Юридическая сила документа. Реквизиты, придающие документу юридическую силу

Федеральное государственное  автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

 

ИСТОРИЧЕСКИЙ  ФАКУЛЬТЕТ

 

Кафедра специальных  исторических дисциплин и документоведения

 

 

Юридическая сила документа. Реквизиты, придающие документу юридическую силу

 

 

 

Курсовая работа

студента 1 курса 1 группы д/о

Полевич Д.Е.

 

 

Научный руководитель:

Литвиненко  О.А.

 

 

 

 

 

 

 

 

Ростов-на-Дону 2012 
Оглавление

 

Введение………………………………………………………………………….3

1. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА

1.1 Понятие юридической силы документа. Придание документу юридической силы……………………………………………………………….4

1.2 Юридическая сила копий документов……………………………………..7

1.3 Юридическая сила документов, передаваемых по факсу………………..7

1.4 Юридическая сила электронных документов……………………………..9

2. РЕКВИЗИТЫ, ПРИДАЮЩИЕ ДОКУМЕНТУ ЮРИДИЧЕСКУЮ СИЛУ

2.1 Реквизиты служебных документов: понятие, виды, особенности………..11

2.2 Требования к составу реквизитов документов…………………………..12

2.3 Правила оформления реквизитов документов…………………………..14

Заключение………………………………………………………………………36

Список использованных источников и литературы………………………….38

Приложение……………………………………………………………………..40

 

Введение

Актуальность  темы курсовой работы заключается в  том, что для управленческой деятельности любой организации очень важна юридическая сила документа. Юридическая сила документа заключается в его правовом значении, правовой действенности. Документ, имеющий юридическую силу, может быть подлинным доказательством тех фактов и событий, которые в нем отражены. Судебной практике известно множество примеров, когда организация проигрывала дело из-за документов, составленных и оформленных с нарушениями требований действующего стандарта, так как они не принимаются в суде в качестве письменных доказательств и не имеют юридической силы.

Кроме того, оформление документов надлежащим образом, в соответствии с рекомендациями стандарта, не только позволяет создавать документы, обладающие юридической силой, но и способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения.

Целью курсовой работы является изучение механизма и особенностей процесса придания документу юридической силы.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Дать определение понятию юридической силы документа.
2. Рассмотреть обстоятельства, оказывающие влияние на приобретение документом юридической силы.
3. Выявить особенности придания юридической силы документам, переданным по факсу, электронным документам и копиям документов.
4. Дать определение понятию реквизита документа.
5. Изучить требования стандарта к реквизитам документов.

1. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА

 

1.1 Понятие юридической силы документа. Придание документу юридической силы

 

Для того чтобы документ, выпускаемый организацией, приобрел бесспорность и обязательность для тех лиц, кому он адресован и чьи действия в будущем будут основаны на его положениях, он должен обладать рядом элементов, наиболее важным из которых является юридическая сила этого документа.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Разные обстоятельства оказывают влияние на приобретение документом юридической силы.

Во-первых, это требования законности документа. К ним можно отнести соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства, регламентирующего принятие решения по тем или иным вопросам; компетенции; сроков, дающих право на разрешение вопроса; необходимости предварительного согласования вопроса с другими организациями или подразделениями и т.д.

Не менее  важное влияние на придание документам юридической силы оказывает соблюдение ответственными лицами требований, предъявляемых к форме документа и к его отдельным элементам (реквизитам).

Реквизиты – обязательные элементы оформления документа. Для каждой разновидности документов установлен индивидуальный набор реквизитов, который отражает его особенности и назначение в управленческом процессе, и при составлении документа не нужно использовать все описанные в ГОСТе реквизиты. При этом отдельные реквизиты, такие как наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст и подпись, относятся к числу наиболее юридически значимых для всех организационно-распорядительных документов¹. Отсутствие таких реквизитов в документе делает такой документ в правовом смысле “бессильным”. В процессе подготовки и оформления документов состав данных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа и его обработка.

Ряд документов приобретает юридическую силу только с момента их утверждения руководящими органами или должностными лицами организации, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах. Утверждение – это способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг подразделений, должностных лиц, работников.

Обязательному утверждению подлежат следующие виды документов: уставы; положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях организации; структура, штатная численность и штатное расписание; акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей; должностные инструкции; правила внутреннего трудового распорядка; сметы; расценки на проведение работ и оказание услуг и др².

Современные требования к оформлению документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (от 3 марта 2003 г.). Государственный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Кроме того, Госстандарт устанавливает зоны и последовательность размещения реквизитов на документе, т.е. формуляр. Таким образом, для придания документу юридической силы необходимо знать не только перечень обязательных для данного вида документов реквизитов, но и схему их расположения в нем (рис. 1, рис. 2 Приложение).

Если документ содержит все надлежащим образом оформленные юридически значимые реквизиты, то он должен быть признан имеющим юридическую силу.

При отсутствии какого-либо реквизита, оказывающего влияние на обретение документами юридической силы, служащие организации вправе отказать в принятии такого документа, предложив заинтересованному лицу дооформить документ (поставить печать, номер или подпись). В случае возникновения сомнений в подлинности документа целесообразно задержать документ с целью направления письменного или телефонного запроса на предмет подлинности в выдавшую документ организацию. В некоторых случаях требуется даже проведение экспертизы.

Юридическая сила документа чрезвычайно важна, так как означает, что определенные документы могут служить абсолютным доказательством тех фактов, событий и действий, которые в нем отражены. Кроме того, юридическая сила любого официального документа предусматривает его обязательность для определенного круга участников управленческой деятельности (органов управления и их структурных подразделений, должностных лиц, общественных организаций и граждан), которые принимают этот документ к руководству и на нем основывают свою деятельность.

 

1.2 Юридическая сила копий документов.

 

Каждой организации  в своей повседневной деятельности приходится сталкиваться с изготовлением копий различных документов. Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Изготовление копий необходимо и в случаях представления одного документа в разные учреждения, и при опасении потери подлинника, а также во многих других ситуациях, возникающих в процессе функционирования.

Чтобы копия  имела юридическую силу наравне  с оригиналом, она должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, указание подписей должностных лиц.

Кроме того, подтверждением верности копии, придающим ей юридическую силу, является отметка о ее заверении. Заверение копий документов проводится самой организацией или же нотариусом, при необходимости.

Нотариального заверения обычно требуют для  копий учредительных документов организации, представляемых в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы и т.д.). При обращении к нотариусу необходимо в обязательном порядке представить подлинник документа для сверки его с копией.

Сами организации, как правило, имеют право заверения  документов, создающихся в этих организациях (исключение составляют архивы, которые заверяют копии документов, хранящихся в их фондах). Заверенные копии, направляемые в другие организации или выдаваемые на руки гражданину, дополнительно удостоверяются печатью.

 

1.3 Юридическая сила документов, передаваемых по факсу

С недавнего  времени распространенным средством связи стали телефаксы. Мобильность и возможность обмениваться документами за считанные секунды, находясь в разных городах и странах, уже давно считается чем-то привычным. Телефаксами пользуются многие государственные и коммерческие структуры. Вот только с использованием документов, переданных по телефаксу, в суде могут возникнуть свои нюансы.

Неоднозначно  рассматривается вопрос о признании  или непризнании юридической силы документа, переданного с помощью телефакса. Считается, что не стоит полностью доверять достоверности документов, передаваемых по факсу. Их подлинность не всегда может быть подтверждена для получателя.

Когда договор  заключается с помощью факса, он имеет силу, пока одна из сторон его не оспорит. И чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, согласно гражданскому законодательству, нужна его идентификация. В реквизитах сторон договора фиксируются номер факса, адрес и название организаций. Те же данные должны присутствовать на факсимильной копии, это позволит определить время и отправителя документа.

В принципе, телефаксное  сообщение – это всего лишь копия документа, равноценная изготовленной на ксероксе. И для придания такой копии, как и любой другой, юридической силы требуется ее обязательное заверение. Поэтому документ, переданный по факсу нельзя признать без заверения имеющим юридическую силу³.

Факс целесообразно  использовать с целью отправки и  получения документов, не связанных с возникновением для организаций или граждан определенных правовых последствий (информационных, рекламных и других материалов).

 

1.4 Юридическая сила электронных документов

 

Для бумажных документов решены практически все вопросы, связанные с приданием им юридической  силы. Иначе же дело обстоит с приданием юридической силы электронным документам (документам, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме), которые получили широкое распространение вследствие развития компьютерной техники и информационных технологий.

Юридическая сила электронного документа подтверждается электронной цифровой подписью (ЭЦП). Определение ЭЦП дается в Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002. В соответствии с ним, ЭЦП – реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

В статье 6 Федерального закона "Об электронной подписи" от 06.04.2011 определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Эти условия различаются в зависимости от того, какой электронной подписью подписан документ, и состоят в следующем:

«1. Информация в электронной форме, подписанная  квалифицированной электронной  подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи...».