Исполнение и контроль исполнения документов

При внедрении выше описанной автоматизированной информационной системы значительно  повысится производительность труда  и качество документов, так как  значительную часть работы специалистов отдела сбыта занимает составление и подготовка документов по складскому учету, которые осуществляются вручную. 
На данный момент среди методов, направленных на совершенствование документирования, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота. К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота; составление маршрутных карт технологического процесса; разработка рациональных схем документооборота; составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения. Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей. Главное условие сокращения объемов документов — упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификации организационно-распорядительной документации количество применяемых форм сократилось в 4 раза. Отмена издания приказа о командировках также способствовала бы сокращению объема документации. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, код по ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование, виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая потребность, срок хранения. Могут быть внесены и другие графы, например, дата представления и др. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения. Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности каждой формы лимитирует изготовление бланков. Другое направление сокращения документооборота — повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Реальные возможности повышения качества документов и сокращения объемов текстов заключаются в следующем:

- уменьшение различных преамбул, не несущих полезной информации (особенно это положение относится  к распорядительным документам приказам, решениям, где констатирующая часть в ряде случаев является либо дословным воспроизведением документов вышестоящей организации либо чем-то вроде краткого отчета или перечисления фактов);

- исключение из служебной переписки  персональных обращений и заключительных фраз, выражающих благодарность или уважение адресатам.

Качество документа включает в  себя и требование к изложению  содержания: применение унифицированных  текстов, четкая структура, ясность  формулировок, реальность сроков исполнения. Так, например, стандарты на ОРД установили структуру текстов некоторых документов. Особенно характерен в этом отношении "акт" как документная форма. Известна, например, шаблонная формула акта: "мы, нижеподписавшиеся...комиссия в составе...образованная приказом...в присутствии...составили настоящий акт о том, что мы действительно..." и т.д. Мало сказать, что такой текст неграмотен, он еще и тяжело читается. Стандарт эту часть акта упростил, теперь она состоит из трех частей: основание для составления, как составлен и кто присутствовал. Текст легко составляется, читается и воспринимается. Применение таких форм документов, как таблицы и анкеты, позволяет исключить излишние данные, упорядочить информацию, сопоставить сведения, сократить их объем. Следующее направление сокращения документооборота — уменьшение физического размера документа. При переписке необходимо применять стандартные бланки, которые экономят примерно 1/5 часть площади листа, желательно использовать также бланки формата А5. Внедрение этого требования связано с преодолением сложившегося представления о престижности продольного бланка, широких полей, увеличенных интервалов и т.п. Размер бланка должен соответствовать объему текста. Сокращать объем текста необходимо за счет применения стандартных правил машинописи, делить текст на четкие структурные части, что экономит бумагу примерно на 5% за счет исключения словесных переходов между частями. Объемные документы справочного характера и долговременного пользования следует изготовлять с заменяемыми страницами, что позволит при внесении изменений не перепечатывать весь документ. При подготовке оперативных документов рекомендуется использовать телеграфный стиль. Практикуются ответы на самом запросе при помощи штампа или подписи от руки. В этом случае сведения о документе сохраняются в организации-получателе на регистрационно-контрольной карточке, которая должна содержать соответствующую информацию. Конечно, экономия бумаги не является главной в сокращении документооборота. Основное — удобство работы и ликвидация излишних документов. Унифицированная форма документа должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места для размещения нужной информации. Еще один реальный способ сокращения объемов документации — построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Например, приказ по личному составу печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личных делах, в бухгалтерии. Причина такого "тиража" - создать возможность обнаружить документ в необходимый момент. В результате создаются дублетные дела, которые включаются в номенклатуры и затем передаются в архивы. По сути же это удвоенная или утроенная документация и, соответственно, увеличенный документооборот. Научно обоснованная поисковая система исключает необходимость дублирования документов. Определяется степень централизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, места хранения и др. Основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов предусматривают построение информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого специалиста. В связи с тем, что объем документации возрастает из-за некачественного или несвоевременного исполнения решений и поручений, большая роль в деле сокращения документооборота принадлежит контролю исполнения. На службу документации учреждения возлагается разработка рациональных форм контроля, ведение картотеки, наблюдение за сроками и т.п. Чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов, и наоборот. Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах вышеперечисленных проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала. Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами. Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени. Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле — специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль». Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому документу. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на поле документа, на уровне заголовка. При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата)» истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале рабочего дня. В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении). Специальные программы позволяют выводить на экран список документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут чески составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя. При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов, создаваемых в автоматическом режиме).

Это могут быть:

- справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);

- справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

- справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные);

- справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно);

- справка (отчет) о движении документов (используемых для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю);

- справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);

- справка (отчет) о неисполненных исходящих документах, (списочный или количественно);

- справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов; и т.п.

Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы  выбирается соответствующий тип  отчета, а затем в открывшемся  экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода. Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью.

Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта —  сокращение количества создаваемых  документов и сокращение расхода  ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект. Главное условие сокращения объёмов упорядочение документообразования. Основным его методом является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими. Реальным методом сокращения неоправданного документопотока является и повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен содержать только необходимую информацию, чётко трактовать сущность решения и определить реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решён вопрос. Поэтому важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован. Имея задачу сокращения расходов ресурсов, в том числе экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счёт значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замена её экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки). Реальным методом сокращения объёмов документации является также построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, личное дело, дело бухгалтерии, а может быть, и планового и производственного отделов. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобится этот документ, предпочитает хранить его у себя, а не начинать ненадёжный, а главное длительный поиск. В результате объёмы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своём рабочим столе по сети. Бумажный документооборот в ряде случаев может быть заменён использованием телефонной связи и личной договорённости. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устное обстоятельство, обещание, высказанную оценку. Особенно важен личный пример руководителя любого ранга, демонстрирующего умение держать слово и выполнять устные обещания, восстановление традиции крепости «честного купеческого слова», заимствование международных традиций и обычаев высокого доверия к документу.

Уменьшение физического размера  документов — существенная сторона  сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, среди руководителей бытует мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов и с полем подшивки 2 см менее «солиден», чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора, и т.п. Согласно современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени уважения к адресату. Объём текста может сокращаться за счёт применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%.0бъёмные документы справочного характера и долговременного использования целесообразно изготавливают с заменяемыми страницами, что позволит внести значительную экономию средств при их переработке. При подготовке документов оперативного характера уместно вспомнить опыт работы с документами в русских приказах, писать ответы на самом запросе, принимать резолюцию в качестве управленческого решения без их дублирования распорядительными документами, всячески уменьшать информационный шум в текстах документов и т.п. Как отмечалось ранее, документооборот совершенствуется путём рационализации и сокращения количества применяемых форм документов: организации их скорейшей доставке; введение практики предварительного рассмотрения документов и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применение средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов. Важное современное средство совершенствование документооборота - компьютеризация операций составления и обработки документов: технические средства должны уменьшаться на тех участках и такой производительности, которые позволяют получить экономический эффект, окупить затраты на приобретение и эксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующий конвертовскрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом, в то же время без сканера введение в базу данных полнотекстовых документов слишком трудоёмко. При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и всё большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т.е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.

Заключение

В результате работы были выполнены поставленные задачи.

Исполнение документов необходимо для сбора и обработки информации; подготовки проекта документа; оформления документа; подписания или утверждения документа; подготовки к пересылке адресату.

Контроль исполнения документов — одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения документов. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы.

Этапы исполнения контроля документов делятся на пять пунктов: поставка документов на контроль - при постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения. На контроль ставятся только зарегистрированные документы. Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Проверка своевременности доведения документов до исполнителей -  работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Снятие документа с контроля - после исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело. В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Направление исполненного документа в дело - копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов - на основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.