Кадровое и делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

CoolReferat.com

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа по дисциплине «Управление персоналом» на тему:

«Кадровое и делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом»

 

 

 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Калининград –  2008

 

 

 

Содержание

 

 

Введение…………………………………………………………..………………….    3

 

I. Кадровое и делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом ………………   5

1.1 Кадровое обеспечение системы управления персонала…………….…...   5

1.2 Делопроизводственное обеспечение системы управления персонала …   10

1.2.1. Оформление и составление организационно-распорядительных                                                                                       документов ………………………………………………………………………….     14

1.2.2. Формирование и  хранение дел в кадровой службе................      23

 

II. ГОУ СПО Калининградской области «Колледж сервиса и туризма» как объект исследования ……………………………………………………………………….…  29

2.1 История и краткая характеристика ГОУ СПО Калининградской области «Колледж сервиса и туризма»………..……………………………………..………..  29

2.2. Общая характеристика кадрового  состава ГОУ СПО Калининградской  области «Колледж сервиса и  туризма» ………………………………………………32

2.3. Анализ кадрового и делопроизводственного  обеспечения системы управления  персоналом ………………………………………………………………36

2.4. Рекомендации по кадровому и делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом ……………………………………………………42

 

Заключение…………………………………………………………………………..  45

 

Список использованной литературы……………………………………………….  47

 

     Приложения……..…………………………………………………………………49

 

 

 

Введение

 

Проблема кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом достаточно актуальна и представляет научный и практический интерес в связи с тем, что роль деятельности кадровой службы в общей системе управления обуславливается ее функциями, основой которых является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

Особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге».

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

Характеризуя степень научной  разработанности проблематики кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом, следует учесть, что данная тема уже анализировалась у различных авторов (А.Я. Кибанов, Е.Б. Моргунов, Маслов Е.В., Лукашевич В.В., Кузнецова Т.В., Крылова И.Ю., Егоршин А.П.) в различных изданиях: учебниках, монографиях, периодических изданиях и в интернете. Тем не менее, при изучении литературы и источников отмечается недостаточное количество полных и явных исследований данной тематики.

Теоретико-методологическую базу исследования составили три группы источников. Ко первой отнесена учебная литература (учебники и учебные пособия, справочная и энциклопедическая литература, комментарии к законодательству). Ко второй отнесены научные статьи в периодических журналах по исследуемой проблематике. И к третьей отнесены специализированные веб-сайты организаций.

Эмпирическую базу составил практическая информация касательно кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом.

Цель работы – изучение кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом.

Поставленная цель определяет задачи исследования:

1.Рассмотреть теоретические подходы к кадровому и делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом;

2.Выявить основные проблемы кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом в современных условиях;

3.Разработать пути решения выявленных проблем;

4.Обозначить тенденции развития кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом.

Объект исследования  - Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования Калининградской области «Колледж сервиса и туризма».

Предмет исследования – частные вопросы деятельности кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом.

Методы исследования: анализ научной литературы по рассматриваемой проблематике, ретроспективный анализ, моделирование.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I. Кадровое и делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

 

1. Кадровое обеспечение системы управления персоналом

 

Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав ее работников.

В условиях резкого повышения статуса  должности менеджера по персоналу  до уровня высшего звена управления, значительного расширения его функций, усложнения техники подбора, отбора, расстановки, развития, мотивации, служебного продвижения персонала должность кадровика становится одной из важнейших для выживания организации, обеспечения ее конкурентоспособности. В связи с этим чрезвычайно актуальной становится проблема профессионализации сотрудников кадровой службы [16, c. 149].

Качественная характеристика кадровой службы в России такова: на 100 работающих в организации – 1 специалист управления персоналом. Среди руководителей кадровых служб по базовому образованию с техническим образованием – 40,9%; учителей – 31,6%; юристов-правоведов – 11,5%; социологов и психологов – 3,3%. Средний возраст руководителей кадровой службы – 45 лет [1, c. 30].

Во многом это объясняется  пока еще недостаточным насыщением служб управления персоналом специалистами. Их подготовка ведется в течение  десяти последних лет в нескольких вузах страны по специализации «Управление  персоналом» на базе специальностей «Менеджмент» и «Экономика труда».

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами  и уставом организации. При расчете  необходимой численности штатных  работников кадровой службы учитываются  следующие факторы:

• общая численность работников организации;
• конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банковской, торговой, страховой и т.д.), масштабами, разновидностями отдельных производств, наличием филиалов;
• социальная характеристика организации, структурный состав ее работников (наличие конкретных категорий – рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников), их квалификация;
• сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения и т.п.);
• техническое обеспечение управленческого труда и др.

А.Я. Кибанов утверждает, что «в связи с тем, что организации самостоятельно определяют численность работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный состав, а также утверждают штаты, все существующие методы расчета численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер»[16, c. 153].

Расчет численности руководителей, специалистов и других служащих организации, в том числе и кадровой службы, осуществляется различными методами: многофакторного корреляционного анализа, экономико-математическими, сравнений, прямого расчета, по трудоемкости работ, по нормам обслуживания и др.

Первый метод основан  на многофакторном анализе функционального  разделения управленческого труда. В НИИ труда была разработана  схема функционального разделения труда с учетом влияния на численность  персонала определенных факторов. Число существенных факторов сводилось к одному-трем, а затем с помощью корреляционного анализа выводились математические формулы, выражающие в общем виде зависимость между численностью персонала данной функциональной группы и действующими факторами. При этом учитывались специфические особенности каждой отрасли промышленности. Наиболее широкое применение метод нашел на крупных промышленных предприятиях. Однако следует иметь в виду, что в условиях рыночной экономики и конкуренции отсутствует жесткая зависимость между производственными факторами и численностью персонала, в связи с чем этот метод имеет только рекомендательный характер.

Например, численность  работников по функции «управление  комплектованием и подготовкой  кадров» для предприятий автомобильной промышленности рассчитывается по формуле:

Ч = 0,0017 * P _n^0,9117 * K _n^0,3554 ,

где P_n – общая численность работников предприятия;

K_n – количество самостоятельных структурных подразделений, осуществляющих подготовку кадров [16, c. 154].

Экономико-математические методы предусматривают разработку экономико-математических моделей, основанных на реальной действительности, что обеспечивает адекватное отражение содержательного процесса. Применение экономико-математических моделей пока ограничено.

С использованием метода сравнений на базе анализа состава кадров специалистов в развитой хозяйственной системе составляются проектировки потребности в специалистах для менее развитой системы. Предпринимаются попытки использования этого метода на основе формирования однородных групп организаций и выделения в них типовых или передовых организаций.

Экспертный метод позволяет  получить представление о потребности  в специалистах на основе учета мнений (экспертизы) группы экспертов, суждения которых базируются на их научной и профессиональной компетенции. Метод используется как составная часть других методов[10, c. 211].

Метод прямого расчета  предполагает определение численности  специалистов и других служащих исходя из расчета необходимых затрат труда  на реализацию периодических функций управления и расчета затрат труда на реализацию функций управления по устранению возмущающих отклонений.

 Одним из наиболее  распространенных и доступных  методов расчета численности  работников кадровой службы является  ее определение через затраты труда (времени) на выполнение управленческих работ, т.е. через трудоемкость. В свою очередь, трудоемкость работ по управлению персоналом можно определить следующими методами: нормативным, с помощью фотографии рабочего времени или хронометража, расчетно-аналитическим, методом аналогий, экспертным.

Нормы времени (выработки) устанавливаются в основном для  простых, повторяющихся видов работ (машинописные, учетные, оформление документов). В настоящее время разработаны  типовые нормы на подготовку и  оформление документов по учету личного состава, по делопроизводству.

Зная нормативную (либо расчетную) трудоемкость работ, выполняемых  в течение года, например, в отделе кадров, можно рассчитать численность отдела (Ч) по формуле:

Ч = Т * К/Ф_n ,

где Т – общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год в отделе кадров, чел.-час.;

К – коэффициент, учитывающий  затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в Т (К ≈ 1,15);

Ф_n - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, в час. (в среднем принимается равным 1840 час., но ежегодно уточняется).

Российские кадровые службы в основном держатся около  нижней планки этого показателя – 100 человек на одного специалиста по управлению персоналом. принятие же решения  о создании специализированной службы по персоналу в каждом конкретном случае определяется особенностями организации, в частности наличием стратегии управления в целом[1, c. 30].

А.Я. Кибанов отмечает, что в качестве тенденции, характерной для зарубежных фирм, можно отметить не абсолютный, а относительный рост численности кадровых служб. Среди причин, повлиявших на повышение эффективности работы кадровых служб и ограничивших рост числа их работников, можно отметить две основные. Первая – перевод работы с кадрами в ведущих фирмах и корпорациях на современную информационно-техническую базу. Вторая – развитие управленческой инфраструктуры, помогающей извне реализовать наиболее сложные направления кадровой работы. В эту инфраструктуру входят организации по подготовке и повышению квалификации специалистов кадровых служб на стороне, консультативные фирмы по вопросам кадровой работы, внешние центры по деловой оценке и т.д. По данным обследований, американские корпорации расходовали 10% бюджета кадровых служб на оплату услуг сторонним организациям для содействия их работе. По отдельным функциям больше 30% объема работ кадровых служб выполняют внешние организации.