Контроль исполнения документов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Федеральное государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«УРАЛЬСКАЯ  АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ»

Факультет переподготовки государственных  и муниципальных служащих

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по курсу

«Документационное обеспечение управления» 

Тема  №5

«Контроль исполнения документов»

 

 

 

 

 

                                                                                 Выполнила: Никулина С.Н.

                                                                                 Группа: ГМУ-441-ОЗ 

                                                                                 Проверил: Макович Г.В.

                                   

 

 

 

ЕКАТЕРИНБУРГ

2013

Содержание.

 

Введение……………………………………………………………………………………….3

Контроль  исполнения управленческих документов его виды и значения…………………………………………………………………………………..……4

Виды и типовые сроки исполнения управленческих документов...………………….…....4

Организация контроля исполнения документов………………………….………………...8

Этапы контроля исполнения документов, их содержание…………………….…………..10

Заключение…………………………………………………….…………………..………….15

Список использованных источников ……..…………………………………..…………….16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Контроль  – тема давно и широко обсуждаемая. Однако, настраивая этот тончайший  механизм, не всегда правильно расставляют  акценты, а в результате получают либо крайне упрощенный вариант, либо растягивают процесс до бесконечности. А как хочется в соответствии с древней поговоркой организовать работу таким образом, чтобы «и волки  были сыты, и овцы целы».

Безусловно, неправильно забывать о том, что  приоритетом в процессе осуществления  любого контроля является производственная составляющая, однако нельзя полностью  исключать и морально-этическую  сторону этого вопроса. Ведь от того, какая справка о состоянии  исполнительской дисциплины будет  подана руководству, во многом зависят  и дальнейшие оргвыводы: «казнить или  помиловать». Конечно, с точки зрения бизнеса, морально-этическая сторона  этого вопроса не должна превалировать  над профессиональной. Но поверьте, не только элементарное чувство сострадания  или дружбы мешает проводить жесткие  контрольные действия. Чаще всего  помехой является отсутствие продуманного и взвешенного решения, нацеленного  на достижение поставленного результата, а также отсутствие механизма  оценки этого результата. Контролер  не должен сомневаться в своих  выводах. И не важно, какой будет  оценка: положительной или отрицательной, она должна быть верной. Верной и  своевременной.

Исторически российское делопроизводство сложилось  таким образом, что задача осуществления  контроля исполнения документов и поручений  являлась одной из основных задач  канцелярий, служб ДОУ и других аналогичных подразделений.

Однако  в условиях рынка и здоровой конкуренции  данная функция изменила свои очертания  и направленность. Сегодня, когда  основным критерием контроля является достижение поставленного результата, не стоит полагаться только на возможности  делопроизводственных подразделений. Поэтому в данной статье хотелось бы обратить ваше внимание на необходимость  разграничения контрольных функций  между подразделениями и должностными лицами, а также определить основные обязанности и возможности служб  ДОУ в рассматриваемом процессе.

Известно, что целью любого управленческого  действия является достижение результата, и без определения этой цели любые  действия с документами (регистрация, исполнение, хранение и т.д.) утрачивают свое назначение, а цель заменяется самим процессом (зарегистрировать, разослать и проконтролировать, да и контроль тогда сводится только к констатации факта: исполнено  – не исполнено).

 

 

Контроль исполнения управленческих документов его виды и значения.

 

Контроль за исполнением  документов и принятых решений –  одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному  исполнению документов, обеспечение  получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников [1, 58].

В контроле исполнения документов можно выделить:

-        контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

-        контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это  оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками  исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в  службу документационного обеспечения  управления (ДОУ), в небольшой организации  – секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов» [2, 13].

При этом основными  задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

-        отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

-        обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

-        выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины [3, 68].

Виды и типовые сроки исполнения управленческих документов

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе  управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск  документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с  документами операциях.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения  документа.

Контроль действий в системе управления документами  применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован  в системе управления документами  прежде, чем он будет направлен  исполнителям.

Контроль местонахождения  документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам  для использования в работе, изымается  из системы для уничтожения или  передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются  факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или  подразделениями, даты перемещений  документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В традиционно  сложившейся у нас системе  ДОУ применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа  особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей[3, 94].

Типовые сроки  устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми  актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в  инструкцию по ДОУ организации. Типовой  срок исполнения документа не может  быть изменен.

Индивидуальные  сроки исполнения документов указываются  в тексте документа или резолюции  руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может  только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа  или отменять его имеет право  вышестоящая организация, организация  – автор документа и вышестоящие  контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных  днях:

-        внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

-        поступивших из других организаций – с даты их поступления;

-        обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.

В федеральных  органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших  из вышестоящих органов государственной  власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.

Типовой инструкцией  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры  от 08.11.2005 № 536, установлено: если последний  день срока исполнения документа  приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем  при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем  организации только в сторону  его сокращения.

В поступившем  документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции  устанавливает срок, совпадающий  со сроком, указанным в тексте, или  на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать  срок исполнения можно только в том  случае, если документ поступил в организацию  с опозданием, и времени, оставшегося  до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

В отдельных случаях  допускается продление срока  исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное  лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока  исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

Приостанавливать  исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие  органы или организация – автор  документа.

Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются  сроки их исполнения. В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается следующее определение: «Срок исполнения документа – это срок, установленный  нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией».

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Другими словами  можно сказать, что для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в  масштабах всего государства, отдельных  направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые  сроки их исполнения. Типовые сроки  установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных  актах, ведомственных подзаконных  актах. Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных  органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, определены следующие типовые сроки:

-        поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;

-        указания Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;

-        если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;

-        запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней;

-        обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.