Исполнение и контроль исполнения документов

Анализ проблемы организации контроля исполнения документов - проблемы контроля исполнения документов на предприятии, существующие в современной организации, требуют тщательного исследования. Объектом исследования выступает ОАО «Оранжерейские Деликатесы». В наше время динамичных перемен в хозяйственной и социальной жизни общества актуален вопрос автоматизации документооборота в любых подразделениях. В программе информатизации каждого из них в качестве одной из основных целей указано создание информационной системы, обеспечивающей формирование и интеграцию ресурсов, необходимых для управления социально-экономическими процессами. В результате реализации программы должна быть создана эффективная информационная система, обеспечивающая возможность принятия оптимальных управленческих решений на всех уровнях, позволяющая повысить качество и оперативность реализации принимаемых решений. Предложения по совершенствованию организации контроля исполнения документов на предприятии - принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ).

 

Список ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 
1. Федеральный закон от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 
 
2. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003 
 
3. ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28 
 
4. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» 
 
5. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005 
 
6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 2005 
 
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004 
 
8. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2. 
 
9. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2003. 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Реестр почтовых отправлений,

 поданных на почту                                                 

 

 

РЕЕСТР почтовых отправлений, поданных на почту В почтовое деление ______________________________________ От Отправитель_____________________________________________ (наименование, адрес) № п/п Куда Кому Вид отправления Масса г. Взыскано сборов Подавательский номер (указывается почтой) Дата отписки 1 2 3 4 5 6 7 Итого:____________________________ ______________________ (общее количество  отправлений) (сумма сборов) (подпись работника  предприятия, сделавшего почтовое  отправление) Печать (подпись работника  почты) (календарный штемпель места приема)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Форма регистрационно-контрольной 

карточки сроковой картотеки

 

 

 

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент (автор)
Дата получения	Входящий №	Дата документа	№ документа
Заголовок (о чем)
Резолюция
Исполнитель (указываются  фамилия и инициалы)

 

лицевая сторона

 

Ход исполнения             ______________ № дела

 

оборотная сторона 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Напоминание в виде

 письменного сообщения 

 

 

ООО «Прогресс»    Служба ДОУ

Напоминание  Ответственному исполнителю Рябцеву Н.Н.  Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запроса от 12.08.2007 № 01-15/918 «О заключении договора на поставку передвижных электростанций», поступившего из ОАО «Стройтрансгаз», осталось 3 дня.  Срок исполнения документа – 26.11.2007.  В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам согласовать продление срока с Павловым С.С. (тел. 214-33-21).

23.11.2007

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Информационные потоки

в бухгалтерии предприятия 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Описание информационных

связей предприятия

ОАО «Оранжерейские Деликатесы»

№ и вид документа	Периодичность (раз в  месяц)	Исполнитель	Получатель
Закупка и расходование материалов
1. Товарно-транспортные  накладные	200	ОМТС, транспортно-упаковочный  цех	1-й бухгалтер по  материалам
2. Счета-фактуры	150	Поставщики	1-й бухгалтер по  материалам
3. Приходные ордера  на запчасти	30	Склад № 1	2-й бухгалтер по  материалам
4. Накладные по запчастям	40	Склад № 2	2-й бухгалтер по  материалам
5. Лимитно-заборные карты	30	Склад вспомогательных  материалов	2-й бухгалтер по материалам
6. Журнал-ордер №6, журнал-ордер  № 10	1	1, 2-й бухгалтеры по  материалам	Заместитель главного бухгалтера
Закупка и расходование ГСМ
7. Требования по ГСМ	100	Склад № 1	2-й бухгалтер по  материалам
Покупка ОС
8. Приходные ордера  на ОС	5	Склады № 1, 2	Бухгалтер по ОС
9. Акт о ликвидации  ОС	5	Цеха завода	Бухгалтер по ОС
Начисление заработной платы
10. Табели	180	Цеха завода	1-й расчетчик
Реализация
11. Счета на предоплату	40	Крупные потребители	1-й бухгалтер по  материалам
12. Приходные ордера	120	Мелкие потребители	Кассир
13. приходные ордера	120	Кассир	Заместитель главного бухгалтера
14. Акт о взаимозачете	10	Экономист по взаимозачетам (фин. отдел)	Заместитель главного бухгалтера
Работа с подотчетными лицами и материально-ответственными лицами
15. Договоры с материально-ответственными  лицами	30	Материально-ответственные  лица	2-й бухгалтер по  материалам
16. Расходные ордера, авансовые  отчеты	30	Подотчетные лица	Кассир
Определение затрат и  закрытие месяца
17. Материальные ведомости	1	1, 2-й бухгалтеры по  материалам	Бухгалтер по учету затрат
18. Автоматизационная  ведомость	1	Бухгалтер по ОС	Бухгалтер по учету затрат
19. Своды по заработной  плате	1	1-й расчетчик	Бухгалтер по учету затрат
20. Ведомость по затратам	1	Бухгалтер по учету затрат	Заместитель главного бухгалтера
21. Сведение баланса  и определение финансового результата	1	Заместитель главного бухгалтера	Главный бухгалтер