Контрольная работа по "Документирование управленческой деятельности"

При наличии отдельных  ошибок в нумерации листов в делах  при подготовке их к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

 После завершения нумерации  листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

 Документы в делах  постоянного, долговременного (свыше  10 лет) и по личному составу  подшиваются на четыре прокола  прочными нитками в твердую  обложку из картона, или переплетаются  с учетом возможности свободного  чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.  Текст не должен подходить  к линии подшивки (переплета) ближе  2 см, а листы не должны выступать  за края обложки. В случаях,  когда текст на документе расположен  близко к краю листа, к такому  листу подклеивается полоска  бумаги, за которую документ подшивается  (переплетается) в дело.

 Резолюции руководства,  визы, составленные на отдельных  листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и  в таком порядке подшиваются  в дело.

 При подготовке дел  к подшивке (переплету) проверяется  правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки,  скрепки) из документов удаляются.

 В делах постоянного  хранения подлежат изъятию дублетные  экземпляры документов, черновики,  неоформленные копии документов  и не относящиеся к вопросу  документы с временными сроками  хранения.

 Обложки дел с документами,  исполненными на стандартных  листах, должны иметь размеры  229 х 324 мм. Обложки дел с документами,  изготовленными на нестандартных  листах, могут иметь размеры, соответствующие  размерам подшитых в них листов.

 Обложки дел с документами,  имеющими длительные (25 и более  лет) сроки хранения, должны быть  изготовлены из твердого картона.  Для обложек дел, сдаваемых  на государственное хранение, применяется  бескислотный картон.

 Для предохранения  документов от механической порчи  на первом и последнем листах  дела, тома перед прошивкой наклеиваются  полоски

 тонкого картона, через  которые и пропускается шнур.

 При оформлении дел  применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры  не следует.

 Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному  оформлению: допускается дела хранить  в папках-скоросшивателях, мягких  обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

 Документы Госжилинспекции являются собственностью Волгоградской области, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в государственный архив Волгоградской области, источником комплектования которого является Госжилинспекция, как часть архивного фонда Волгоградской области.

 При формировании дел  в структурных подразделениях  Госжилинспекции необходимо соблюдать следующие правила:

 помещать в дело  исполненные документы, соответствующие  по своему содержанию заголовку  дела по номенклатуре;

 помещать вместе все  документы, относящиеся к разрешению  одного вопроса; 

 помещать приложения  вместе с основными документами; 

 группировать в дело  документы одного календарного  года, за исключением переходящих  дел; 

 раздельно группировать  в дела документы постоянного  и временных сроков хранения;

 включать в дело  по одному экземпляру каждого  документа; 

 помещать в дела  факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

 помещать в дело  документ, правильно и полностью  оформленный (документ должен  иметь дату, подпись, отметку об  исполнении и др. реквизиты);

 не помещать в дело  документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики  (за исключением особо ценных);

По объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине  не более 4 см (толщина дел со сроками  хранения до 10 лет не должна превышать 10 см).

 При превышении данного  объема заводится очередной том.  При наличии в деле нескольких  томов (частей) индекс и заголовок  дела проставляются на каждом  томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

 Документы внутри дела  располагаются сверху вниз в  хронологической, вопросно-логической  последовательности или их сочетании.

 Распорядительные документы  группируются в дела по видам  и хронологии с относящимися  к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных  законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства  Российской Федерации, выписки из соответствующих  протоколов заседаний Правительства  Российской Федерации или его Президиума; законов Волгоградской области, актов Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, выписки из соответствующих протоколов заседаний Администрации Волгоградской области.

 Все документы отчетного  и информационного характера  по исполнению акта Президента  Российской Федерации, Правительства  Российской Федерации, Главы Администрации  Волгоградской области, Администрации

 Волгоградской области,  находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

 Если имеется документ  о снятии с контроля нескольких  актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое  количество копий этого документа  в соответствующие дела с указанием  номера дела, в котором подшит  подлинник этого документа.

Протоколы в деле располагаются  в хронологическом порядке по номерам.

 Документы к заседаниям  группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к  протоколам, если они содержат  более 25 страниц. 

 Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные  дела, систематизируются внутри  дела по номерам протоколов.

 Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными  документами, являются приложениями  к ним и группируются вместе  с указанными документами.

 Приказы по основной  деятельности группируются отдельно  от приказов по личному составу. 

 При формировании приказов  по личному составу формируются  в отдельные дела приказы по  личному составу по различным  вопросам, в соответствии со сроками  хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников  формируются отдельно от приказов  по другим вопросам (командировкам  и т.д.).

 Утвержденные планы,  отчеты, сметы, лимиты, титульные  списки и другие документы  группируются отдельно от их  проектов.

 Документы в личных  делах располагаются по мере  их поступления. 

 Переписка группируется, как правило, за период календарного  года. При возобновлении переписки  по определенному вопросу, начавшейся  в предыдущем году, документы  включаются в дело текущего  года с указанием индекса дела  предыдущего года.

 Законченные делопроизводством  электронные документы формируются  в дела (папки, директории) в соответствии  с номенклатурой дел Госжилинспекции средствами АСЭД.

 Дела со дня их  заведения до передачи в архив  Госжилинспекции или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

 Дела считаются заведенными  с момента включения в них  первого исполненного документа.  После исполнения документов  и окончания работы с ними  они помещаются (подшиваются) для  обеспечения физической сохранности  в твердые обложки или папки  - регистраторы.

 Сохранность документов  обеспечивают руководители структурных  подразделений Госжилинспекции.

 Дела размещают в  рабочих комнатах.

 Дела в шкафах для  их учета и быстрого поиска  располагаются вертикально, корешками  наружу и в соответствии с  номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Выписка из сводной номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.

 При поиске какого - либо документа вначале следует  найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела  – соответствующую папку на  полке. 

 Дела документального  фонда Госжилинспекции, находящиеся на текущем хранении подлежат учету.

 Проверка наличия и  состояния документов и дел  проводится при перемещении дел,  при возврате дел, при смене  руководителя структурного подразделения,  при реорганизации и ликвидации  структурного подразделения. 

Проверка наличия документов проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке  и с количеством дел, указанном  в графе 3, а физическое состояние  дел определяется путем их визуального  просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

 В случае утраты  документов и дел проводится  служебное расследование, по результатам  которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном  порядке. 

 Выдача дел другим  подразделениям производится с  разрешения руководителя структурного  подразделения. На выданное дело  заводится карта - заместитель,  помещаемая на место выданного  дела. В ней указывается структурное  подразделение, индекс дела, дата  его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются  графы для расписок в получении  и приеме дела.

 Дела выдаются во  временное пользование сотрудникам  других структурных подразделений  на срок не более одного  месяца и после его истечения  подлежат возврату.

 Иным государственным  органам и организациям дела  выдаются на основании их письменных  запросов с разрешения руководителя  Госжилинспекции или его заместителя, по актам.

 Изъятие документов  из дел постоянного хранения  допускается в исключительных  случаях и производится с разрешения  руководителя Госжилинспекции или его заместителей с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинник.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

Об обязательности документирования говорится во многих законодательных  актах. Так, Гражданский кодекс РФ определил  правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что  комерческое представительство осуществляется на основание договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены  требования к составу информации документов и их оформлению. Так, статья 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основание которых действуют юридические лица; 185 и 186 определяют реквезиты такого документа, как доверенность; 878 определен формуляр чека и т.д.

Эта норма тесно связана  с требованиями основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, которые установили, что Архивный фонд РФ входят документы, находящиеся  на ее территории, независимо от формы  собственности организаций, в которых  они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций  и предприятий по истечение определенного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.

Передача документов на архивное хранение является завершающей частью цикла делопроизводства в организации. Данная операция производится согласно установленным правилам.