Кадровое и делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

С 1995 г. на базе лицея работает филиал Санкт-Петербургского института внешнеэкономических связей, экономики и права.  С 1997 г. лицей является коллективным членом Академии профессионального образования.  С 1990 г. учебное заведение успешно сотрудничает с Федеральной службой занятости населения по Калининградской области по переобучению безработных.  
С 1999 г. организован филиал лицея в г. Зеленоградске.

В 1999 г. в целях совершенствования учебно-методического, организационного, финансово-экономического, кадрового обеспечения системы НПО а также инновационной деятельности НПО на базе ПЛ № 23 действовала экспериментальная площадка под названием "Маркетинговый принцип управления в профессиональном лицее".

В 2006 году с целью выполнения программы развития начального и среднего профессионального образования произошло слияние образовательных учреждений ПЛ РГХ № 23 и ПЛ № 25 и образование на их базе инновационного учебного заведения среднего профессионального образования – Калининградский государственный колледж сервиса и туризма.

Стратегия образования – опережать  запросы общества, конструировать воспитательные системы так, чтобы личность получала запас нравственных, интеллектуальных, гражданских сил, необходимых не только для того, чтобы адаптироваться, “вписаться” в сегодняшние рыночные отношения, но и для того, чтобы быть готовой активно действовать в меняющихся условиях, направляя их на общую пользу.

Образовательное поле колледжа включает 12 специальностей и профессий. В их числе гостиничный сервис, туризм, организация обслуживания в общественном питании, менеджмент, парикмахерское искусство, организация обслуживания в сфере сервиса, моделирование и конструирование швейных изделий, повар, кондитер, официант, бармен, закройщик, портной, парикмахер.

• Колледж сотрудничает с зарубежными учебными заведениями Польши, Литвы, Германии: происходят обмены студентами и преподавателями, совместная научно-методическая работа. Международное сотрудничество направлено на развитие колледжа, укрепление социального партнерства, обеспечение тесного сотрудничества с органами управления образованием и службой занятости.
• Привлекательность учреждения среднего профессионального образования определяется также наличием у него связей с высшей школой. 
  В течение 11 лет колледж работает в системе непрерывного образования “Колледж – ВУЗ”, сотрудничая с филиалом Санкт-Петербургского института внешнеэкономических связей, экономики и права и филиалом Санкт-Петербургского государственного университета сервиса и экономики.

Колледж сервиса и  туризма характеризуется наличием активной кадровой политики. Руководство  колледжа имеет не только прогноз, но и средства воздействия на ситуацию, а кадровая служба разрабатывает целевые кадровые программы.

 

2.2. Общая характеристика кадрового  состава ГОУ СПО Калининградской  области «Колледж сервиса и  туризма»

 

Организационная структура ГОУ СПО «Колледж сервиса и туризма»

 

 

Управление колледжем строится на принципах единоначалия и самоуправления.

Высший уровень внутри колледжа: директор. Уровень второго порядка: попечительский совет, педагогический совет, административный совет, заместители директора, финансово-экономическая служба.

В состав администрации  входят  заместители директора: по учебной работе, воспитательной работе, заместитель директора по научно-методической  работе, заместитель директора по связям с общественностью, руководитель ресурсного центра.

Наряду с административным управлением в колледже развита система самоуправления. Ее основными органами являются  Педагогический совет, попечительский совет.

 

Аналитическая структура  персонала

 

 

Аналитическая структура персонала  представлена административно-управленческим персоналом, административно-хозяйственным  персоналом и преподавателями. Явное преимущество в численности имеет административно-хозяйственный персонал (60%), представленный мастерами производственного обучения, рабочими по комплексному обслуживанию зданий, библиотекарями, уборщиками помещений, фельдшерами, кладовщиками, сторожами, механиками швейного оборудования и др. Преподаватели составляют 28% от всей численности персонала; и административно-управленческий персонал – 12% (директор, заместители директора, бухгалтера, заведующие отделениями, секретари и др.).

 

Половозрастная структура  персонала

 

Трудовой коллектив колледжа сервиса  и туризма большей частью представлен  сотрудниками, чей возраст составляет около 40 лет (47%). Такие работники  обеспечивают стабильную и надежную работу. 25% - работники возрастом около 50 лет, с помощью которых учреждение приобретает значительный опыт и квалификацию.

 

 

Структура персонала  в зависимости от стажа

Год	до 5 лет	свыше 5 лет	свыше 10 лет	свыше 15 лет	свыше 20 лет
2006-2007	14	74	47	42	16
2007-2008	30	51	82	53	45

 

Структура персонала  в зависимости от стажа за 2007-2008 гг. значительно изменилась по сравнению  со структурой 2006-2007 гг. Такая статистика объясняется реорганизацией Калининградского государственного колледжа туризма  и ресторанно-гостиничного бизнеса в форме присоединения к нему государственного общеобразовательного учреждения начального профессионального образования Профессионального училища №9 в ГОУ СПО «Колледж сервиса и туризма». В результате штатная численность увеличилась со 193 до 259 человек, соответственно, структура персонала в зависимости от стажа  изменилась коренным образом.

 

Структура персонала по квалификационным категориям

Структура персонала ГОУ СПО КСиТ по квалификационным категориям, а также образовательная структура также изменились в результате реорганизации учреждения.

 

Год	II кв. категория	I кв. категория	Высшая категория
2006-2007	35	19	16
2007-2008	21	28	46

 

 

 

 

Образовательная структура  персонала

 

Годы	Всего
		Высшее образование	В т.ч незаконченное  высшее	Среднее специальное	Начальное профессиональное,  среднее
2006-2007	193	117	11	79	7
2007-2008	259	143	17	94	22

 

Для оценки качества работы с кадрами учреждения можно использовать систему показателей, характеризующих интенсивность оборота кадров и детализирующих особенности этого оборота. Рассчитаем основные показатели этой системы:

1. Коэффициент интенсивности  оборота по приему (K _n). Данный коэффициент рассчитывается как отношение числа принятых за период работников (Ч _n) к среднесписочному их числу (Ч _с):

K _n = Ч _n : Ч _с

Среднесписочная численность  работников Колледжа сервиса и туризма  за год (с 1.10.2007 по 1.10.2008) составила 167 человек.

Число принятых за год  работников составило 96 человек.

K _n = 96 / 167 = 0,575

2. Коэффициент оборота  по выбытию (К _в) – это отношение числа выбывших за период работников (Ч _в) к среднесписочному их числу (Ч _с):

К _в = Ч _в / Ч _с

Число выбывших за год (с 1.10.2007 по 1.10.2008) работников составило 33 человека.

К _в = 33 / 167 = 0,198

3. Коэффициент текучести  кадров (К _т) – рассчитывается как отношение численности сотрудников, уволившихся из организации по собственному желанию (без уважительных причин) и за нарушение трудовой дисциплины (Ч _ув.) к среднесписочной численности сотрудников за определенный период (Ч _ср.сп.):

 К _т = Ч _ув. / Ч _ср.сп. *100%

 К _т = 33/167 * 100% = 19,76%

4. Коэффициент замещения  (К _з) – отношение разности числа принятых и выбывших работников к среднему списочному их числу:

К _з = (Ч _n - Ч _в) : Ч _с

К _з = (96 – 33) : 167 = 0,38

Так как разность в числителе коэффициента положительна, то число принятых превышает число выбывших. Можно полагать, что часть принятых на работу возмещает убыль ресурсов рабочей силы в связи с увольнением, а часть принятых используется на вновь созданных рабочих местах.

В результате произведенных  расчетов системы показателей, можно  сделать вывод, что коэффициент  интенсивности оборота по приему значительно выше коэффициент оборота по выбытию, что лишний раз описывает вышеприведенную ситуацию с реорганизацией Колледжа, в штат которого было принято 67 человек в связи с присоединением другого учебного учреждения.

 

 

 

 2.3. Анализ кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом

 

Отдел кадров ГОУ СПО Калининградской области «Колледж сервиса и туризма» является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно директору учреждения. Его работа регламентируется Положением об отделе кадров, а функции, права и обязанности сотрудников отдела кадров прописаны в должностной инструкции.

В своей деятельности отдел руководствуется  Уставом Университета, Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами, регламентирующими работу с  кадрами.

Кадровая служба колледжа представлена одним инспектором по кадрам – Лясовой Ириной Александровной, выполняющей свои функциональные обязанности, связанные с организацией и проведением конкурсного отбора, документационным оформлением приема, перемещением и увольнением ППС, оформлением, ведением, учетом и организацией хранения личных дел, документационным оформлением отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий, оформлением пенсионных дел, а также государственных наград

Изучение данной структуры работы позволило выявить основные функции отдела кадров колледжа. Так же был сделан вывод, что эти функции непосредственно связаны с документационным обеспечением управления персоналом, к ним относятся:

· издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.);

· оформление, учет и хранение трудовых книжек;

· формирование, учет и  организация хранения личных дел  сотрудников;

· ведение учета представления  ежегодных отпусков;

· подготовка к утверждению документации по оформлению пенсионных дел;

· подготовка статистических отчетов;

· подготовка наградных  материалов, передача их в вышестоящие  органы;

· обеспечение руководства  университета необходимой оперативной  информацией по кадровым вопросам;

· ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РФ, из числа работающих в КСиТ;

· ведение учета студентов, аспирантов и ординаторов-призывников  и оформление им справок о предоставлении отсрочки от призыва их на военную службу на период обучения в колледже.

При осуществлении этих функций  отдел кадров колледжа взаимодействует с другими структурными подразделениями:

· факультетами и кафедрами;

· администрацией колледжа;

· юридическим отделом;

· бухгалтерией;

· отделом по управлению внебюджетной деятельностью;

· общим отделом;

· социальным отделом;

· профсоюзными организациями.

К примеру, общий отдел занимается непосредственно организацией связи  между структурными подразделениями  колледжа (рассылка копий документов по кафедрам и подразделениям, передача информации и т.д.).

Секретари на кафедрах и других структурных  подразделениях колледжа на местах собирают необходимые документы по работе с персоналом (различные заявления, представления, ведомости, табеля и др.), консультируют персонал по соответствующим вопросам, а так же отвечают на запросы отдела кадров.

В юридическом отделе визируются юристом  приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и другие.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и т.п. Бухгалтерией могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.