Котрольная работа по "Документообороту"

2) Этапы обработки поступающей корреспонденции

Обработка поступающей корреспонденции  включает в себя:

• проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и вложений, комплектности документов (наличия всех приложений);
• фиксацию факта поступления документов;
• сортировку документов для последующей передачи по назначению.

Этапы обработки  отправляемых документов

Обработка отправляемых документов включает в себя:

• проверку комплектности документов;
• сортировку;
• нанесение адреса на конверт;
• фальцовку (складывание бумажного листа в один, два и более фальц-сгиба) и упаковку документа;
• отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).
• изучение документов
• метод наблюдения
• Фотография и самофотография рабочего дня

2)Методы изучения

• изучение документов
• метод наблюдения
• Фотография и самофотография рабочего дня
• Хронометраж
• Опрос (интервьюирование)
• Анкетирование
• Графический и статистический методы

3) Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система  регистрации* нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих  значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее  время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

• поскольку запись в  журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию  может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;

• журнальная система регистрации  неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о  документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;

• журнальная система регистрации  делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

• при журнальной системе  регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет  преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД.

Преимущество карточной  системы регистрации заключается  в следующем:

• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

• карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;

• карточки «подвижны», их можно  систематизировать по различным  признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;

• карточная система регистрации  позволяет сразу же один экземпляр  карточки передать в сроковую картотеку  для контроля за исполнением документов.

4) ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Совершенствование

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов;
• наличие общепринятых в организации правил осуществления основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов";
• уменьшение времени на выполнение  делопроизводственных процедур и "технологических шагов";
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования );
• уменьшение численности сотрудников, занятых в службе делопроизводства.

3.Регистрация документов  и информационно-справочная служба

 

1)Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх  по системе управления: от работника  к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую, нормативно-правовые акты, федеральные законы, распоряжения Правительства РФ; ГОСТ, ГОСТ ИСО/МЭК, ИСО, методические рекомендации Федеральные законы содержат основополагающие сведения относительно объекта исследования. В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» присутствуют определения таких базовых понятий, как информация, информационные технологии, перечислены принципы правового регулирования в сфере информационных технологий.

ФЗ РФ от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

2)Методы изучения

• изучение документов
• метод наблюдения
• Фотография и самофотография рабочего дня
• Хронометраж
• Опрос (интервьюирование)
• Анкетирование
• Графический и статистический методы

3) Состав информационно-справочных документов

• докладная записка
• служебная записка
• объяснительная записка
• предложение
• представление
• заявление
• все разновидности переписки
• протокол
• акт
• справка
• заключение
• отзыв
• сводка
• список
• перечень

4) Совершенствование информационно-документационного  обеспечения управления на основе компьютерных технологий, активно проводимое сегодня в большинстве организаций, обязательно требует предварительного проведения оргпроектных работ. Практика рационализации делопроизводства в аппарате управления, накопленная в нашей стране, позволяет выделить основные этапы проектирования:

1. Проведение предпроектного обследования, т. е. сбор исходных данных для проектирования.

2. Анализ существующей  системы делопроизводства на  основе материалов обследования.

3. Составление технического задания на проектирование.

4. Разработка проекта  рационализации делопроизводства  и расчет ожидаемой экономической  эффективности от его внедрения.

5. Внедрение.

6. Контроль за исполнением документов и поручений

4. Контроль за исполнением документов и поручений

 

1) В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения  документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В традиционно сложившейся  у нас системе ДОУ применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное  и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую  для оценки деятельности подразделений  и отдельных исполнителей.

Основные задачи контроля исполнения документов

Нормативных документов, которые  регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая  инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о  контроле исполнения документов.

На федеральном уровне вопросы организации исполнения принятых решений и контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли отражение в следующих документах:

● Регламент Правительства  Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);

● Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства  РФ от 19.01.2005 № 30);

● Типовой регламент внутренней организации федеральных органов  исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452).