Контроль исполнения документов

Говоря о типовых  сроках исполнения, необходимо отметить, что часть сроков исполнения зафиксировано  в приложении 10 Государственной  системы документационного обеспечения  управления (ГСДОУ), например:

-        письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней;

-        протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок и т.д.

Кроме этого в  рамках конкретной организации могут  быть установлены типовые сроки  исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных  актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальный  срок исполнения документа – это  срок исполнения документа, установленный  организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа  или резолюции при получении  входящего документа только в  том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации  или автором документа или  отсутствует в перечне типовых  сроков.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций  – с даты их поступления.

Изменение срока  исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

-        типовые сроки – принятием нового акта;

-        индивидуальные – руководителями, которые их установили.

Приостанавливать  исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая  организация, организация – автор  документа и органы госнадзора [3, 104].

 

Организация контроля исполнения документов

 

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или  созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его  имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными  сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции  определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем  поле проставляется отметка о  контроле (реквизит 19) [4]. Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа  должно контролироваться с момента  постановки на контроль, после осуществления  которой документ должен быть передан  исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели  проверку своевременности доведения  документа до конкретного исполнителя.

В течение срока  исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование  хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются  в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут  проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой  контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как  конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления  предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в  регламенте организации (или при  его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа  с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его  поручению служба ДОУ, снятие документа  с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении  его в дело (реквизит 28) [4].

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения  результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и  материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением  документов должны учитываться и  периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии  исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в  организации.

На основе результатов  анализа разрабатываются и принимаются  меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской  дисциплины, совершенствованию организации  контроля и управления в целом [5, 101].

 

Этапы контроля исполнения документов, их содержание.

 

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько  этапов:

-        постановка документов на контроль;

-        проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

-        предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

-        снятие документа с контроля;

-        направление исполненного документа в дело;

-        учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

-        информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов [5, 134].

При постановке документа на контроль в верхнем  поле документа справа делается отметка  о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту  отметку указание срока исполнения.

На контроль ставятся только зарегистрированные документы.

Контроль исполнения документов может выполняться с  помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или  регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.

Для осуществления  контроля исполнения документов в регистрационную  форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный  перечень таких данных приведен в  приложении А.

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь  в виду, что в этом случае потребуется  два экземпляра карточки: один –  для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет  вестись контроль исполнения документа  в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая  по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении –  контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации  локальной сети электронный вариант  карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно  исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной  формы РКК не установлено, но поскольку  определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может  разработать собственную РКК. Пример РКК приведен в приложении Б.

Из РКК формируется  контрольная картотека, которая  имеет два раздела: «Контролируемый  массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе  РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в  следующем месяце. В начале каждого  месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с  датой их исполнения.

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к  определенному сроку, или особо  важными документами можно применять  отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется  отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе  картотеки РКК на документы целесообразно  расставлять по предполагаемым датам  получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных  документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться  по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др. [6, 121].

При организации  контроля важно, чтобы исполнитель  получил документ вовремя, поскольку  контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан  исполнителю, последнему необходимо расписаться  в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной  картотеки. Для этого работник, который  несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя  экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр  службы контроля) с росписью исполнителя  возвращается в службу контроля и  ставится в первый раздел контрольной  картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла  по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о  прочтении. Получение такого уведомления  будет означать, что исполнитель  получил документ [7, 193].

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа  направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр  карточки возвращается с указанием  даты и содержания исполнения. Экземпляр  РКК представлен в приложении В.

В течение всего  срока исполнения служба ДОУ регулярно  проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ  напоминает исполнителям о приближении  срока исполнения документа. Напоминание  может быть сделано по телефону или  в виде письменного сообщения (рисунок. 1). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

 

ООО «Прогресс» Служба ДОУ

Напоминание Ответственному исполнителю  Рябцеву Н.Н. Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запроса  от 12.08.2007 № 01-15/918 «О заключении договора на поставку передвижных электростанций», поступившего из ОАО «Стройтрансгаз», осталось 3 дня. Срок исполнения документа  – 26.11.2007. В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам согласовать  продление срока с Павловым С.С. (тел. 214-33-21).

23.11.2007

Рисунок 1 - Напоминание в виде письменного  сообщения

 

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

-        задания последующих лет – не реже одного раза в год;

-        задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

-        задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания  исполнителям и информация о них  фиксируются в регистрационно-контрольной  форме.

При необходимости  изменения срока исполнения документа  ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока  обращается к руководителю, вынесшему  резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о  продлении срока исполнения документа  с указанием планируемого срока  исполнения документа. В противном  случае документ будет считаться  неисполненным [3, 123].

Продлить срок исполнения документа может то должностное  лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях  изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную  форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается  исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о  характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму. проверка своевременности доведения документов до исполнителей [5, 138].