Кадровое и делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

Характерная особенность  зарубежных кадровых служб заключается  в том, что многие работники компаний, участвуя в подготовке и реализации кадровых решений в рамках деятельности служб управления персоналом, не состоят в ее штате. Это, например, значительная часть профессоров и преподавателей учебных центров и университетов, инженеров – участников «вербовочных бригад» в вузах и т.д. [16, c. 156].

Расчет количественной потребности  в специалистах, в том числе  и по управлению персоналом, проводится одновременно с определением качественной потребности в них, т.е. потребности в работниках определенных профессий, специальностей, квалификации.

В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих для системы управления персоналом предусмотрены следующие должности:

• руководителей: заместитель директора по управлению персоналом, менеджер по персоналу, начальник лаборатории (бюро) по организации труда и управлению производством, начальник лаборатории (бюро) социологии труда, начальник нормативно-исследовательской лаборатории по труду, начальник отдела кадров, начальник отдела организации и оплаты труда, подготовки кадров и др.;
• специалистов: специалист по кадрам, инспектор по кадрам, инженер по подготовке кадров, инженер по организации труда, социолог, психолог и др.;
• других служащих (технических исполнителей): нарядчик, табельщик, хронометражист и др.

Европейская ассоциация директоров отделов кадров предложила следующий идеальный портрет-робот: «Он (руководитель кадровой службы) должен быть пунктуальным и методичным, динамичным и настойчивым, общительным, способным убеждать, справедливым строгим, доступным, широко образованным, способным к размышлению, дипломатом, психологом, добрым советчиком, должен обладать интуицией, быть гуманным. Он должен уметь слушать и внушать доверие».

Ряд экспертов по управлению персоналом считает, что будущие  высшие администраторы придут из сферы управления человеческими ресурсами. По их мнению, управление персоналом (человеческими ресурсами) может оказаться критическим фактором, определяющим успех или неудачу организации, особенно в ближайшие 10-20 лет в связи со значительным возрастанием конкуренции. Профессионал в области управления человеческими ресурсами может стать поистине лидером будущего.

1.2.  Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

Делопроизводственное обеспечение - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями по делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др. [16, c. 159].

В зависимости от размеров организации  делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором - децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

• ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др. [14, c. 95].

В настоящее время документы  составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машинно-ориентированных  и машиночитаемых документов, предназначенных  для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся  следующие унифицированные системы документации

• плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);
• первичной учетной (по учету труда и заработной платы);
• отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);
• по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);
• организационно-распорядительной (акты, письма, доклад-ные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.) [8, c. 148].

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд  документов в соответствии с вышеприведенной  классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.

Большая часть документации носит  внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

Как справедливо заметил А.Я. Кибанов, особенностью нынешнего этапа является то, что если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются традиции обязательного строгого и четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не учитываются установленные государством правила ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение [16, c. 161].

Однако в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а также в Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных организаций и объединений, в том числе профессиональных союзов и т.п. Собственники документов этих организаций должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.

Кузнецова Т.В. напоминает, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами организации (годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности и др.) документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в государственные архивы [9, c. 42].

1.2.1. Оформление и составление организационно-распорядительных документов

Деятельность учреждения, предприятия, организации отражается в различных системах документации, но наиболее  общими и многочисленными  являются организационно-распорядительные документы, которые применяются при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления, предприятий, организаций, учреждений, фирм.

Требования к оформлению документов (датировка, подписание, визирование, адресование и т.д.), изложенные в ГОСТ на УСОРД (ГОСТ Р 6.30-97), применяются к документам и других систем документации. Поэтому можно сказать, что ГОСТ на УСОРД установил единые, научно обоснованные общие правила составления служебных документов и их оформления.

Всякий отдельный документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами: наименование вида, автор, адресат, заголовок, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Для конкретного вида документа, например приказа, протокола, акта и др., характерен свой формуляр, который называется типовым формуляром.

В основу унификации и стандартизации положен принцип создания общей модели построения всех документов системы. Такие графические модели или схемы построения документов получили название «формуляр-образец».

Крылова И.Ю. отмечает, что проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги. [8, c. 31].

Применение государственных  стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым  условием для механизации и автоматизации  работы с ними.

ГОСТ Р 6.30-97 «Требования  к оформлению документов» перечисляет  в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, входящих в унифицированную систему  организационно-распорядительной документации. Он определяет максимальный состав реквизитов документов, входящих в систему ОРД, и каждому реквизиту отводит строго определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

ГОСТ Р 6.30-97 установил  и дал расположение следующих  реквизитов:

• Государственный герб Российской Федерации;
• герб субъекта Российской Федерации;
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• код организации – автора документа;
• код формы документа;
• наименование организации – автора документа;
• справочные данные об организации – авторе документа;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• место составления или издания документа;
• гриф ограничения доступа к документу;
• адресат;
• гриф утверждения документа;
• резолюция;
• заголовок к тексту;
• отметка о контроле;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа;
• визы согласования документа;
• печать;
• отметка о заверении копии;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• отметка о поступлении документа в организацию;
• отметка для автоматического поиска документа [3, c. 85].

Таким образом, стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении и оформлении организационно-распорядительного документа.