Юридическая сила документа. Реквизиты, придающие документу юридическую силу

Установка подлинности  электронного документа осуществляется с использованием средств проверки ЭЦП. Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки ЭЦП устанавливается неизменность всех реквизитов.

В целом же состав реквизитов электронного документа должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

 

2. РЕКВИЗИТЫ, ПРИДАЮЩИЕ ДОКУМЕНТУ ЮРИДИЧЕСКУЮ СИЛУ

 

2.1 Реквизиты служебных документов: понятие, виды, особенности

 

При оформлении организационно-распорядительных документов выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием и утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления и т.д. Отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления официальных документов, называются реквизитами документа (от латинского reguisitum - требуемое, необходимое). Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативными актами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов⁴.

Реквизиты могут  быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми.

Текстовые реквизиты  могут быть простыми, состоящими из одного - двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат).

Неизменяемая часть реквизита документа может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов при его изготовлении, она называется постоянной частью реквизита документа (например: наименование организации, справочные данные об организации и пр.). Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении, называется переменной частью реквизита документа (например: дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

Совокупность  реквизитов для конкретного документа  с определением их взаимного расположения составляют его формуляр. При создании унифицированной системы документации или унификации группы документов разрабатывается, как правило, формуляр – образец. Формуляр – образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерных именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади.

Принятая в  формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии нескольких различий в конкретных документах.

Формуляр, характерный для  документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым  формуляром.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов, который отражает его особенности и назначение в  управленческом процессе.

Но важно отметить, что  некоторые реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

 

2.2 Требования  к составу реквизитов документов

 

Требования  к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются  стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (от 3 марта 2003 г.). Его требования являются рекомендательными и распространяются на документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы.

Государственный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

В настоящее  время установились требования по оформлению 30 реквизитов управленческих документов:

01 - Государственный  герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта  Российской Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы  документа;

08 - наименование  организации;

09 - справочные  данные об организации;

10 - наименование  вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный  номер документа;

13 - ссылка на  регистрационный номер и дату  документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения  документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок  к тексту;

19 - отметка о  контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о  наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о  заверении копии;

27 - отметка об  исполнителе;

28 - отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело;

29 - отметка о  поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

 

2.3 Правила оформления реквизитов документов

 

Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» воспроизводится на бланках:

— Президента Российской Федерации;

— палат Федерального Собрания;

— Правительства  Российской Федерации;

— Конституционного Суда Российской Федерации;

— Верховного Суда Российской Федерации;

— Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

— Прокуратуры  Российской Федерации;

— Центрального банка Российской Федерации;

— Уполномоченного  по правам человека в Российской Федерации;

— Счетной палаты Российской Федерации;

— Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

— дипломатических  представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей;

— центральных  органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);

— иных органов государственной власти.

Государственный герб Российской Федерации может  изображаться в многоцветном варианте, одноцветном и одноцветном без  геральдического щита в виде главной  фигуры – двуглавого орла со скипетром  и державой.

Изображение герба  располагается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

Государственный герб на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляется.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов Российской Федерации. Как правило, герб субъекта Российской Федерации изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения — Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (или иные знаки обслуживания) используется в соответствии с Законом РФ от 23.09.1992 № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

Зарегистрированное  согласно установленному порядку изображение  эмблемы или логотипа помещают на бланках организаций на основании учредительных документов (устава, положения).

Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Эмблему не воспроизводят  на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем  поле документа центровано относительно наименования организации.

Реквизит 04. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код организации  – автора документа (автор документа  – юридическое лицо, создавшее  документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам  электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

Код представляет собой число, каждая цифра которого несет определенную информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определенной отрасли, виду деятельности и т.д.

Код по ОКПО можно  проставить на бланке типографским способом или напечатать при составлении  конкретного документа.

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит располагается  на бланке правее или ниже реквизита 04 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит располагается  на бланке правее или ниже реквизита 04 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

Реквизит 07. Код формы документа, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код проставляется в том случае, если форма документа включена в ОКУД. В других случаях может проставляться код формы по локальному классификатору.

Код формы документа  служит для ускорения передачи документированной  информации по каналам электронной  связи, избежания возможных ошибок и является элементом идентификации  документа.

Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Реквизит 08. Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Наименование организации  должно строго соответствовать тому наименованию, которое закреплено в  ее учредительных документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное или полное (в случае отсутствия сокращенного) наименование вышестоящей организации, если она имеется.

Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, если оно  закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или за ним.

Наименования организаций  субъектов Российской Федерации, имеющих  наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском  и национальном. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном – справа или ниже.

Наименование на иностранном  языке воспроизводят на бланке в  тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке  располагают ниже (или справа) наименования на русском языке, если бланк изготовлен на двух языках.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают  в том случае, если оно является автором документа, и располагают  ниже наименования организации.

Если документ подготавливается совместно двумя или более  организациями, то он может составляться не на бланках. В этом случае наименования организаций и другие реквизиты  печатаются на чистом листе бумаги.

Реквизит 09. Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые организации для коммуникации. Они включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.). Почтовый адрес – это адрес фактического расположения организации. Он указывается в порядке, предусмотренном действующими правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, город, код.