Контрольная работа по "Документирование управленческой деятельности"

 индекс дела (тома, части);

 заголовок дела (тома, части);

 дата дела (тома, части);

 количество листов  в деле (томе, части);

 срок хранения дела.

 Перед внесением заголовков  дел в описи проверяется качество  формирования и оформления дел.  В случае обнаружения нарушений  установленных правил формирования  и оформления дел они устраняются.

 При составлении описи  дел соблюдаются следующие требования:

 заголовки дел вносятся  в опись в соответствии с  принятой схемой систематизации  на основе номенклатуры дел; 

 каждое дело вносится  в опись под самостоятельным  порядковым номером (если дело  состоит из нескольких томов  (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное  в отдельный том приложение  к делу, вносятся в опись под  самостоятельным номером);

 порядок нумерации  дел в описи – валовый;

 порядок присвоения  номеров описям структурных подразделений  устанавливается по согласованию  с архивом органа исполнительной  власти Волгоградской области;

 графы описи заполняются  в точном соответствии с теми  сведениями, которые вынесены на  обложку дела;

 при внесении в опись  подряд дел с одинаковыми заголовками  пишется полностью заголовок  первого дела, а все остальные  однородные дела обозначаются  словами «То же», при этом  другие сведения о делах вносятся  в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

 Многотомные дела в  опись вносятся по порядку  номеров томов. В этом случае  в описи пишется наименование  только первого тома, а наименования  всех остальных томов, если  они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же».  Если же наименование многотомного  дела переходит на следующий  лист, то необходимо заголовок  дела повторить полностью. При  внесении в опись последнего  тома после номера тома добавляется  слово «Последний».

 В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется  интервал не менее 1 см.

 Графа описи «Примечания»  используется для отметок о  приеме дел, особенностях их  физического состояния, о передаче  дел другим структурным подразделениям  со ссылкой на соответствующий  акт, о наличии копий и т.п.

 В конце описи вслед  за последней описательной статьей  заполняется итоговая запись, в  которой указывается (цифрами  и прописью) количество дел, числящихся  по описи, первый и последний  номера дел по описи, а также  оговариваются особенности нумерации  дел в описи (литерные и пропущенные  номера).

 Опись дел структурного  подразделения подписывается составителем  с указанием его должности,  согласовывается с руководителем  Службы делопроизводства и утверждается  руководителем структурного подразделения.  При наличии в структурном  подразделении органа исполнительной  власти Волгоградской области  ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

 Опись дел структурного  подразделения организации составляется  в двух экземплярах, один из  которых передается вместе с  делами в архив Госжилинспекции, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК, опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

 По завершении делопроизводственного  календарного года и по результатам  экспертизы ценности документов, дела Госжилинспекции подлежат оформлению и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

 Оформление дел производится  структурными подразделениями при  методической помощи организационно-аналитического  отдела.

 Полному оформлению  подлежат дела постоянного и  временного (свыше 10 лет) сроков  хранения, в том числе дела  по личному составу, дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат  частичному оформлению.

 Полное оформление  дела предусматривает: оформление  реквизитов обложки дела по  установленной форме; нумерацию  листов в деле, составление листа-заверителя  дела, в необходимых случаях, внутренней  описи документов дела; подшивку  и переплет дела; внесение необходимых  уточнений в реквизиты обложки  дела.

 Обложка (титульный  лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по  личному составу оформляется  по установленной форме. Надписи  на обложках дел (томов), следует  выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку  наклеивается титульный лист, изготовленный  типографским способом, то надписи  на нем можно печатать. Титульный  лист рекомендуется наклеивать  с накладкой клея на всю  поверхность листа с тем, чтобы  под ним не образовывалось  пустот.

 

 На обложке дела  указываются реквизиты: наименование  органа исполнительной власти  Волгоградской области (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые  на обложке (титульном листе) дела, оформляются  следующим образом:

 наименование органа  исполнительной власти Волгоградской  области - указывается полностью,  в именительном падеже, с указанием  официально принятого сокращенного  наименования, которое указывается  в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение  года, за который готовятся дела, орган исполнительной власти  Волгоградской области был переименован (преобразован) и это не вызвало  возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

 наименование структурного  подразделения - записывается его  название в соответствии с  утвержденной структурой;

 делопроизводственный  номер (индекс) дела - проставляется  цифровое обозначение (индекс) дела  по номенклатуре дел; если дело  состоит из нескольких томов,  то на обложке первого тома  указывается количество томов  этого дела, а на последующих  томах - номер очередного тома, на последнем томе после его  номера добавляется слово "последний";

 заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры  дел, согласованной с ЭПМК Комитета  по управлению архивами Администрации  Волгоградской области. Заголовок  дела должен быть кратким и  в то же время полно раскрывать  содержание подшитых в дело  документов;

 дата дела - указываются  год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за...год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

 Для дел, сформированных  из документов по номинальному  признаку, то есть по видам  документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела  является дата подписания или  утверждения самого раннего документа,  а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего  документа.

 Датой дела, содержащего  протоколы заседаний, является  дата составления первого и  последнего протокола.

 Крайними датами личного  дела являются даты подписания  приказов о приеме и увольнении  лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое  заведено дело, конечной датой  является дата документа, извещающего  о его кончине, или запись  об этом сотрудника сектора  кадровой работы.

 Для дел, содержащих  переписку, датой начала дела  является дата поступления первого  входящего или дата первого  исходящего документа, а датой  окончания - дата самого позднего  входящего или исходящего документа  независимо от места нахождения  их в деле.

 Количество пронумерованных  в деле листов проставляется  на обложке с листа - заверителя  дела.

Реквизит  "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится  на обложку дела из соответствующей  номенклатуры дел после сверки его  со сроком хранения, указанным в  перечне типовых документов или  в перечне документов, образующихся в деятельности Госжилинспекции, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

 Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера  описи и номера дела по описи)  на обложках дел постоянного  хранения проставляется чернилами  только после включения этих  дел в годовые разделы сводных  описей, утвержденных ЭПМК Комитета  по управлению архивами Администрации  Волгоградской области (до этого  он проставляется карандашом).

 На обложках дел  постоянного хранения предусматривается  место для наименования государственного  архива, в который будут передаваться  дела.

 Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все  его листы, кроме чистых, листа  заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими  цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

 Листы дел, состоящих  из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому  или части отдельно, начиная с  1-го. Приложения к делу, поступившие  в переплете, оформляются как  самостоятельные тома и также  нумеруются отдельно.

 Документы с собственной  нумерацией листов, в том числе  печатные издания нумеруются  в общем порядке или сохраняют  собственную нумерацию, если она  соответствует порядковому расположению  листов в деле.

 Фотографии, чертежи,  диаграммы и другие иллюстративные  и специфические документы, представляющие  самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне  в левом верхнем углу.

 Сложенный лист большого  формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

 Лист с наглухо наклеенными  документами (фотографиями, вырезками,  выписками и др.) нумеруется, как  один лист; в нижней части или  на обороте такого листа делается  опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в  заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение.

 Например: "На листе  6 наклеено 5 фотографий согласно  описи на обороте листа".

 Карты и схемы, склеенные  из нескольких листов, нумеруются  как один лист. На таких листах  на обороте или свободном от  текста месте указывается количество  листов в склейке. Во внутренней  описи и в заверительной

надписи в конце дела о  таких листах делается уточнение. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

 Если к документу  (листу) подклеены одним краем  другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется  отдельно, очередным порядковым  номером.

 Подшитые в дело  конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным  номером каждое вложение в  конверте. Наиболее ценные в историческом  и художественном отношении документы  (чертежи, рукописи, графика и  т.д.) не подшиваются, а вкладываются  в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной  чертой, и рядом ставится новый  номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.