Контрольная работа по делопроизводству

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения), протокола, акта является его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида документа, возрастающий в пределах года.

Организационные и справочно-информационные документы организации регистрируются в том же порядке, что и исходящие. Это означает, что документ должен быть надлежащим образом оформлен, согласован (при необходимости) и подписан, и только после этого он подлежит регистрации.

Регистрационный индекс докладной записки, справки и  других аналогичных документов формируется  так же, как и индекс исходящего документа. Это означает, что регистрационный индекс указанных документов имеет сложную структуру и состоит из индекса по номенклатуре (он включает индекс структурного подразделения и номер дела данного подразделения) и порядкового номера документа в пределах делопроизводственного года. Например регистрационный индекс докладной записки по основной деятельности может быть следующим: 02-08/33, где 02 – индекс структурного подразделения, 08 – номер дела по номенклатуре, в котором будет хранится докладная записка после исполнения, 33 – порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.

В отличие от организационных и справочно-информационных документов распорядительные документы и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам. В частности, Примерной инструкцией по делопроизводству установлено, что приказы, издаваемые в организации, регистрируются отдельно от распоряжений, приказы по основной деятельности – отдельно от приказов по личному составу и т.д.

Для того, чтобы избежать путаницы, к распорядительным номерам  приказов по личному составу через дефис добавляются литеры «к» или «л», в зависимости от разновидности приказа. Приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании работников, о длительных и зарубежных командировках будут иметь в индексе литеру «к». В индексе приказов о предоставлении отпусков, наложений дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, командировках следует включать литеру «л». Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по личному составу закреплена  в Примерной инструкции по делопроизводству.

Аналогичное правило  действует и в отношении приказов по административно-хозяйственной  деятельности – их порядковые номера должны содержать соответствующие  обозначения, например «ад» или «ахд».

В регистрационные номера приказов по основной деятельности, в отличие от  номеров приказов приказов по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности, дополнительные поисковые признаки (литеры, цифры), как правило, не включаются. Добавление к порядковым номерам приказов данной группы сокращений типа «од» (основная деятельность) является излишним. Лишь в организациях, имеющих сложную структуру и издающих большое количество приказов по основной деятельности, может осуществляться регистрация этих приказов по разновидностям. Например, могут отдельно регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание,  приказы об организации проверок и другие; соответственно, к их порядковым регистрационным номерам будут добавляться дополнительные обозначения. Сравним индексы приказов разных групп: №3 – приказ по основной деятельности; № 3-к – приказ по личному составу 3-летнего срока хранения; 3-ад – приказ по административно- хозяйственной деятельности.

Для регистрации приказов разных групп в организации должны вестись отдельные журналы регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу  (прием, перевод, увольнение и др.), по личному составу (отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных), по административно-хозяйственной деятельности.

Специальной формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами Республики Беларусь не закреплено. Поскольку приказы являются внутренними документами организации, для их регистрации может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов, установленная Примерной инструкцией по делопроизводству. Допускаются и другие варианты, исходя из соображений удобства и полноты отражения в учетной форме информации о документе.

Другие распорядительные документы (распоряжения, указания, решения, постановления), а также протоколы регистрируются по тем же правилам, что и приказы, на карточках или в журналах. Регистрационными индексами этих документов являются регистрационные порядковые номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года. При журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируется в отдельном журнале.

 

4)Регистрационные формы  (журналы регистрации и регистрационно-контрольные  карточки).

Для регистрации всех входящих, исходящих и внутренних документов заполняется единая регистрационно-контрольная карточка (рис. 1), пригодная для обработки средствами организационной техники. Карточка используется для учета, контроля, исполнения и поиска документов.

Лицевая сторона

12345678910111213141516171819202122232425262728293031
18.11.2008 Сроки исполнения	Название документа	СП ЗАО «Миранда»
08.11.2007 № 83                                                    Дата и индекс поступления		06.11.2007 №03-11/128 Дата и индекс документа
О подготовке рекламных материалов                                                                                                               Краткое содержание
Лаворчик Н.С. Доработать  буклеты К 18.11.2007                                                   Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

 

Оборотная сторона

Расписка исполнителя  в получении документа                                                                                                               Контрольные отметки
Фонд №	Опись №	Дело №

 

Рис. 1. Образец заполнения регистрационно-контрольной  карточки на входящее письмо

 

Карточка заполняется при помощи средств организационно техники  машинописным или рукописным способом в зависимости от наличия технических средств.

Состав карточки в случае необходимости  может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка исполнителя  в получении документа, ход исполнения, приложения и др. Порядок их расположения на карточке определяется самой организацией.

Журнальная форма регистрации  документов допустима только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год); решение  о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в таких организациях оформляется приказом руководителя. Графы журналов регистрации в основном повторяют графы регистрационно-контрольной карточки (табл. 2, 3).

Таблица 2

Образец заполнения формы  журнальной регистрации входящих документов

 

Дата поступления и  индекс документа	Корреспондент, дата и  индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен  документ	Отметка об исполнении
08.11.2007 №83	СП ЗАО «Миранда» 06.11.2007 №03-11/128	О подготовке рекламных  материалов	Лаворчик Н.С. доработать буклеты к 18.11.2007	В дело № 01-03 отправлено письмо исх. № 01-03/102 от 17.11.2007

 

Таблица 3

Образец заполнения формы  журнальной регистрации исходящих  документов

 

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание документа	Отметка об исполнении документа
24.12.200Х №01-03/102	РУП «ДОРГАЗ»	О предоплате по контракту	В дело 01-03

 

Из регистрационно-контрольных  карточек формируются справочные и  контрольные карточки, с помощью  которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров карточки, заполняемой на один документ, определяется числом справочных и контрольных карточек.

После регистрации документы  из канцелярии должны передаваться руководству на рассмотрении или непосредственному исполнителю в день их поступления с двумя экземплярами регистрационно-контрольной карточки.

Резолюция переносится  в регистрационно-контрольную карточку. Документ с одним экземпляром  карточки направляется (через канцелярию) исполнителю, при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Второй экземпляр карточки остается в канцелярии; если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, карточка передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов.

Документы, зарегистрированные в канцелярии (поступившие с регистрационно-контрольными карточками), второй регистрации в  подразделениях не подлежит.

На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела.

 Ответственный за  делопроизводство переносит отметку  об исполнении в регистрационно-контрольную  карточку. Карточка помещается в  справочную картотеку, документ подшивается в дело.

Сведения о документах-ответах  регистрируются на карточках, на которых  были зарегистрированы соответствующие  документы-запросы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Второй  задание. 15 вопрос. Какие существуют варианты оформления реквизита «Резолюция»?  Сколько резолюций может помещаться на документе, каково месторасположение на дополнительных листах? В каком случае допускается обобщенное обозначение адресатов? Можно ли документ, исходящий от двух организаций, оформлять на бланке одной из них?

 

Резолюция – письменное указание руководителя о порядке  исполнения или использования документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия  и инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при  необходимости), подпись, дата.

Задание, содержащееся в  резолюции, должно быть конкретно. Например: «Корчику К.Н. Прошу подготовить  заключение к 10.06.93. подпись. Дата».

В резолюции не следует  повторять содержание документа.

При нескольких резолюциях на документе, их содержание не должно дублироваться: каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.

Если в резолюции  определяется несколько исполнителей, должностное лицо, указанное первым, как правило, является ответственным  за своевременное и качественное исполнение задания в целом.

Если документ ставится на контроль, в резолюции может  быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнителя (ответственный  за контроль).

Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные  пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.

Резолюция размещается  в правом верхнем углу первого  листа документа, на письмах –  под реквизитом – «адресат».

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте, допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа  документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии на документе места, допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа.

Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует располагать  под углом к линии строки.

На документе должно быть не более одной резолюции .Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

 

 

 

 

Третье задание. 15 вопрос. Как оформляют заявление о приеме, переводе и увольнении? Состав реквизитов. Где следует располагать реквизит «Название вида документа» в заявлении? Кто визирует приказы и где проставляют визы на их проектах? Можно ли отказаться от визирования проекта приказа?

 

Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются в соответствии с унифицированными формами, входящими в УСОРД.

Обязательные реквизиты  заявления: название вида документа; дата; номер документа; адресат; инициалы и фамилия заявителя; должность  заявителя; подпись.

При приеме на работу заявитель  обязан указать домашний адрес и номер телефона.

Текст заявления начинается непосредственно с изложения  существа вопроса: «Прошу принять…», «Прошу перевести…» и др., затем излагаются детали затронутой проблемы.

Процедуре удостоверения  приказа должна предшествовать операция внутреннего согласования (визирование). Лицо, которое должно завизировать проект приказа, определяется в организационных документах (уставе, положениях) или исходя из содержания документа. Первым проект приказа визирует исполнитель.