной дисциплине предприятия.

Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения, составления  ответов, внесения изменений в нормативные  и инструктивные документы.

Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных  органов служат не сами документы, а  содержащиеся в них задания и  сроки.

Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения указывается в инструкции по делопроизводству и содержит наиболее важные с точки зрения целей организации  виды документов.

Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюциях и в случаях сообщения результатов  заинтересованным учреждением или наличием документального подтверждения исполнения документа.

При организации делопроизводства в системе управления следует  исходить из того, что документооборот  – одна из важнейших обслуживающих  функций, которая должна выполняться  специальной службой или специально выделенными сотрудниками. Функцией такой служит документационное обеспечение  деятельности учреждения, куда входят прием, учет, распределение, печать и  размножение, а также отправка документов, контроль за их исполнением, формирование дел, текущее хранение, подготовка дел к сдаче в архив.

Следующая функция – это  организационно-методическое руководство  делопроизводством подразделения, техническое и программное обеспечение  системы делопроизводства и обучение и подготовка сотрудников по ведению  документов.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной  власти и управления, а также центральных  функциональных и отраслевых органов  управления.

Индивидуальные сроки  устанавливаются руководителем  предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа  или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые  сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем  предприятия после получения  докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в  контрольную карточку.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам  документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

- формирование картотеки  контролируемых документов;

- направление карточки  контролируемого документа (пункта  задания) в подразделение исполнитель;

- выяснения в структурном  подразделении фамилии, имени,  отчества и телефона исполнителя;

- напоминание подразделению-исполнителю  о сроке исполнения;

- получение информации  о ходе и результатах исполнения;

- запись хода и результатов  исполнения в карточке контролируемого  документа;

- регулярное информирование  руководителей о состоянии и  результатах исполнения;

- сообщение о ходе и  результатах исполнения документов  на оперативных совещаниях, заседаниях  коллегиальных органов;

- снятие документов с  контроля по указанию руководителей;

- формирование картотеки  исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения  срока в следующем порядке: задания  последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев  текущего года - не реже одного раза в  месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  исполнения заданий, сообщения результатов  заинтересованным организациям и лицам  или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной  карточке и на самом исполненном документе.

2)Метод изучения

• изучение документов
• метод наблюдения
• Фотография и самофотография рабочего дня
• Хронометраж

3) Этапы контроля исполнения  документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

•     постановка документов на контроль;

•     проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

•     предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

•     снятие документа с контроля;

•     направление исполненного документа в дело;

•     учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

•     информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

4) Электронный документооборот – это основополагающая часть эффективной работы любой организации, предприятия, органа государственной власти, местного самоуправления. Сегодня любой прогрессивный руководитель должен обладать оперативной и точной информацией для принятия правильных управленческих решений.

5.Составление и оформление документов, унификация и трафаретизация документов

 

Документ состоит из отдельных  информационных элементов, которые  называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа  и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном  порядке, составляет формуляр документа.

ГОСТ Р. 6.30 - 97 «Унифицированные системы документации. 
Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. 
Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно- распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

ГОСТ Р. 6.30 – 97 устанавливает  также состав реквизитов организационно- распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т. д.

Российская система стандартизации опирается на международный опыт и приближена к международным  правилам и нормам стандартизации, но имеет и свои особенности.

Категории стандартов, действующих  на территории России:

• ГОСТ Р — государственный стандарт РФ;
• ОСТ — отраслевой стандарт;
• ТУ — технические условия;
• СТП — стандарты предприятий и объединений предприятий (союзов,   ассоциаций,   концернов,   акционерных  обществ, межотраслевых, региональных и других объединений);
• СТО — стандарты научно-технических и инженерных обществ (союзов, ассоциаций и других общественных объединений);
• ГОСТ — межгосударственный стандарт СНГ;
• ИСО — международный стандарт.

2) Методы изучения

• метод наблюдения
• Фотография и самофотография рабочего дня
• Хронометраж
• Опрос (интервьюирование)
• Анкетирование
• Графический и статистический методы

3) Основные правила составления текста документов.

Всего государственным стандартом установлено 29 реквизитов. 
Девятнадцатый реквизит – текст документа.

Текст – основной реквизит документа, который должен содержать  достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным  тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным  в юридическом отношении и  не допускать двоякого толкования.

Документы составляются на русском или национальном языке  в соответствии с законодательством  Российской Федерации о государственных  языках.

Текст документа может  быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.

Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими  цифрами:

1. Раздел;

1. Подраздел;

1. Пункт;

1.1.1.1.Подпункт.

3. Правила оформления  реквизитов документов.

1. Государственный герб.

В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденном 
Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:

- Президента РФ;

- палат Федерального Собрания;

- Правительства РФ;

- Конституционного Суда  РФ;

- Верховного Суда РФ;

- Высшего Арбитражного  Суда РФ;

- Центральных органов  федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);

- Федеральных судов;

- Прокуратуры РФ;

- Уполномоченного по правам  человека;

- Счетной палаты;

- Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных  официальных представительств РФ  за границей.

2. Герб субъекта РФ.

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов  федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся  в их подчинении. То же касается и  изображения на бланках гербов муниципальных  образований (городов, сельских поселений).

3. Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания).

Эмблема предприятия –  это символическое графическое  изображение. В качестве эмблемы, как  правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает  поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают  на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа. 
Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке – не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.

4. Код организации.

Согласно Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций 
(ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа.

5. Код формы документа.

Согласно Общероссийскому  классификатору управленческой документации 
(ОКУД), класс 0200000, код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

6. Наименование организации.

Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное  или физическое лицо. Это реквизит предполагает также указание вышестоящей  организации, если она имеется. В  бланках структурных подразделений  наименование подразделения указывают  под наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую  организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую  организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Все наименования даются в именительном падеже, например:

Министерство образования  Российской федерации

Государственный университет  управления

Институт информационных систем управления

В бланках организаций  двойного подчинения (федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти) указывается только наименование местного органа власти.

Наименование организации, указанное в бланке, должно точно  соответствовать наименованию, закрепленному  в учредительных документах 
(уставе или положении об организации).