Контроль исполнения документов

После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется  отметка об исполнении документа  и направлении в дело, включающая:

-        краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);

-        отметку «В дело»;

-        номер дела, в котором будет храниться документ;

-        дату;

-        подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную  форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего  исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью  РКК, карточка исполненного документа  переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ  установит, что содержание, форма  и процедура исполнения не соответствовали  заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ  уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о  снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации [7, 94].  

Копия исполненного документа помещается в дело в  соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в  организацию письмо (от организации  или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

Служба ДОУ  обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз  в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в  каждое структурное подразделение.

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и  необходимы для повышения исполнительской  дисциплины.

Для обобщения  данных о контроле используются различные  формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать  данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д.

Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем  службы ДОУ организации [3, 201]. 

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству  организации. Для анализа исполнительской  дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

-        общее количество документов на исполнении;

-        количество исполненных документов в срок (%);

-        количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

-        причины задержек исполнения документов.

На основе анализа  этих данных руководство принимает  меры по улучшению исполнительской  дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей  культуры работы с документами [5, 73].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

 

Контроль  за своевременным разрешением рассматриваемых  документов возлагается на должностных  лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан.

Результаты  решения вопроса, поставленного  в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если конкретное выполнение решения поручено какому-либо другому органу, оно  берется под контроль и об этом сообщается автору обращения с указанием  должности лица, на которое возложен контроль за исполнением принятого  решения. Решение, принятое единолично компетентным должностным лицом, сообщается автору обращения от имени органа, которому подчинено должностное  лицо. Решение, принятое коллегиальным  органом, сообщается автору обращения  со ссылкой на номер и дату принятия этого решения либо в виде выписки  из решения или протокола. В письменной форме сообщаются и решения об отказе в положительном удовлетворении поднятых в обращении вопросов. При  этом отказ должен быть аргументирование обоснован, указаны мотивы и основания  отказа со ссылкой на действующее  законодательство и решения компетентных органов.

Сотрудник, ведущий делопроизводство, обязан систематически вести анализ этой категории документов. Периодически (раз в месяц или  квартал) составляются аналитические  обзоры или справки, в которых  отражают вопросы, по которым были поданы обращения, их количество по каждому  вопросу, количество положительных  и отрицательных решений. Кроме  того, в справках указывается, сколько  документов было исполнено в срок, сколько с просроченным сроком исполнения и почему. Такой анализ служит выявлению  причин, порождающих нарушение прав и интересов граждан, изучению общественного  мнения, совершенствованию работы государственных  органов, предприятий, учреждений и  организаций

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников.

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005

2. ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения». Утвержден постановлением  Госстандарта России от 27 февраля  1998 года № 28

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004

4. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003

5. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2.

6. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2003.

7. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 2003