Содержание
Введение 3
1.Искусство письменного общения
5
1.1 История письменного
общения 5
1.2 Деловая переписка и
этикет делового письма 6
1.3 Служебные письма и
записки внутри учреждения 13
2. Использование деловой переписки
в МОУ СОШ № 6 28
2.1 Метод исследования
28
2.2 Общая характеристика
организации 28
2.3 Использование деловой
переписи в МОУ СОШ № 6 32
Заключение 40
Список использованной литературы
41
Введение
Деловая переписка – один из
видов письменной речевой коммуникации,
реализующийся, прежде всего в различных
видах писем.
Письма – одно из самых распространенных
средств общения в сфере деловых отношений.
Они составляют до 80% общего объема документов
любой организации. Письмо является своего
рода «визитной карточкой» организации.
Грамотно составленное и оформленное
деловое письмо говорит о высоком уровне
культуры делового общения, что, несомненно,
характеризует организацию с лучшей стороны.
Особенности деловой переписки
определяются официально-деловой сферой,
в которой она действует, а также ее функциональной
направленностью.
Особый колорит деловой переписки
заключается в том, что в ней употребляется
стилистически нейтральная лексика, широко
используются стандартные выражения и
фразы, т.к. точность и лаконичность –
основные требования к содержанию деловых
писем.
В настоящее время переписка
играет значительную роль в деятельности
любой организации. С ее помощью устанавливаются
деловые отношения, разрешаются самые
сложные и противоречивые проблемы, создается
атмосфера взаимного доверия и сотрудничества.
Поэтому составление деловых писем требует
знания их композиционных и стилистических
особенностей. Для бизнесмена, для административного
руководителя, секретаря-референта умение
и талант написания делового текста, точного
и убедительного и вместе с тем краткого
и емкого является профессиональным важнейшим
качеством. Только грамотно и четко составленные
документы могут стать слагаемые успеха
в любой сфере деятельности.
В конфликтных ситуациях письма
выполняют функцию, первоначально присущую
документу, т.е. они рассматриваются как
доказательство. Между тем доказательным
письмом может быть только при условии
его безупречного с точки зрения юридической
силы оформления.
Деловую переписку отличает
видовое многообразие. В практике используется
достаточно много различных видов деловых
писем. Это документы, направляемые за
пределы организации (письма, телеграммы,
телексы), но и внутренние документы, при
помощи которых осуществляются служебные
связи внутри различных структур (например,
докладные записки). Современные способы
передачи информации породили новые виды
переписки. Это документы, пересылаемые
с помощью факсимильной связи (телефаксы)
и электронной почты. Между тем общие требования
к деловой переписке, безусловно, распространяются
на все ее виды.
В своей работе я попытаюсь
обобщить теорию и практику деловой переписки
с учетом современных правовых и нормативно-методических
требований составления и оформления
официальных документов.
Цель работы:
- выявление особенностей деловой
переписки в образовательном учреждении
Задачи работы:
- изучить разновидности
служебных писем;
- изучить этикет
письма;
- рассмотреть классификацию
документов составляющих служебную переписку;
- рассмотреть, как использует
письменное общение в своейдеятельностимуниципальное
образовательное учреждение средняя
общеобразовательная школа № 6 г. Ярославля
- Искусство письменного
общения
1.1 История письменного
общения
Еще в начале XVIII
века, в России начали издаваться
сборники образцов документов называемые
«письмовник».
Предшественниками «письмовников»
были «формулярники», известные
на Западе уже в VII в., а в России – с первой
трети XVI столетия (в частности,
«формулярники» московской митрополичьей
кафедры) – описания реквизитов
документа, расположенных
в определенной последовательности.
Ранние письмовники были своеобразными
подручными сборниками, «азбуками-прописями»
для писцов. Они содержали образцы
построения документов по определенной
схеме, шаблонные наборы фраз и выражений,
являвшихся неотъемлемой частью
формулярного этикета и отражавших официальные
отношения. Другой вид ранних письмовников
«титулярники», содержавшие сведения
о том, как записывать полный
царский титул. Сферу частных отношений
и частной переписки ранние
письмовники не регламентировали.
Для актов, сделок и прошений
обычно использовали гербовую
бумагу с искусственными клеймами
и с изображением государственного
герба. Некоторые документы разрешалось
писать на простой бумаге обыкновенного
формата. Требования к почерку были
достаточно высоки: он должен
был быть четким, чистым и
красивым. Цвет бумаги, которая
могла быть синей, оранжевой,
палевой и прочей, авторы письмовника
советовали выбирать осторожно,
чтобы не подвергнуться упреку в недостатке
вкуса.
Письма отправляли в конвертах,
а конверты запечатывали облатками
или сургучом: первым запечатывали только
записки и редко письма, все остальное
сургучом. Облатки были разноцветные,
тогда как сургуч большей частью
красный. Находящийся в трауре, запечатывал
письмо только черным сургучом. В советское
время жанр «письмовников» был
подвергнут осмеянию как «пережиток
буржуазного прошлого». Частная
переписка могла подвергаться досмотру
почтовой цензуры, умение писать
письма утрачивалось, значение
деловой корреспонденции недооценивалось.
При отсутствии конкуренции,
свободного предпринимательства не
требовались ни красноречие,
ни умение убедить партнера в сотрудничестве,
мало кто обращал внимание эпистолярный
этикет.
В настоящее время переписка
играет значительную роль в деятельности
любой организации. С ее помощью устанавливаются
деловые отношения, разрешаются самые
сложные и противоречивые проблемы, создается
атмосфера взаимного доверия и сотрудничества.
Поэтому составление деловых писем требует
знания их композиционных и стилистических
особенностей. Для бизнесмена, для административного
руководителя, секретаря-референта умение
и талант написания делового текста, точного
и убедительного и вместе с тем краткого
и емкого является профессиональным важнейшим
качеством. Только грамотно и четко составленные
документы могут стать слагаемые успеха
в любой сфере деятельности.
1.2 Деловая переписка
и этикет делового письма
В практической работе над деловым
текстом при хорошем общем знании материала
письма или иного документа у автора нередко
возникает проблема «Как начать?», «Как
продолжить?», «Как перейти к другому вопросу?»,
«Как завершить документ?» и т.п. В работе
над деловым письмом важно применять точные
фразы, не только верно передающиеся суть
вопроса, но и привычные, узнаваемые и
понятные его адресатам. Иначе недостаточная
полнота информации приводит к составлению
повторных писем с дополнениями и разъяснениями
содержания первого письма, откладывается
решение вопросов. Важно уметь кратко
и точно излагать суть вопроса. Не следует
уделять внимания малозначащим фактам
или подробностям. Нельзя повторять несколько
раз одно и тоже, потому что, стремясь привлечь,
внимание партнера к каким-то обстоятельствам
и, рассчитывая на большую убедительность,
составитель письма добивается противоположного
результата, т.к. повторы отвлекают внимание
от главного.
Чтобы письмо достигло своей
цели, нужно уметь четко и логично построить
текст, представить его в сжатом виде и
не допускать возможности двоякого или
невнятного его толкования его сути. Поэтому
при составлении документа рекомендуется
тщательно продумывать формулировки,
использовать сложившуюся терминологию,
устойчивые языковые обороты и словосочетания.
Предложения должны быть простыми. Не
последнюю роль играет и композиционно
верное построение текста [5, с. 23-25].
Деловое письмо – это официальный
документ, поэтому его содержание должно
подчеркивать деловой, а не личностный
характер отношений. Между тем такое письмо
всегда предназначено конкретному получателю:
организации, структурному подразделению
или должностному лицу. Это определяет
еще одну особенность содержания деловых
писем: информация должна быть адресной.
Деловая корреспонденция – это реализация
в письменной речи двусторонней коммуникативной
связи. Характер информации делового письма
обычно предполагает альтернативность
ожидаемой информации в письме-ответе,
т.е. в деловой переписке действует принцип
соблюдения параллелизма в аспектах содержания,
который отражается в языке ответной корреспонденции
[2, с. 8-9]. Это:
- ссылки на первичное письмо
и его тему;
- соблюдение одинаковых языковых
средств выражения (прежде всего терминологии)
в обоих письмах;
- совпадение объема информации
и аспектов содержания в обоих письмах;
деловой письмо этикет стиль
- соблюдения последовательности
в изложении аспектов содержания.
Этикет – важнейший инструмент
в достижении коммуникативной цели и одновременно
проявление культуры пишущего (говорящего).
Известно, что одну просьбу
исполнять приятно, а другую – нет. Содержание
высказываний может быть идентичным, а
вот форма и тональность – нет.
Иногда одну просьбу от другой
отличает наличие всего одной фразы, которая
многое меняет в восприятии текста, создавая
дополнительный стимул для принятия положительного
решения по обсуждаемому вопросу.
К сожалению, очень часто этой
одной фразы в деловых письмах как раз
и не хватает.
В цивилизованном обществе
хорошо разработанный этикет предлагает
большой выбор речевых формул, которые
в любой ситуации помогают адресанту (отправителю)
оставаться вежливым, заботящимся о сохранении
чувства собственного достоинства получателя
в любой ситуации. Целый ряд ситуаций,
таких, например, как ситуации отказа,
задержки положительного решения, несогласия,
предполагает использование в начале
ключевой фразы слов, выражающих сожаление:
К сожалению, мы не можем согласиться
на Ваши условия…
К сожалению, проблемы с неплатежами
не позволяют нам воспользоваться Вашим
предложением в ближайшее время…
С сожалением вынуждены сообщить
о невозможности…
До сих пор мы скупимся на слова
благодарности, которые должны использоваться
в ответах на предложение, запрос, приглашение,
поздравление, соболезнование и т.п.
Во всем мире благодарят за
точность, за своевременный ответ:
Благодарим Вас за своевременный
ответ.
Благодарим Вас за предложение…
Позвольте выразить признательность
за участие в…
Выражение лучших чувств: радости,
надежды, уверенности, одобрения, признательности
– не просто украшает текст, лишая его
привычной сухости, но и создает определенную
тональность восприятия, которая влияет
на отношение адресата к сообщаемому:
Примите мое приглашение, и
я надеюсь, что Вы найдете время для…
С удовольствием приглашаю
Вас принять участие в…
Приглашение, сделанное при
помощи этих и подобных им выражений, будет
принято скорее, чем сухое «Приглашаем
Вас на…».
Заключительные фразы письма
особенно важны для закрепления положительных
эмоций, которые должны поддерживать нормальное
деловое общение:
Заранее благодарим.
Надеемся на дальнейшее плодотворное
сотрудничество.
Мы уверены, что недоразумение
будет улажено в ближайшее время.
Давно известно, что самым сладостным
и самым важным звуком для любого человека
является его имя.
«Еще Франклин Д. Рузвельт знал,
что один из самых доходчивых и самых действенных
способов завоевать расположение окружающих
– это запомнить их имена и внушить им
сознание собственной значительности»,
– писал в своей знаменитой книге «Как
завоевывать друзей и оказывать влияние
на людей» Дейл Карнеги.
Это бесценные советы не только
для говорящих, но и для пишущих.
В наши дни возвращаются старые
обращения – речь идет прежде всего об
индексовом обращении «господин» – «господа»,
имевшем до 1917 года статус официального.
Однако его употребление еще не стало
системным. Оно широко используется в
сфере политики, в среде предпринимателей,
деятелей искусства, реже в среде чиновников
[21, с. 112-113].
Однако следует помнить, что
даже сведенное до индекса вежливости
при пофамильном обращении или адресации
слово это не свободно от лексического
значения, включающего представление
о социальном статусе адресата.
Так обращаются в письмах к
деловым партнерам, предпринимателям,
банкирам, должностным лицам, деятелям
искусства, политикам. При этом совершенно
невозможно представить себе ситуацию
использования этого обращения к социально
незащищенным группам: «господа инвалиды»,
«господа беженцы», «господа безработные».
В особенно тяжелом положении оказываются
в этом случае составители деловых писем,
поскольку сегодня в русском языке отсутствует
и общенациональное универсальное обращение,
которым до 1917 г. было парное обращение
«сударь – сударыня» (милостивый государь
– милостивая государыня).
Многообразие форм собственности
(сегодня существуют артели, индивидуальные
и акционированные предприятия) обусловливает
многообразие форм обращения: с индексом
– без индекса, пофамильное – по имени
и отчеству.
Уважаемый господин Бобылев…
Уважаемый Алексей Степанович…
Слово «уважаемый» тоже не универсально,
оно не включается в формулу поименного
обращения к особо важной персоне (V.I.Р.
– veryimportantperson). Такой персоной считается
не только высокое должностное лицо (члены
правительства, парламента, губернаторы,
мэры), но и заслуженный деятель науки,
искусства, известный общественный деятель.
В письмах к таким людям используются
обращения: глубокоуважаемый, высокоуважаемый.