Кадровая политика

 

Таб. 1 Основной критерий оценки - характер собираемой работодателем информации

Характер информации	Персональные данные (информация о работнике, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями – ст. 85 ТК РФ)		Информация о частной жизни работника, не касающаяся трудовых отношений
	Информация о выполнении служебных обязанностей	Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни (конфиденциальные данные)
В каком случае работодатель вправе получать информацию	Всегда	При соблюдении установленных законом условий	Никогда

Среди персональных данных работника должны быть трудовой договор, приказ (распоряжение) о приеме на работу, приказы (распоряжения) об изменении условий трудового договора, его прекращении, а также приказы (распоряжения) о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, примененных к работнику. В период действия трудового договора среди персональных данных работника должна находиться его трудовая книжка.

Для того чтобы установить, в каком объеме работодатель вправе получать от работника информацию о его персональных данных, необходимо обратить внимание на очень важное ограничение - это целевой характер использования персональных данных. Обработка этого вида информации может производиться исключительно в целях, указанных в пункте 1 статьи 86 ТК РФ.

 

3. Порядок работы  с конфиденциальными сведениями  о работнике

3.1 Работа кадровой  службы с персональными данными

В силу специфики своей деятельности обработкой персональных данных в организации занимается отдел кадров. Именно здесь "оседает" весь объем сведений о работниках. Вот почему процессы обработки, передачи и защиты конфиденциальной информации о работниках должны быть упорядочены, прежде всего, в этой службе.

Правила ведения конфиденциального делопроизводства должны применяться в первую очередь в отношении личных дел сотрудников, в которых содержатся персональные данные. Комплектация личных дел является наиболее сложной и ответственной работой, требует особой тщательности и аккуратности при оформлении. Каждое предприятие вправе самостоятельно решать вопрос о том, какие документы включать в состав личных дел.

Работники отдела кадров должны помнить, что личные дела сотрудников должны храниться строго отдельно от всех других документов в закрывающихся шкафах или ящиках. Необходимо иметь в виду также то обстоятельство, что документы, включенные в состав личных дел, имеют разные сроки хранения. Для некоторых из них (приказов, личных карточек) установлены продолжительные сроки хранения и обязательное требование по их передаче в государственные архивы.

Отделу кадров целесообразно вести журнал учета, в который будут заноситься все факты ознакомления с персональными данными работников, а также информация о движении документов, включенных в личные дела, и самих личных дел. В таком журнале должны быть предусмотрены графы о дате выдачи и возврата документов (личных дел), сроке пользования, цели выдачи, наименовании выдаваемых документов (личных дел). В присутствии лица, возвращающего личное дело, обязательно сверяется по описи наличие всех документов. Лица, получающие документы (личные дела) во временное пользование, не имеют права делать в них пометки, исправления, вносить новые записи, извлекать документы из личного дела или помещать в него новые.

Принципиальным требованием правил работы с персональными данными является установление личной ответственности сотрудников за неразглашение доверенной им конфиденциальной информации, за сохранность сведений, а также их носителей. В этой связи лицо, получившее право работать с персональными данными, должно принять на себя ряд обязательств: не разглашать доверенные им сведения, неукоснительно выполнять правила работы с персональными данными, обеспечивать надежное хранение носителей конфиденциальной информации.

Также следует незамедлительно сообщать уполномоченным лицам об утрате ключей, печатей и штампов, давать устные и письменные объяснения по фактам нарушения правил. В число ограничений входят также запреты на совершение определенных действий, могущих повлечь утрату носителей информации или разглашение конфиденциальных сведений, в частности, на передачу персональных данных лицам, не имеющим к ним доступа; на вынос документов из рабочего помещения без служебной необходимости и пр. Перечень указанных обязательств целесообразно отразить в Положении либо должностной инструкции специалиста.

Более того, в соответствии с частью 3 статьи 57 Трудового кодекса условие о неразглашении работником сведений, составляющих охраняемую законом тайну, ставшую ему известной в связи с исполнением своих должностных обязанностей, может быть включено в трудовой договор с таким специалистом. В этом случае на работодателе лежит обязанность ознакомить работника с локальными нормативными актами предприятия, содержащими правила обработки и защиты персональных данных. Именно такая процедура доступа может быть использована в отношении специалистов кадровых служб.

Система защиты конфиденциальных сведений должна предусматривать проведение регулярных проверок наличия документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников, а также соблюдение правил работы с ними.

Как показывает опыт, применение только административных мер не гарантирует полноценную охрану конфиденциальных сведений. Надежность защиты зависит во многом от расстановки и внутрифирменного развития сотрудников. Кроме того, персонал - один из главных каналов утечки информации. Деятельность кадровой службы должна быть направлена на воспитание работников, допущенных к работе с персональными данными, выработку навыков работы с носителями конфиденциальной информации, закрытие бытовых каналов утечки данных. Здесь могут быть полезны индивидуальная беседа, предупреждение об ответственности, разъяснение юридических последствий разглашения информации.

3.2 Общие требования  при обработке персональных данных  работника и гарантии их защиты

Конфиденциальность, сохранность и защита персональных данных в отделе кадров обеспечивается отнесением их к служебной тайне. Работа с персональными данными должна быть организована в строгом соответствии с требованиями к обработке и хранению информации ограниченного доступа. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания их или по истечении 75 – лет срока хранения, если иное не определено законом.

В ст. 86 Трудового кодекса РФ содержатся общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты.

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

1) обработка персональных  данных работника может осуществляться  исключительно в целях обеспечения  соблюдения законов и иных  нормативных правовых актов, содействия  работникам в трудоустройстве, обучении  и про движении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

2) при определении объема  и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом и иными федеральными законами;

3) все персональные данные  работника следует получать у  него самого. Если персональные  данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и по следствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

4) работодатель не имеет  права получать и обрабатывать  персональные данные работника  о его политических, религиозных  и иных убеждениях и частной  жизни. В случаях, непосредственно  связанных с вопросами трудовых  отношений, в соответствии со  статьей 24 Конституции Российской  Федерации работодатель вправе  получать и обрабатывать данные  о частной жизни работника  только с его письменного согласия;

5) работодатель не имеет  права получать и обрабатывать  персональные данные работника  о его членстве в общественных  объединениях или его профсоюзной  деятельности, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом  или иными федеральными законами;

6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права  основываться на персональных  данных работника, полученных исключительно  в результате их автоматизированной  обработки или электронного получения;

7) защита персональных  данных работника от неправомерного  их использования или утраты  должна быть обеспечена работодателем  за счет его средств в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами;

8) работники и их представители  должны быть ознакомлены под  роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки  персональных данных работников, а также об их правах и  обязанностях в этой области;

9) работники не должны  отказываться от своих прав  на сохранение и защиту тайны;

10)работодатели, работники  и их представители должны  совместно вырабатывать меры  защиты персональных данных работников.

Персональные данные содержатся в документации отдела кадров. Это:

¾ документы, связанные с подбором персонала;

¾ документы, сопровождающие процесс оформления трудовых правоотношений гражданина (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т.п.);

¾ материалы анкетирования, тестирования, проведения собеседований с кандидатами на должность;

¾ трудовые договоры, соглашения, устанавливающие взаимоотношения сторон;

¾ подлинники и копии приказов по личному составу;

¾ личные дела и трудовые книжки сотрудников;

¾ дела, содержащие основания к приказам по личному составу;

¾ дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным рас следованиям и т.п.;

¾ справочно-информационный банк данных по персоналу - учетно-справочный аппарат (картотеки, журналы, базы данных и др.);

¾ подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству предприятия, руководителям структурных подразделений и служб;

¾ копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления, муниципальные и другие учреждения.

При работе с персональными данными сотрудниками отделов кадров должны соблюдаться следующие основополагающие принципы по их защите:

- личная ответственность  руководства предприятия и работников  отдела кадров за сохранность  и конфиденциальность сведений  о работе отдела и персональных  данных, а также о носителях  этой информации;

- разбиение (дробление) персональных  данных между разными руководителями  предприятия и работниками отдела  кадров;

- наличия четкой разрешительной  системы доступа руководства  предприятия и работников отдела  кадров к документам, содержащим  персональные данные;

- проведения регулярных  проверок наличия традиционных  и электронных документов, дел  и баз данных у работников  отдела и кадровых документов  в подразделениях предприятия.

Главным здесь является четкая регламентация функций работников отдела кадров по разным видам документов, дел, карточек, журналов персонального учета и баз данных. Посторонние лица не должны знать распределение этих функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе кадров. Под посторонними лицами понимаются не только злоумышленники или их сообщники, но и сотрудники предприятия, функциональные обязанности которых не связаны с работой отдела кадров. Следует также учитывать, что работник отдела кадров не должен быть осведомлен о порядке работы других сотрудников отдела.

Для этого первый руководитель предприятия должен издать приказ о закреплении за работниками отдела кадров определенных массивов документов, необходимого для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях. Должна также быть схема доступа работников отдела кадров и руководящего состава предприятия, структурных подразделений к документам отдела, введена личная ответственность указанных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Не допускается, чтобы работник отдела кадров мог знакомиться с любыми документами и материалами отдела. Целесообразно, чтобы каждый из них был закреплен за определенной группой персонала предприятия и выполнял весь объем функций от подбора кандидата на вакантную должность до хранения документации.