Юридическая сила документа. Реквизиты, придающие документу юридическую силу

Резолюция в  форме поручения подшивается  в дело вместе с документом.

Реквизит 18. Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.

Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим  для регистрации и поиска документа.

Заголовок может  отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

«Приказ о создании ликвидационной комиссии»;

чего (кого)?, например:

«Должностная  инструкция главного инженера».

Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта договора». Заголовок составляет автор документа.

В сложных документах большого объема (отчеты, докладные  записки) могут применяться подзаголовки.

Заголовок документа  записывается при его регистрации  в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

Заголовок к  тексту печатают под реквизитами  бланка слева без кавычек и  не подчеркивают. Точка в конце  заголовка не ставится. В одной  строке заголовка должно быть не более 28—30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатают через один интервал.

Реквизит 19. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Отметка о контроле проставляется в виде буквы "К" цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом — "К" или "Контроль". Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа.

Реквизит 20. Текст – основной и важнейший реквизит документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Если таблицу  печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах указывают только номера граф.

Связанный текст  документа, как правило, состоит  из двух частей:

1) вводной, указывающей  основания, цели составления документа;

2) основной, излагающей решения, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может  содержать одну основную часть (например, приказы, письма, заявления).

Если текст  содержит несколько решений, выводов  и т. д., то его следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами: Раздел, Подраздел, Пункт, Подпункт.

В письмах используются следующие формы изложения текста:

• от первого  лица единственного числа (считаю, прошу, решил);

• от первого  лица множественного числа (просим, направляем);

• от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, НИИ считает возможным).

Текст в форме  анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме  таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы  широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица  размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих  страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака.

В тексте документа  должны иметься ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

Применение  трафаретных текстов позволяет  значительно повысить быстроту составления  документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составлении документов на компьютере.

Тексты документа  пишутся на русском языке при  направлении их:

1) федеральные  органы государственной власти;

2) в органы  государственной власти субъектов РФ;

3) в организации  и на предприятия, не находящиеся  в ведении данного субъекта;

4) в организации  и на предприятия, расположенные  на территории других субъектов  РФ.

Реквизит 21. Отметка о наличии приложений оформляется в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам.

Если документ-приложение назван в тексте, отметка о наличии  приложения оформляется обобщенно:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в  тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение:

Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству на 40 л. в 1 экз.

2. Отзыв  на проект инструкции на 2 л.  в 2 экз. 

Если к документу  прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов в  отметке о приложении не указывается. При направлении документа в несколько адресов об этом делается отметка следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

На приложениях  к распорядительным документам отметка  о приложении проставляется в правом верхнем углу приложения:

Приложение № 2

к приказу  ректора университета

от 18.03.2003 №35

Реквизит 22. Подпись — обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу. Подпись на документе проставляет лицо, наделенное соответствующей компетенцией.

Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный  на бланке. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и  расшифровка подписи (инициалы и  фамилия) без кавычек и скобок:

Генеральный директор подпись Р.Л. Ломакин

В вузах, научных  учреждениях, учреждениях культуры и т. д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например:

Зав. кафедрой истории 

Д.И.Н., проф. подпись В.В.Иванов

На документе  может быть более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают равные по должностям лица, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Директор  ЗАО "Росвест"    Директор АО "Форум"

подпись К.Ю. Смирнов     подпись М.Е. Аверин

Несколько лиц  подписывают документы коллегиальных  органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Документ, составленный комиссией, подписывается всеми членами комиссии.

При этом указываются  не должности лиц, а распределение  обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии располагают  в алфавитном порядке. Например:

Председатель А.В. Калинин

Члены Н.Ф. Васильев

Б.М. Горохов 

О.С. Фролов

Документ может  быть подписан лицом, исполняющим обязанности  руководителя, при этом не допускается  ставить перед наименованием  должности предлог "за" или  косую черту.

Реквизит 23. Гриф согласования документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ЗАО «Партнер»

Личная подпись А.П. Рысков

24.03.2005

При согласовании документа с коллегиальным органом  в грифе согласования указывают  название документа (в именительном падеже) его дату и номер

СОГЛАСОВАНО

Протокол  собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа.

Оформляется реквизит в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами текст, отметка о наличии приложения, подпись.

Реквизит 24. Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора документа с его содержанием.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

Директор  завода «Красная заря»

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Если есть замечания  к документу, то делается пометка  об их наличии:

Замечания прилагаются

Директор  завода «Красная заря»

Подпись А.С. Аноненко

29.12.2005

Визы проставляют  на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного  документа, на копии отправляемого  документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа  вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Реквизит 25. Оттиск печати. Печать ставится на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой "МП" или "Место для печати".

Печати бывают гербовыми и простыми (к последним относятся печати организации и структурных подразделений — отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

Реквизит 26. Отметка о заверении копии. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.).

Отметка о заверении  копии (или выписки из документа) состоит из слова "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего  копию, его личной подписи, ее расшифровки  и даты заверения:

 

 

Верно

Инспектор подпись О.В. Белова

01.06.2003

При пересылке  копии документа в другие организации  или выдаче ее на руки отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью.

Реквизит 27. Отметка об исполнителе оформляется в письмах, этот реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе  располагается на лицевой стороне  первого листа документа ближе  к нижнему полю или на оборотной  стороне листа. Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона:

А.Р. Соколов 

341 1256

 Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка проставляется  на первой странице документа на нижнем поле и включает в себя слова "В  дело", номер дела по номенклатуре дел, личная подпись исполнителя  документа или руководителя подразделения  и дата исполнения. Отметка может  дополняться сведениями о характере исполнения документа.

В дело № 12-25 за 2003 г.

Подпись 24.05.2003

Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Элементами  данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа  в организацию. При необходимости  – часы и минуты.

Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документа.