Контрольная работа по делопроизводству

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «Белорусский государственный 

экономический университет»

 

 

 

 

 

 

 

Кафедра технологии производства

 

 

 

 

 

 

 

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу «Делопроизводство»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Студентка ФЭУТ,

3-й курс, РГС-4        Е.Л.

 

Проверила          С.В. Некраха

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Минск 2009

Содержание

Вариант 15

1. Регистрация входящих и исходящих документов. Регистрация внутренних документов (организационных, информационно-справочных, распорядительных). Регистрационные формы (журналы регистрации и регистрационно-контрольные карточки)
2. Какие существуют варианты оформления реквизита «Резолюция»?  Сколько резолюций может помещаться на документе, каково месторасположение на дополнительных листах? В каком случае допускается обобщенное обозначение адресатов? Можно ли документ, исходящий от двух организаций, оформлять на бланке одной из них?
3. Как оформляют заявление о приеме, переводе и увольнении? Состав реквизитов. Где следует располагать реквизит «Название вида документа» в заявлении? Кто визирует приказы и где проставляют визы на их проектах? Можно ли отказаться от визирования проекта приказа?
4. Составить объяснительную записку на имя декана вашего факультета  о пропуске семинара.

5.1.Оформить приказ о совершенствовании пропускного режима и контроля за сохранностью материальных ценностей.

5.2.Составить  сводный приказ по ОАО «Пинсклен» и выполнить формулировку записи в трудовую книжку.

6. Составить протокол заседания сотрудников бухгалтерии, на котором решается вопрос о сокращении срока составления годового отчета.
7. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Оформить предоставление о переводе (перемещении на другую работу) служащего (руководителя или специалиста) по вашей специальности.
8. Составить письмо-запрос.
9. Составить письмо по вопросам сотрудничества с агентскими фирмами.
10. Журнальная регистрация всех документов, выполненных в вашей контрольной работе.
11. Творческое задание. Печати, штампы, нумераторы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Первое задание. 15 вопрос. Регистрация входящих и исходящих документов. Регистрация внутренних документов (организационных, информационно-справочных, распорядительных). Регистрационные формы (журналы регистрации и регистрационно-контрольные карточки).

 

Ответ.

План:

1. Регистрация входящих документов.
2. Регистрация исходящих документов.
3. Регистрация внутренних документов (организационных, информационно-справочных, распорядительных).
4. Регистрационные формы (журналы регистрации и регистрационно-контрольные карточки).

 

1) Регистрация входящих  документов.

Поступающая в организацию  корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного управления: канцелярией, общим отделом и др.

Обработка входящей корреспонденции  осуществляется, как правило, в день поступления; в первую очередь обработке  подлежат телеграммы.

До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность её доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата – возвращается отправителю с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено». В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией отсылается отправителю, второй остается в канцелярии.

Конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций и с пометкой «Лично».

Документы на машинных носителях  передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:

• дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
• на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;
• дата документа существенно отличается от даты его получения;
• в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях  конверт присоединяется к документу  и после его использования  подшивается вместе с ним в  дело.

При отсутствии в конверте приложений, листов отправителю сообщают об этом по телефону или посылают запрос, а на документе ставят отметку «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

Регистрация документов – фиксация факта создания или  поступления в организацию документа  путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью  необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами организационной техники.

На всех без исключения документах ставится регистрационный  штамп с датой поступления  в правом нижнем углу первого листа документа (реквизит 31 «Отметка о поступлении»). Если корреспонденция не вскрывается, штамп размещают на конвертах (пакетах).

На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов. Такие документы направляются по назначению в структурные подразделения, на них предварительно проставляется регистрационный штамп без заполнения.

Регистрация поступающих  в организацию документов осуществляется централизованно, в канцелярии. Децентрализованная регистрация документов допускается только при территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Место регистрации документа  закрепляется в инструкции по делопроизводству.

После регистрации документы  из канцелярии должны передаваться руководству на рассмотрении или непосредственному исполнителю в день их поступления с двумя экземплярами регистрационно-контрольной карточки.

Руководитель рассматривает документы в день их поступления. Телеграммы и другие  срочные документы следует передавать руководителю по мере их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции.

При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких подразделений  (должностных  лиц) документ возвращается в канцелярию для снятия необходимого количества  (по числу исполнителей) копий, которые одновременно направляются на исполнение (подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о том, кому разосланы копии).

Если размножение документа не разрешается особыми правилами, его передают исполнителям поочередно, Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) в обязательном порядке фиксируется в справочном экземпляре регистрационно-контрольной карточки канцелярии.

Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство и назначаемым приказом руководителя.

Документы передаются на рассмотрение руководителю подразделения  или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие решения руководства, направляются непосредственно исполнителям согласно их компетенции.

От момента поступления  к исполнителю до завершения исполнения документ находится в рабочей  папке исполнителя и в дело не помещается.

На исполненном документе  исполнитель проставляет отметку  об исполнении документа и направлении  его в дело с указанием индекса  дела.

Документы, подлежащие хранению в канцелярии, направляются по назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп «Вернуть в канцелярию».

Передача документов для автоматизированной обработки  и получение документов осуществляются через канцелярию или лицо, ответственное  за делопроизводство в структурном  подразделении.

 

2) Регистрация исходящих  документов

Обработка исходящих  документов состоит из следующих  операций: составление проекта; проверка правильности его оформления секретарем; согласование проекта; подписание руководителем; регистрация, включающая простановку индекса; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа  разрабатывается исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем.

Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в оном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа  должен быть согласован с другими специалистами и завизирован.

Подготовленный проект передаётся на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть представлены другие документы, на основании которых разрабатывается проект.

Руководитель организации  вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или  вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания двух экземпляров  исходящий документ передается секретарю  для регистрации. Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения (ответа).

Документы регистрируются в канцелярии на регистрационно-контрольных  карточках или в журнале после  их подписания руководителем организации или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями. После этого документы подлежат отправке через канцелярию или экспедицию.

На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, два экземпляра регистрационно-контрольной карточки: один экземпляр помещается в справочную, второй – в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа  на копии, если срок не указан в тексте документа). При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется письмо-напоминание.

Инициативному исходящему документу присваивается регистрационный  индекс, который содержит индекс дела, где будет храниться копия  отправляемого документа (проставляется  в подразделении, составившем документ), и через дробь – порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа), например 05-10/53. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса.

Регистрация документов, их последующая обработка и отправка проводятся, как правило, в день подписания документов; исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь.

Отправка документов, в том числе созданных с помощью средств вычислительной техники, осуществляется канцелярией или экспедицией в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Отправляемые документы  передаются в канцелярию или экспедицию организации в незаконвертованном виде, полностью оформленные, при  необходимости – с отметкой составителя о виде почтового отправления (заказное, бандероль).

В канцелярии или экспедиции проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых  реквизитов, приложений, соответствующие  даты отправки дате подписания и регистрации  и др. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

На указанную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой отправитель указывает свою фамилию и проставляет дату отправки. Опись с штемпелем отделения связи подшивается в дело канцелярии.  Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.

Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям  по сохранности носителей и записанной на них информации. При этом прилагается  копия сопроводительного письма, подшиваемого в дело на общих основаниях.

 

3) Регистрация внутренних  документов (организационных, информационно-справочных, распорядительных).

Внутренними называют документы, которые создаются организацией и остаются в ней. На стадии подготовки они проходят путь исходящих документов, а на стадии исполнения (использования) – входящих.

Работа с внутренними  документами, так же как и с  исходящими, начинается с составления  и оформления проекта документа, т.е. с изучения вопроса, составления  черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления проекта документа.

Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа  является его согласование (визирование) исполнителем, руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юрисконсультом. Затем документ направляется руководителю на подпись и на регистрацию. Дальнейшая работа с внутренними документами с этого момента проходит те же этапы, что и с входящими.

Внутренние документы  регистрируются после их подписания. Документы, подписываемые руководством организации, подлежат обязательной регистрации в канцелярии на регистрационно-контрольных карточках или в журнале.