Кадровое и делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной  численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Отдел по управлению внебюджетной деятельностью  занимается вопросами, связанными с  коммерческой деятельностью колледжа. Здесь согласовываются все надбавки к заработной плате работников, дополнительные премии и так далее.

В администрацию Университета направляются документы для подписания и утверждения  руководством.

Важным направлением работы кадровой службы колледжа сервиса и туризма является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в кадровой службе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" (приложение 2);

№ Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";

№ Т-2 "Личная карточка работника" (приложение 3);

№ Т-3 "Штатное расписание";

№ Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";

№ Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

№ Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";

№ Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

№ Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";

№ Т-7 "График отпусков" (приложение 4);

№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

№ Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

№ Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

№ Т-10 "Командировочное  удостоверение";

№ Т-10а "Служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении";

№ Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";

№ Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности кадровой службы колледжа, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:

· Книга учета приказов:

 О приеме;

 О предоставлении  отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);

 О переводе;

 Об увольнении;

· Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к  ним;

· Книга учета личных заявлений сотрудников Университета;

· Книга учета сотрудников  принятых на работу;

· Книга учета сотрудников  уволенных с работы;

· Книга регистрации  больничных листов;

· Книга учета личных дел;

· Книга учета документов для служебного пользования;

· Журнал выдачи личных дел  во временное пользование;

· Журнал учета исполнительных листов

· И другие.

Другой особенностью в деятельности отдела кадров ГОУ СПО КСиТ является способ хранения документации.

Хранению непосредственно в  отделе кадров колледжа подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятельности кадровой службы.

Особенностью является то, что документы на сотрудников  преподавательского состава хранятся отдельно от документов управленческо-вспомогательного персонала. Тоже касается регистрации  и ведения учета этих документов.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников колледжа, кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности инспектора отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.

Хранятся трудовые книжки в специальных  ящиках, которые находятся в металлических  шкафах. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этих же шкафах и таких  же ящиках хранятся невостребованные книжки сотрудников уволенных с работы.

Хранятся личные дела в отдельном  помещении, в специальных шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии  сотрудника).

Учет и регистрация личных дел  ведется в «Книге учета и алфавита личных дел».

Выдаются личные дела только для служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном журнале.

На всех остальных работников колледжа, кроме обслуживающего персонала, заводятся личные карточки, унифицированной формы № Т-2.

Личные дела и личные карточки хранятся в отделе кадров в течение двух лет. Затем они передаются в архив колледжа. Группа учета личных дел отвечает за правильную подготовку дел к передаче. Личные дела и карточки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются номера, а затем по описи они передаются в архив.

Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения  сроков их хранения и составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел колледжа сервиса и туризма включает в себя следующие разделы:

1. Приказы и инструктивные  письма Рособразования РФ по  вопросам работы с кадрами.  Копии.

2. Приказы ректора  университета по личному составу.  Копии.

3. Основания к приказам  по личному составу.

4. Положение об отделе  кадров.

5. Должностные инструкции сотрудников

6. Годовые статистические  отчеты о наличии, учете, текучести  и распределении кадров.

7. Квартальные статистические  отчеты о наличии, учете, текучести  и распределении кадров.

8. Утвержденное штатное  расписание структурных подразделений.

9. Личные дела.

10. Личные карточки  преподавателей и сотрудников колледжа.

11. Списки преподавательского  состава, научных работников, административно-управленческого  персонала.

12. Учетные карточки  научных работников, специалистов  с высшим и средним специальным образованием.

13. Документы о предоставлении  работников колледжа к правительственным наградам (представления, анкеты, списки трудов).

14. Заявления о приеме  на работу по совместительству.

15. Графики отпусков, заявления  на отпуск.

16. Трудовые книжки преподавателей и сотрудников университета.

17. Копии приказов и  основания к приказам на лиц,  нарушивших трудовую дисциплину.

18. Документы для служебного  пользования.

19. Копии приказов и  представления на благодарность  сотрудников.

20. Описи на дела, сданные в архив.

21. Акты об уничтожении  дел.

А также некоторые  другие.

Изучив основные положения номенклатуры дел колледжа, можно сделать вывод о деятельности отдела кадров в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются кадровой службой, но и непосредственно являются основой ее работы. Отдел кадров занимается разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.

 

 

2.4. Рекомендации по  кадровому и  делопроизводственному  обеспечению системы управления  персоналом

 

Анализ основных направлений деятельности отдела кадров Колледжа сервиса и туризма позволил выявить некоторые особенности ведения делопроизводства в кадровой службе:

1. В основе работы  кадровой службы колледжа стоит разделение состава его сотрудников на преподавательский состав и управленческо-вспомогательный персонал. На этом принципе построено все ведение кадрового делопроизводства.

2. Отдел кадров взаимодействует с другими структурными подразделениями колледжа, кроме того все они взаимосвязаны и взаимозависимы. Таким образом, в управлении работой с персоналом задействованы практически все отделы, но документирование занимается исключительно кадровая служба.

3. В кадровом делопроизводстве используются преимущественно документы унифицированных форм. Это обусловлено большой степенью важности оформления и ведения кадровой документации.

4. Принцип разделения состава работников соблюдается при учете и регистрации документов. Кроме того в кадровом делопроизводстве недостаточно двух-трех книг и журналов для учета. Как показывает изучение работы кадровой службы колледжа, их необходимо намного больше. Это особенность связана с разнообразием и множеством кадровых документов, каждый вид которого независим от других и требует особого отношения при работе с ним.

6. В кадровом делопроизводстве хранению документов уделяется особое внимание, что обуславливается важностью заключенной в них информации и передачей на дальнейшее хранение.

7. Кроме того весь  процесс кадрового учитывает  вопрос защиты персональных данных  работников. Отдел кадров непосредственно связан в своей работе с подобного рода информацией, что требует от него компетенции в вопросах законодательства и, конечно же, аккуратного и точного ведения делопроизводства.

На основе проведенного анализа можно составить следующие рекомендации по устранению недостатков в функционировании кадровой службы ГОУ СПО «Колледжа сервиса и туризма».

На всех остальных работников колледжа заводятся личные карточки унифицированной формы № Т-2. Используются карточки старого и нового образцов. При введение новых карточки старого образца не переписывались. Новые карточки не сильно отличаются от предыдущих: они из более плотной бумаги и чуть больше по размеру. Отрицательным моментом этого нововведения является то, что дополнения к карточкам старого образца используются новые, это неудобно при их хранении, поэтому в целях устранения данного недостатка целесообразной мерой является приведение личных карточек работников к единой форме.

Для упрощения работы с документами  в кадровой службе ГОУ СПО Калининградской области «Колледж сервиса и туризма» учет документации можно было бы вести с помощью баз данных в Access. Так же облегчению трудовой деятельности работников отдела кадров способствовала бы система, позволяющая ускорить процесс поиска необходимой информации и упорядочивает хранение данных.

Система предоставила бы отделу кадров следующие возможности:

· Оперативный доступ к информации о кадровом составе.

· Получение сведений о всех назначениях работника  в пределах предприятия, а также о всех приказах, касающихся этого человека.

· Подготовка и издание  приказов.

· Изменение штатного расписания, получение информации о  ставках, вакансиях, внештатных работниках и занятых должностях.

· Подготовка аналитических  данных, получение стандартных форм отчетности и различного вида документов.

· Все сведения хранились бы в единой информационной базе, что обеспечило бы оперативный доступ к ним с нескольких рабочих мест и параллельную работу в системе нескольких человек.

Для учета, регистрации документов и хранения информации можно порекомендовать новые и усовершенствованные программы, такие как Lotus Domino или EDMS (Electronic Document Management Systems). Что касается систем, предназначенных непосредственно для кадровых служб, здесь тоже прогресс не стоит на месте. Расширенными функциональными возможностями и самыми последними разработками обладают "АиТ:\Управление персоналом" и Boss-кадровик. Эти современные автоматизированные системы обеспечивают эффективную и удобную работу по документированию и управлению персоналом

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

 

Документированная информация составляет основу управления. Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Острота проблем кадровых служб обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это объясняется в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.